Company Description
Monaco Engineering Solutions (MES) is a specialised technical consultancy operating in the Oil & Gas, Petrochemical and Refining, Renewable & Clean Energy, Chemical, Manufacturing, and Transportation Industries. MES leads in Process Safety, Risk Assessment, Environmental, and Asset Integrity Management across all project phases. With strategic offices worldwide, MES provides local support in Europe, the Middle East, Asia, Africa, and the Americas. MES has delivered consultancy, training, and software solutions for over 1,000 projects, serving more than 200 clients globally.
Job Role
======
Segretaria Amministrativa in MES Italia
1. Competenze linguistiche e di ufficio: la segretaria amministrativa deve parlare un buon italiano e un buon inglese, deve dialogare in inglese con i colleghi delle altre società del gruppo MES International. Ha familiarità con MS Office in particolare con Office, Excel e Teams.
2. Gestione dell'ufficio: la segretaria amministrativa si occupa di gestire l'ufficio della società rispetto alle scadenze operative e normative di cui le principali sono di seguito elencate:
• tiene aggiornato l'elenco dei dipendenti e dei certificati di idoneità medica,
• si assicura che la cancelleria e in generale in materiale di ufficio sia disponibile, incluso il funzionamento delle stampanti, di internet, dei telefoni, della cassetta di primo intervento, degli estintori, ect
• organizza gli archivi e i documenti aziendali secondo le norme ISO acquisite dalla società
• gestisce le scadenze dei contratti di assicurazione, stampanti, caffè, acqua, estintori, telefoni, luce, affitti, ect).
• gestire la corrispondenza aziendale, sia in entrata che in uscita, PEC inclusa. Riceve le fatture passive, i fogli di presenza dei colleghi e dei consulenti, le note spese.
• rispondere alle telefonate per filtrarle e indirizzarle nella giusta direzione (durante i giorni di lavoro in remoto si avvale del cellulare aziendale).
• prepara, su richiesta delle posizioni competenti, documenti aziendali come lettere, curriculum vitae, report, presentazioni e memorandum, seguendone la formattazione aziendale standard e garantendo l'accuratezza dei contenuti.
• predispone gli ordini verso i fornitori nel formato aziendale su richiesta delle posizioni competenti e ne richiede la firma alla posizione competente. Archivia gli ordini/contratti passivi e attivi secondo procedura.
• Prenota verso l'agenzia viaggi gli spostamenti dei colleghi dietro richiesta e approvazione della posizione competente.
• fornisce supporto ai colleghi nell'assegnazione, attraverso i sistemi informatici aziendali, del numero di progetto,
• supporta i colleghi nella gestione degli ordini, dei SAL e delle fatture secondo la procedura aziendale.
1. Presenziare alle riunioni presso l'ufficio di competenza: è compito della segretaria amministrativa presenziare alle riunioni aziendali (di norma una alla settimana) e alle riunioni dei responsabili (Presidente, Direttore Tecnico e Responsabile del Personale), organizzare la logistica delle riunioni per chi ne fa richiesta.
2. Elaborazione dei dati (Fatturazione e fogli presenza): la segretaria amministrativa prepara e inoltra:
• le fatture attive su indicazione delle posizioni competenti e le registra nei sistemi aziendali prima di inoltrarle allo studio del Commercialista/Consulente del lavoro. Riceve le fatture passive le archivia elettronicamente secondo procedura e le trasmette allo studio del Commercialista/Consulente del Lavoro,
• i fogli presenza del personale inclusa la situazione dei buoni pasto, i rimborsi spese allo studio del Commercialista/Consulente del Lavoro.
• mantiene i contatti e aggiorna periodicamente con la supervisione dell'Amministratore i dati contabili di dare e di avere con le altre società del gruppo MES International.
1. Supporto alle operazioni bancarie: la segretaria amministrativa
• gestisce, sotto la supervisione dell'Amministratore della Società, il conto corrente aziendale predisponendo i bonifici di pagamento, che saranno autorizzati dall'Amministratore della Società,
• verifica che i clienti abbiamo pagato le fatture come da contratto e ne sollecita il pagamento in caso di ritardo dello stesso.
1. Sede di lavoro: la segretaria amministrativa avrà la sede in San Donato M.se.
📌 Segretaria Amministrativa
🏢 MES
📍 San Donato Milanese