Lavorare in Kruk Italia significa entrare a far parte di un gruppo internazionale presente in diversi paesi europei, con una storia consolidata nel settore dei servizi finanziari. Office Assistant: Per la nostra sede di La Spezia, stiamo cercando la figura di Office Assistant per un impiego full-time (40 ore/settimanali). La risorsa farà parte del dipartimento Logistica che collabora con tutta l’azienda per garantire un alto livello di servizio a colleghi, clienti, fornitori e anche a Business Partner esterni. Che cosa farai? Attività di reception: - accoglienza ospiti - gestione delle richieste dei vari dipartimenti - gestione della corrispondenza Supervisione degli spazi aziendali: - controllo delle forniture dell’ufficio e approvvigionamento degli uffici - supervisione e riorganizzazione degli spazi aziendali - manutenzione/ispezione ordinaria e straordinaria delle infrastrutture collaborando con fornitori esterni Organizzazione viaggi ed eventi: - Ricezione richieste di viaggio; verifica autorizzazioni e gestione costi, proposta e prenotazione itinerari e mezzi di trasporto e Hotel finalizzazione acquisto viaggi e supporto ai travelers durante le trasferte - organizzazione di meeting ed eventi interni e catering Back Office: - Attività di segretaria e back office - gestione segreteria - Gestione note spese e riconciliazione carte di credito - Coordinamento assegnazione badge dipendenti, collaboratori, guest - Coordinamento con reparto HR e IT per assegnazione device aziendali ai nuovi dipendenti Coordinamento per fare eseguire sostituzioni e/o interventi tecnici per malfunzionamenti Coordinamento per gestione stampanti aziendali e ordini materiali di consumo - accessori (ordini, magazzino e assegnazioni) Acquisti: - Richiesta preventivi, gestione ordini di acquisto, ricezione merce - Approvvigionamento forniture d'ufficio - Negoziazione condizioni commerciali, controllo dei costi - Gestione fornitori - Spedizioni e corrieri - Attività di back office (registrazione ordini, archiviazione fatture, etc.) utilizzando sistema di ERP aziendale. Fleet management: - supporto operativo alla rete commerciale - attività di back-office anche con l’uso del gestionale AVRIOS - gestione multe - assegnazione pool cars - ispezione ordinaria delle pool cars e attività di manutenzione, collaborando con fornitori esterni REQUISITI - Diploma di scuola superiore/laurea - Conoscenza della lingua inglese - (B1 minimo) - Precedente esperienza in contesti e attività simili (preferibile) - Buona conoscenza pacchetto Office (in particolare Excel, Outlook, Word, Teams) - Conoscenza gradita del gestionale Microsoft Dynamics 360 - In possesso della patente B (sono richieste trasferte/uscite per servizio) Soft Skills: Capacità di risoluzione dei problemi con un approccio orientato al cliente (interno/esterno); buone capacità di comunicazione, proattività e spirito di iniziativa. Curiosità, flessibilità e propensione a imparare velocemente; orientamento ai dettagli. COSA OFFRIAMO - Possibilità di Smart Working > Ticket: buoni pasto giornalieri da 8 euro > Benefit: Welfare aziendale come da regolamento interno, formazione continua > Assicurazione Sanitaria di Categoria: Unisalute L’annuncio è rivolto anche a persone appartenenti alle liste del collocamento mirato categorie protette (L. 68/99 o Art. 18)