Technical office specialist

Tipologia impiego: Tempo Pieno - Modalità Ibrida

Sede di lavoro: Roma Eur

Immediata

• Retina opera in un contesto in forte crescita e caratterizzato da un’elevata complessità tecnica, in cui impianti di biometano, attività di manutenzione, coordinamento dei fornitori, gestione della flotta di logistica e documentazione tecnica devono integrarsi in modo preciso ed efficiente.
• Siamo alla ricerca di un Technical Office Specialist che supporti il team di Operations & Maintenance nella gestione delle attività tecniche e amministrative. La figura si occuperà, in particolare, della gestione della documentazione tecnica, dei sistemi di archiviazione, dei registri fornitori, delle pratiche operative, della documentazione relativa alla manutenzione e alla logistica, oltre che delle attività quotidiane di back office.
• Cerchiamo una persona precisa, organizzata e orientata alla risoluzione pratica dei problemi: qualcuno che sappia creare ordine, mantenere aggiornate le informazioni, seguire le attività con interlocutori interni ed esterni e assicurare che documenti, pratiche e rapporti con i fornitori siano gestiti correttamente e nei tempi previsti.
• La posizione è ideale per candidati con esperienza in un ufficio tecnico, in ambito Operations, in ruoli di back office amministrativo o in contesti industriali affini. Sono fondamentali una forte attenzione al dettaglio, affidabilità operativa e il desiderio di contribuire in modo concreto alla crescita e alla strutturazione di Retina.

• Gestione e aggiornamento dell’archivio digitale e cartaceo della documentazione relativa alle attività di Operations & Maintenance.
• Definizione e applicazione di criteri chiari di archiviazione, convenzioni di denominazione dei file, strutture delle cartelle, controllo delle versioni e monitoraggio dello stato dei documenti, assicurando che le informazioni siano complete, affidabili e facilmente reperibili.
• Coordinamento con operatori, fornitori, appaltatori, operatori logistici, compagnie assicurative, società di leasing o noleggio e partner per la gestione dei mezzi, al fine di raccogliere la documentazione mancante e mantenere i registri costantemente aggiornati.

• Supporto alla preparazione, presentazione e gestione delle pratiche amministrative e tecniche relative all’operatività degli impianti, alle attività di manutenzione, agli interventi dei fornitori, ai processi logistici, alla gestione dei mezzi e agli adempimenti normativi.
• Predisposizione e organizzazione della documentazione necessaria per autorizzazioni, certificazioni, richieste tecniche, rapporti di manutenzione, accessi ai siti, qualificazione dei fornitori, permessi per i mezzi, pratiche assicurative, registrazione di incidenti, richieste di risarcimento e altri processi operativi.
• Monitoraggio di scadenze, rinnovi, documenti mancanti e attività aperte in ambito Operations & Maintenance, incluse coperture assicurative, permessi di accesso, carte carburante, dispositivi di pedaggio, multe, sinistri e contratti di servizio.
• Gestione delle attività ricorrenti di back office O&M con metodo e precisione.

• Supporto alla gestione dei rapporti quotidiani con fornitori, appaltatori, partner tecnici, operatori logistici, compagnie assicurative, società di leasing o noleggio e partner per la gestione dei mezzi coinvolti nelle attività di Retina.
• Richiesta, raccolta e organizzazione della documentazione di fornitori e partner, incluse offerte, documenti tecnici, rapporti di intervento, certificazioni, documentazione sulla sicurezza, documenti amministrativi e assicurativi, contratti di leasing e documentazione relativa ai servizi sui mezzi.
• Coordinamento dei solleciti ai fornitori, delle richieste documentali, della pianificazione degli appuntamenti, delle informazioni per l’accesso ai siti, della documentazione successiva agli interventi, delle consegne o restituzioni dei mezzi e delle richieste di documentazione logistica.
• Aggiornamento dell’archivio fornitori e monitoraggio delle informazioni chiave, quali contatti, servizi forniti, stato della documentazione, scadenze e problematiche aperte.
• Promozione di una comunicazione chiara ed efficiente tra partner esterni e team interno O&M, contribuendo a garantire continuità nel follow-up delle richieste e tempestività nella gestione delle esigenze operative.

• Diploma di scuola superiore o laurea, preferibilmente in ambito tecnico, amministrativo, gestionale o affine.
• Esperienza in un ufficio tecnico, in ruoli di back office operativo o amministrativo, oppure in contesti industriali strutturati.
• Spiccate capacità organizzative, attenzione al dettaglio e capacità di gestire con precisione documenti, scadenze, archivi e attività di follow-up.
• Buona padronanza di Excel, Word, Outlook e dei principali sistemi di archiviazione condivisa. La familiarità con ERP, strumenti di gestione documentale, sistemi di procurement, piattaforme logistiche o strumenti di fleet management costituisce un plus.
• Capacità di interagire in modo professionale con interlocutori interni ed esterni, inclusi manager, fornitori, appaltatori, operatori logistici, officine, compagnie assicurative e partner per la gestione dei mezzi.
• Approccio pratico, affidabilità e disponibilità a gestire sia attività amministrative strutturate sia richieste operative.
• Forte senso di responsabilità e orientamento all’esecuzione, con la capacità di seguire le attività aperte fino alla loro conclusione e assicurare il corretto avanzamento di documentazione, pratiche e richieste operative.
• Curiosità e interesse a comprendere il funzionamento degli impianti di biometano, delle attività di manutenzione, dei processi logistici, degli interventi dei fornitori e delle operazioni legate alla gestione dei mezzi.
• Buona conoscenza della lingua inglese, considerata un requisito preferenziale.