Lo/La Specialista Servizi Generali è responsabile della gestione operativa dei servizi aziendali di supporto e fornisce supporto alle Risorse Umane, in particolare sugli aspetti HSE e di comunicazione interna, garantendo l’efficienza delle strutture, la conformità normativa e un adeguato livello di servizio interno. La risorsa riporterà funzionalmente al General Manager e all’HR Manager, collaborando in modo trasversale con le diverse funzioni aziendali.
Responsabilità principali Servizi Generali
* Gestione e coordinamento dei servizi generali (manutenzione, vigilanza, reception, posta, archivi, ecc.)
* Gestione dei rapporti con fornitori per l’implementazione dei Servizi Aziendali (Cooperative per i servizi in Azienda, organizzazione eventi, manutenzione del verde, materiali di consumo ed abbigliamento tecnico da lavoro)
* Supporto alla gestione degli spazi aziendali (uffici, sale riunioni, aree comuni)
* Supporto logistico per eventi aziendali, accoglienza ospiti, organizzazione trasferte e pick up
* Supporto nella gestione del parco auto Aziendale e delle Auto assegnate ai dipendente: monitoraggio scadenze, monitoraggio ordini, supporto ai dipendenti per quesiti in riferimento alle auto aziendali
Supporto HR e HSE
* Supporto alle Risorse Umane nella gestione delle attività HSE: gestione e trasmissione anagrafiche aggiornate ai diversi interlocutori (RSPP+Medico del Lavoro)
* Supporto operativo nell’organizzazione della formazione in materia di Salute e Sicurezza
* Supporto operativo nell’organizzazione della sorveglianza sanitaria periodica
* Gestione e aggiornamento dell’archivio documentale HSE (formazione, visite mediche, DVR, procedure, attestati)
* Collaborazione nel monitoraggio della conformità normativa in materia di salute, sicurezza e ambiente
* Supporto nella gestione degli accessi, in particolare modo assegnazione badge ospiti e personale interno, richiesta badge personalizzati, gestione scadenze badge
* Supporto nell’organizzazione di attività formative sia interne che con fornitori esterni: gestione spazi, materiali richiesti, convocazione e supporto alla docenza
Comunicazione interna
* Supporto alle attività di comunicazione interna, inclusa la diffusione di comunicazioni aziendali, procedure e informative
* Collaborazione all’organizzazione di iniziative interne e promosse dalla Capogruppo, collaborazione nella gestione dei canali di comunicazione aziendali
Requisiti
* Diploma o Laurea (preferibilmente in ambito tecnico, amministrativo o HR)
* Esperienza pregressa in ruoli analoghi (Servizi Generali, Facility Management, HR Operations)
* Conoscenza di base della normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro
* Esperienza nella gestione dei fornitori e nel coordinamento di attività operative
* Ottima capacità organizzativa e di gestione delle priorità
* Buona conoscenza del pacchetto Office (in particolare Excel)
* Capacità di lavorare in autonomia e in collaborazione con più funzioni aziendali
* Buona conoscenza della Lingua Inglese, scritto e parlato
Competen trasversali
* Precisione e affidabilità
* Orientamento al servizio e al problem solving
* Flessibilità e proattività
* Buone capacità comunicative e relazionali
Riservatezza nella gestione delle informazioni
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