Chi siamo AGAP2 è un gruppo europeo di consulenza ingegneristica e informatica, parte del Gruppo MoOngy, con oltre 10.000 dipendenti e una presenza in 14 Paesi. In Italia dal 2018, con sedi a Milano, Brescia, Parma, Roma e Bologna, siamo in forte crescita e ampliamento del nostro team. Stiamo cercando persone dinamiche, ambiziose e pronte a mettersi in gioco in un ambiente che valorizza le relazioni umane.
Job Description
IL RUOLO
Per realtà operante in ambito construction, ricerchiamo una figura di Office Manager / Document Controller con responsabilità sulla gestione documentale complessiva di progetto e sul presidio organizzativo dei flussi documentali e di corrispondenza.
La risorsa si occuperà della tenuta e dell'aggiornamento dell'archivio di commessa, della corretta gestione dei documenti in ingresso e in uscita, dell'inoltro di bozze e comunicazioni, nonché del supporto operativo e organizzativo ai direttori e alle figure di coordinamento del progetto.
Il ruolo ha una resistente valenza di supporto organizzativo e documentale, più che tecnica.
Responsabilità principali
Gestire l'intero flusso documentale di progetto, assicurando ordine, tracciabilità e aggiornamento costante della documentazione
Curare la tenuta dell'archivio documentale di commessa
Gestire la corrispondenza di progetto, inclusi inoltri, protocollazione, registrazione e distribuzione interna dei documenti
Supportare la predisposizione, raccolta, revisione formale e archiviazione di bozze, lettere, comunicazioni e documentazione di progetto
Garantire il corretto naming, versioning e filing dei documenti secondo le procedure aziendali o di commessa
Monitorare scadenze documentali, stati di emissione e aggiornamento dei file
Fornire supporto diretto ai direttori e alle figure apicali del progetto nella gestione organizzativa e documentale quotidiana
Interfacciarsi con i diversi stakeholder interni ed esterni per assicurare il corretto flusso delle informazioni
Supportare la preparazione di report, minute, registri documentali e altra documentazione di supporto al progetto
Requisiti
Esperienza di almeno 5 anni in ruoli di Document Controller, Office Manager, Project Assistant o posizioni simili
Esperienza nella gestione documentale di commessa o progetto
Ottima capacità di organizzazione, archiviazione e monitoraggio dei documenti
Buona dimestichezza con sistemi informatici, strumenti documentali e pacchetto Office
Capacità di lavorare a stretto contatto con figure direttive e di supportarne l'operatività quotidiana
Il nostro impegno per la diversità:
Siamo un'azienda che promuove la diversità e le pari opportunità. Garantiamo un ambiente di lavoro inclusivo, dove ogni persona può esprimere il proprio potenziale. Accogliamo candidature senza discriminazioni relative a età, genere, nazionalità, disabilità, orientamento sessuale, religione o stato civile.
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