Funzione: assistente di progetto
Categoria: Segreteria / Servizi Generali
Luogo di lavoro: Milano, Milano
Adecco cerca un/a Excecutive Assistant di Divisione Commerciale per azienda cliente settore Medicale sita a Milano.
Obiettivo del ruolo
Supportare le attività operative e amministrative della divisione commerciale, garantendo efficienza nei processi, gestione tempestivo delle attività e supporto continuo al team e ai manager di riferimento.
Responsabilità principali
- Gestione amministrativa e acquisti.
- Inserimento richieste d'acquisto (PR) in Ariba per forniture marketing, eventi, servizi esterni.
- Apertura e gestione fornitori, controllo fatture, gestione pagamenti e riconciliazione PO.
- Supporto contrattuale e legale: preparazione documentazione per contratti (MSA, agenti, distributori).
- Inserimento e gestione accordi in eCats (HL no fee, congressi, sponsorship).
- Organizzazione eventi e logistica: coordinamento eventi interni ed esterni, inclusi catering, materiali e spedizioni, supporto operativo durante eventi nazionali e internazionali.
- Compliance e rendicontazione: verifica mensile dei file di transparency (HCO Service, Sponsorship), aggiornamento e monitoraggio delle spese marketing.
- Comunicazione e supporto al team: gestione della posta certificata (PEC), aggiornamento organigrammi e supporto onboarding nuovi colleghi, coordinamento con i reparti Legal, Finance, Education per aggiornamenti procedurali.
Competenze richieste
- Ottima conoscenza dei principali strumenti informatici (Ariba, Readsoft, eCats, Microsoft Office).
- Capacità organizzative e attenzione ai dettagli.
- Buone doti comunicative e relazionali.
- Conoscenza delle procedure amministrative e contrattuali.
- Capacità di lavorare in team e gestire più attività in parallelo.
- Conoscenza dell'inglese fluente.
Si offre contratto in somministrazione di 12 mesi scopo assunzione, 3 Livello del Commercio, Lavoro Ibrido (richiesti 2 giorni al mese in ufficio).
Titolo di studio
Laurea Magistrale
Lingue conosciute
Inglese: Comprensione Ottimo
Competenze
- Segreteria - Gestione pratiche commerciali
- Segreteria - Gestione agenda
- Segreteria - Organizzazione viaggi
- Segreteria - Accoglienza
- Fogli di calcolo / elettronici - Excel, livello Buono
- Progettazione / Disegno tecnico - Microsoft Office
- Segreteria - Archiviazione elettronica
- Segreteria - Capacità scrittura cieca-due mani
- Segreteria - Inserimento ordini
- Segreteria - Organizzazione meeting
Disponibilità oraria
Full Time
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