Overview
Tribe Communication,agenzia di comunicazione con sede a Milano, cerca un / a Responsabile Amministrativo / a e Gestionale per rafforzare il proprio team.
Scopo di questo ruolo è garantire l’efficienza amministrativa e gestionale dell’ufficio, occupandosi del rispetto delle scadenze fiscali e finanziarie, dell’organizzazione documentale e del supporto operativo nella gestione quotidiana.
Attività prevista
Gestione Amministrativa e Finanziaria :
* Organizzazione e supervisione del ciclo attivo e passivo (fatture, pagamenti, incassi).
* Aggiornamento costante e preparazione della reportistica economica e finanziaria per il monitoraggio mensile / trimestrale / annuale.
Gestione Operativa :
* Organizzazione e monitoraggio delle scadenze amministrative (ciclo attivo e passivo, pagamenti, incassi)
* Coordinamento con il commercialista per il conferimento di tutta la documentazione amministrativa quindicinale e mensile
* Gestione dei rapporti con clienti per recupero crediti
* Gestione dei rapporti con fornitori per preventivi e pagamenti
* Supporto operativo al CFO per la pianificazione economico-finanziaria
* Gestione delle pratiche del personale (assunzioni, cessazioni,presenze, malattie, ecc.).
* Supporto amministrativo / gestionale al reparto Account per il monitoraggio amministrativo / economico / finanziario delle commesse
* Coordinamento con fornitori tecnici e di servizio (pulizie, manutenzione, ecc.)
Gestione settimanale / quindicinale
* Emissione e registrazione fatture attive e passive
* Organizzazione dei pagamenti (distinte, scadenziari, F24)
* Organizzazione documentale INTRA, RdA, ecc.
* Controllo cash flow e previsioni mensili
* Raccolta documentale per la contabilità (ciclo attivo / passivo, Intra, ecc.)
* Comunicazione con clienti per solleciti di pagamento
* Interfaccia con fornitori per ordini, interventi, e contratti di servizio
* Verifica e aggiornamento documentazione del personale (assunzioni, dimissioni, smart working, presenze, malattia, ecc.)
* Verifica gestione e monitoraggio manutenzioni della sede (Sicurezza, manutenzioni, ecc.)
Requisiti e competenze richieste :
* Esperienza pregressa nel ruolo (meglio se nel settore della comunicazione).
* Competenze tecniche (specificare nella candidatura il livello di conoscenza del pacchetto Office e la tipologia / nome di piattaforme utilizzate ad oggi, la padronanza di software gestionali, etc.).
* Capacità organizzativa e pianificazione del proprio tempo
* Ottime doti comunicative e relazionali (specificare soft skills nella candidatura).
* Conoscenza della lingua inglese
Cosa offriamo :
* Tipo di contratto : CCNL da definire in base alla candidatura
* Retribuzione da definire in base all'esperienza.
* Benefit (ticket)
* Ambiente di lavoro dinamico e stimolante con opportunità di crescita professionale.
Risultati attesi a 12 mesi
* Rispetto delle scadenze senza necessità di solleciti
* Flussi economici e finanziari aggiornati con precisione
* Autonomia crescente nella gestione ordinaria
* Autonomia crescente nella relazione con Clienti e fornitori
* Fluida relazione interna con i team amministrativo, operativo e commerciale
* Relazione professionale con i Clienti
* Riduzione dei costi fissi e miglioramento dell’efficienza dei contratti di servizio
KPI da raggiungere in 12 mesi
* scadenze rispettate senza errore (target : 100%)
* Accuratezza delle registrazioni contabili (numero errori mensili : ≤2)
* Riduzione dei tempi di ritardo dei pagamenti dei Clienti
* Livello di autonomia percepita dal CFO (valutazione semestrale)
Priorità dell’agenda
* Monitoraggio finanziario costante
* Reportistica in funzione del Controllo di gestione
* Scadenze fiscali e finanziarie
* Solleciti e fatturazione clienti
Soft Skills
* Esperienza pregressa in ambito amministrativo-contabile
* Precisione, affidabilità e capacità di organizzazione
* Autonomia nella gestione delle attività
* Spirito proattivo e voglia di crescere
* Capacità relazionali e comunicative
* Conoscenza dei principali strumenti digitali e gestionali
* Problem solving immediato
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