La segretaria di direzione, chiamata anche Assistente di direzione, lavora essenzialmente in ufficio anche se, in occasioni particolari, può essere chiamata a viaggiare. Potremmo riassumere il lavoro di segretaria di direzione dicendo che chi esercita questo mestiere ricopre il ruolo di braccio destro del direttore dell'azienda (ente o organizzazione) nella quale lavora. La segretaria di direzione si occupa infatti di svariati compiti che riguardano la vita quotidiana dell'azienda e, soprattutto del suo management: lo scopo del suo lavoro è di far si che i compiti e i tempi dei responsabili siano ottimizzati e si susseguano in modo fluido, svolge un ruolo di interfaccia tra la direzione e il mondo esterno, ecc. Insomma, fa in modo che il management possa operare nelle condizioni migliori. Un vero e proprio lavoro amministrativo.
Tra i suoi compiti c'è quello di organizzare gli appuntamenti e l'agenda dei suoi responsabili, di accogliere i visitatori e di preparare i resoconti delle riunioni. Leggendo le offerte di lavoro di segretaria di direzione ci si rende conto che i suoi compiti sono molto variegati e che essa deve essere capace di cavarsela un po' in tutte le situazioni. A seconda dell'azienda nella quale lavora, infatti, questa professionista può essere chiamata a fungere da intermediario tra clienti, fornitori e personale, a partecipare all'assunzione di personale, a occuparsi del corretto avanzamento dei progetti assegnatigli (es. organizzazione di eventi, gestione della comunicazione, contratti, ecc.).
Per tutte queste ragioni l'assistente di direzione può rivestire un ruolo importante nella presa di decisioni del management. Qualche esempio? Aiuta i dirigenti nella scelta dei fornitori fornendo informazioni utili su ognuno di essi. Se la segretaria di direzione ha già qualche anno di esperienza professionale può occuparsi anche della gestione del budget e della contabilità.
Per svolgere questo mestiere è necessario possedere grandi doti organizzative e relazionali, essere versatili e disponibili, saper usare i principali strumenti di comunicazione (programmi quali power point, ad esempio), essere molto discrete e possedere spirito di osservazione. La conoscenza di una lingua straniera e la capacità di esprimersi correttamente sia allo scritto che all'orale sono delle qualità importantissime per questa professionista. L'assistente di direzione lavora a contatto con i dirigenti aziendali: una certa dose di diplomazia è quindi richiesta.
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