Executive Assistant
Haiki+, realtà innovativa nel settore dell’economia circolare e dei servizi ambientali, è alla ricerca di un Executive Assistant da inserire nella propria sede di Milano.
Descrizione del ruolo
Ricerchiamo una risorsa altamente organizzata e proattiva, con precedente esperienza nel supporto a figure manageriali di alto livello. La risorsa risponderà direttamente all’AD della Holding e si occuperà del coordinamento delle attività quotidiane e del mantenimento di un flusso di comunicazione efficace all’interno e all’esterno dell’azienda.
Responsabilità principali
- Gestione delle agende dei componenti dei CdA: appuntamenti, riunioni, trasferte e scadenze.
- Organizzazione di meeting, conference call ed eventi aziendali.
- Predisposizione di presentazioni, report e documentazione riservata.
- Gestione della corrispondenza e dei contatti con clienti, fornitori e stakeholder.
- Gestione documentale: raccolta firme (cartacee e digitali), verifica degli iter autorizzativi e uso degli strumenti digitali (firma digitale, SPID).
- Gestione e smistamento PEC
- Organizzazione di riunioni: coffee break, light lunch, prenotazione e preparazione sale
- Accoglienza ospiti (benvenuto, servizio acqua/caffè).
- Coordinamento delle attività tra le diverse funzioni aziendali.
- Redazione di verbali e minute di riunione.
- Supporto amministrativo generale e gestione documentale.
- Assicurare riservatezza, precisione e tempestività nelle comunicazioni.
Requisiti
- Diploma o laurea preferibilmente in discipline economiche, linguistiche o affini.
- Esperienza di 4–5 anni in ruoli di assistenza di direzione o segreteria organizzativa.
- Ottima conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata).
- Ottima padronanza del pacchetto Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Riservatezza e professionalità
- Capacità di gestione delle priorità, problem solving e autonomia.
- Eccellenti doti comunicative, relazionali e organizzative.
Cosa offriamo
- Contratto commisurato all’esperienza.
- Ambiente di lavoro agile e professionale.