L'Executive Assistant & Facilities Officer supporta il management nelle attività organizzative, amministrative e operative, assicurando il corretto funzionamento delle infrastrutture aziendali, dei servizi interni e delle attività di supporto ai clienti e alle agenzie.
La figura svolge un ruolo chiave nel coordinamento delle attività amministrative, nella gestione dei fornitori e nel supporto alla reportistica e ai processi aziendali, supportata dal management interno.
Key responsabilities
Facilities Management
* Gestione della manutenzione del building
* Coordinamento interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria.
* Supervisione fornitori di servizi (pulizie, sicurezza, manutenzione, utilities).
* Monitoraggio delle condizioni degli spazi aziendali e miglioramento dei servizi interni.
Fleet & Travel Management
* Gestione amministrativa del parco auto aziendale (assegnazioni, contratti, scadenze, manutenzioni, assicurazioni, sinistri).
* Monitoraggio costi e reportistica relativa ai veicoli aziendali.
* Management delle prenotazioni di hotel e viaggi
IT & Workplace Setup
* Gestione e setup dei dispositivi aziendali (laptop, telefoni, accessori) per nuovi ingressi o sostituzioni.
* Coordinamento con il reparto IT per assistenza tecnica.
* Gestione inventario dispositivi e asset aziendali.
Commercial & Financial Support
* Validazione delle provvigioni e supporto alla verifica dei dati relativi a clienti e agenzie.
* Controllo e gestione dei premi per agenzie/clienti.
* Preparazione e aggiornamento della reportistica BI per clienti.
Procurement & Data Management
* Gestione e monitoraggio delle RDA
* Coordinamento con fornitori per ordini e contratti.
* Monitoraggio budget relativi a servizi generali e forniture.
* Supporto alla creazione e aggiornamento di dashboard e report BI.
* Gestione e archiviazione documentale.
Amministrazione del personale
* Chiusura cartellini
* Consulenza lavoratori con supporto dello studio esterno
* Archiviazione dei documenti sensibili
* Gestione fase Onboarding
* Sicurezza e visite mediche periodiche
* Audit e report costi del personale
Required Skills & Qualifications
* Esperienza pregressa in ruoli di Executive Assistant, Office Manager, Operations o Facilities.
* Inglese C1
* Ottime capacità organizzative e di gestione delle priorità.
* Buona conoscenza di Excel e Business Intelligents
* Precisione e attenzione ai dettagli, soprattutto nella gestione amministrativa.
* Capacità di coordinamento con fornitori e diversi dipartimenti aziendali.
* Buone capacità comunicative e problem solving.
* Conoscenza di strumenti ERP o gestionali aziendali.
Soft Skills
* Affidabilità e discrezione.
* Approccio proattivo e orientamento alla soluzione.
* Capacità di lavorare in autonomia e gestire attività multiple.
* Flessibilità e spirito di collaborazione.