**Chi Siamo** In To70 offriamo servizi di consulenza, progettazione e ricerca di alta qualità alla comunità globale del trasporto aereo. Aiutiamo la società e l'industria a affrontare le sfide del trasporto aereo, identificando e analizzando problemi, raccomandando soluzioni e supportandone l'implementazione. La nostra cultura è definita dalle persone che ne fanno parte: aperti, informali, energici e con un giusto equilibrio tra lavoro e divertimento. In Italia, siamo in una fase entusiasmante di crescita, ampliando le nostre competenze e capacità in un ambiente agile e dinamico. Nel mercato siamo riconosciuti come una società leader con competenze altamente apprezzate dai nostri clienti. Il nostro team è composto da esperti di aviazione noti per la loro passione, l'entusiasmo e la ricerca di soluzioni innovative. Siamo professionisti motivati, impegnati a fornire risultati di altissima qualità per i nostri clienti, che includono aeroporti, compagnie aeree, enti governativi e fornitori di servizi di navigazione aerea.
- Full-time - Milano **Principali Responsabilità**:
Stiamo cercando un/una Administrative Specialist proattivo/a e attento/a ai dettagli, che contribuisca al regolare svolgimento delle attività amministrative della nostra sede in Italia.
Nel ruolo, ti occuperai della gestione quotidiana delle attività di supporto amministrativo, organizzativo e operativo, garantendo l’efficienza dei processi interni. Sarai inoltre un punto di raccordo tra il personale, i fornitori, i clienti e il nostro commercialista esterno. **Amministrazione & Office Management**
- Redigere e archiviare la documentazione aziendale (contratti, lettere, report).
- Gestire il centralino, accogliere i visitatori e organizzare i viaggi.
- Fornire supporto operativo quotidiano a colleghi e management.
- Gestire le procedure di gara per il procurement pubblico (“gare d’appalto”). **Contabilità & Supporto Amministrativo** (in collaborazione con il commercialista esterno)
- Raccogliere, verificare ed effettuare una prima registrazione delle fatture passive e attive.
- Preparare e inviare la documentazione al commercialista esterno.
- Controllare e registrare le note spese.
- Monitorare scadenze fiscali, contratti e adempimenti amministrativi.
- Interfacciarsi con le banche per pagamenti e incassi.
- Registrare e gestire fatture attive e passive, monitorare le scadenze di pagamento/incasso e mantenere le relazioni con fornitori e clienti. **Gestione Fornitori & Clienti**
- Emettere e inviare le fatture ai clienti.
- Analizzare gli scadenzari e inviare solleciti di pagamento.
- Inserire gli ordini e supportare il ciclo procure-to-pay (richiesta preventivi, conferme d’ordine, controllo DDT). **Organizzazione interna**
- Pianificare e convocare riunioni interne/esterne.
- Mantenere e aggiornare gli archivi digitali e cartacei.
- Supportare l’amministrazione HR di base (ferie, richieste di permessi, presenze). **Requisiti**: - Contabilità di base (ciclo attivo e ciclo passivo).
- Conoscenza di normativa e procedure delle gare d’appalto.
- Ottima padronanza della suite Microsoft Office e dei software gestionali (ERP).
- Plus: familiarità con i sistemi di gestione per la qualità (ISO 9001).
- Eccellenti capacità organizzative e di pianificazione.
- Precisione e attenzione al dettaglio.
- Attitudine al problem solving e flessibilità.
- Ottime capacità comunicative e relazionali.
- Riservatezza e affidabilità. **Cosa offriamo**: - Pacchetto retributivo competitivo
- CCNL Commercio
- Contratto tempo pieno
- Flessibilità e work-life balance
- Lavoro ibrido (Milano - centro)
- Sviluppo professionale e formazione Do you want to join our team as our new Admin Specialist? Then we'd love to hear about you!