Stiamo selezionando una figura da inserire in un'azienda nel settore informatico che andrà a occupare la posizione di segretaria/o. Le sue mansioni principali saranno quelle di: - Salutare i visitatori. Rispondere e schermare le telefonate. Valutare la natura degli affari. Fornire assistenza o fare riferimento alla persona appropriata. Pianificare e coordinare riunioni e appuntamenti. - Ricevere e programmare i rinvii dei clienti. Risolvere i conflitti di pianificazione. Modificare e correggere la corrispondenza, le sovvenzioni, i manoscritti, i rapporti e altro materiale. Aggiungere gli allegati e il materiale corrispondente. - Esaminare il materiale in uscita per completezza, allegati, date e firme. Scrivere corrispondenza generale e materiale scritto. - Raccogliere, compilare e registrare i dati. Creare report e riassumere i risultati. Assemblare e compilare il materiale per la preparazione di sovvenzioni, contratti e budget. - Monitorare le spese e riconciliare i rendiconti finanziari. Coordinare l'organizzazione dei viaggi. Istituire e mantenere sistemi di archiviazione. Ordinare gli schermi e distribuire la posta. Completare i moduli. - Ordinare e mantenere l'inventario delle forniture. Supervisionare e istruire il personale di supporto. Svolgere funzioni aggiuntive accessorie alle attività d'ufficio. - Servire come fonte di informazioni per personale e clienti su politiche, procedure e attività d'ufficio. I requisiti minimi sono: - Conoscenza dei sistemi e delle procedure dell'ufficio, compreso il corretto utilizzo del telefono e l'archiviazione - Abilità di comunicazione orale e scritta - Abilità nell'esecuzione di calcoli aritmetici - Abilità interpersonali di base - Capacità di svolgere una gamma completa di compiti d'ufficio - Capacità di utilizzare apparecchiature per ufficio che includono personal computer, terminali di computer e altre apparecchiature elettroniche automatizzate - Capacità di utilizzare il software della suite per ufficio - Capacità di pianificare e dare priorità al flusso di lavoro - Capacità di leggere e interpretare istruzioni complesse