Office Manager / HR & Administration - Tempo determinato 12 mesi - Servizi Finanziari RIF. 97137
Descrizione Del Lavoro
Per la Branch italiana di un’importante organizzazione operante nel settore dei servizi finanziari siamo alla ricerca di una figura di Office Manager/HR & Administration. Il professionista riporterà alla Direzione e fornirà supporto gestionale e amministrativo all'ufficio di Milano, in un contesto dinamico, sfidante e orientato alla proattività.
* Contratto a tempo determinato di 12 mesi
* RAL massima di 35.000 da riparametrare sulla base dell’esperienza pregressa
La risorsa avrà il compito fondamentale di garantire l’efficienza e il buon time management del General Management di Milano e della Branch.
Le attività principali includono:
* Supporto Esecutivo e Segretariale: Funzione di punto di contatto primario tra il manager e i clienti interni/esterni. Gestione completa del diario, della pianificazione di meeting e appuntamenti.
* Gestione Viaggi e Logistica: Organizzazione completa dei viaggi di lavoro, inclusi prenotazioni di voli e alloggi, gestione dei requisiti per i visti e coordinamento delle note spese. Coordinamento logistico (viaggi e alloggi) per i colleghi provenienti da altre sedi internazionali.
* Supporto Organizzativo e HR Admin: Pianificazione e organizzazione di eventi aziendali e attività di formazione per lo Staff. Fornire supporto e back-up alla casella PEC.
* Compliance: Agire con la dovuta cura per garantire la conformità con le politiche e procedure aziendali.
Il candidato ideale è una persona flessibile, adattabile e capace di mantenere la calma sotto pressione, con un approccio proattivo e orientato al risultato.
* Esperienza Settoriale: Precedente esperienza nell’organizzazione e nella fornitura di assistenza amministrativa in un ambiente di servizi finanziari.
* Formazione: Laurea di primo livello.
* Competenze Linguistiche: Padronanza fluente dell’Inglese (scritto e parlato) e del Francese (scritto e parlato).
* Competenze Funzionali: Comprovata esperienza come Personal Assistant. Solida conoscenza dei sistemi e delle procedure di Office Management e familiarità con le più recenti applicazioni d’ufficio.
* Soft Skill: Capacità di lavorare con iniziativa e minima supervisione, gestendo carichi di lavoro intensi e priorità in conflitto. Discrezione, onestà e comprovata capacità di mantenere la riservatezza.
Responsabilità principali:
* Accoglienza e ricezione di ospiti, clienti e fornitori, garantendo un’immagine aziendale professionale e curata.
* Organizzazione di meeting e riunioni interne ed esterne, incluse le attività logistiche e di supporto operativo.
* Gestione e predisposizione delle agende del Board e dei manager, assicurando un flusso di lavoro efficiente e puntuale.
* Ricezione, smistamento e fascicolazione di fatture e documentazione amministrativa relativa alla sede.
* Supervisione delle attività di accoglienza e supporto generale all’ufficio.
* Gestione del servizio di ristoro e coordinamento delle esigenze legate agli incontri aziendali.
* Eccellenti doti relazionali e comunicative.
* Cura dell’immagine e forte orientamento all'accoglienza degli ospiti.
* Ottime capacità organizzative, precisione e riservatezza.
* Conoscenza fluente della lingua inglese, sia scritta che parlata.
* Buona conoscenza del pacchetto Office e dei principali strumenti digitali.
* Esperienza pregressa in ruoli analoghi costituisce titolo preferenziale.
* Retribuzione commisurata all’esperienza.
* Inserimento in una realtà solida e dinamica.
Sede di lavoro:
Milano (MI)
Se desideri entrare a far parte di un gruppo dinamico e strutturato, inviaci il tuo CV aggiornato.
L’annuncio è rivolto a candidati di entrambi i sessi (L.903/77 – L.125/91) e a persone di tutte le età e nazionalità, nel rispetto della normativa vigente.
Office Manager - Ali Professional, Agenzia per il Lavoro, Cassina de' Pecchi – Segrate
Descrizione Del Lavoro
La risorsa riporterà direttamente all’Amministratore Delegato e si occuperà delle seguenti mansioni:
* Gestione appuntamenti della Direzione / CEO
* Organizzazione eventi e gestione in toto di tutte le problematiche a supporto del CEO
* Smistamento comunicazioni mail e telefoniche in entrata ed uscita
* Accoglienza diretta clienti e registrazione dati sensibili
* Coordinamento dell’ufficio e dei fabbisogni dei colleghi (fornitura interna, cancelleria.)
* Archiviazione documentale, sia cartacea che digitale
* Supporto nell'organizzazione delle trasferte con gestione delle prenotazioni di voli ed alberghi
* Gestione delle attività di segreteria (gestione parco auto, note spese)
Requisiti:
* Ottima conoscenza della lingua inglese
* Dimestichezza con i principali strumenti informatici, applicazioni e portali di prenotazioni
* Esperienza pregressa in contesti e ruoli similari di almeno due anni
* Ottime capacità relazionali e comunicative
* Ottimo Standing, proattività e flessibilità
* Buone capacità organizzative e riservatezza
* Tempo determinato iniziale di 6 mesi con possibilità di assunzione
* CCNL Commercio 14 Mensilità Full Time 40 ore settimanali
Assistente Amministrativo e Office Manager – Pro Keds 1949
Descrizione Del Lavoro
PRO-KEDS, la rinascita di una leggenda.
Posizione aperta: Assistente Amministrativo e Office Manager.
Sede: Showroom PRO-KEDS – Via San Giovanni alla Paglia 3, Milano
Contratto: a tempo indeterminato, valutabile anche un part time. 1 gg di smart working a settimana
Cerchiamo un/una Assistente Amministrativo e Office Manager preciso/a, organizzato/a e affidabile, con una solida esperienza in ambito amministrativo e contabile e una naturale attitudine alla gestione operativa dell’ufficio.
Sarai il punto di riferimento per tutte le attività amministrative e di coordinamento, contribuendo ogni giorno all’efficienza e al buon funzionamento della nostra sede di Milano. Lavorerai a stretto contatto con il management, offrendo supporto nella gestione finanziaria e organizzativa e aiutandoci a mantenere un ambiente di lavoro fluido, efficiente e ben organizzato.
Responsabilità principali:
* Emissione, registrazione e archiviazione di fatture attive, passive e note di credito
* Gestione dei pagamenti, registrazione incassi e riconciliazioni bancarie
* Monitoraggio del cash flow e aggiornamento dello scadenzario
* Coordinamento con lo studio commercialista e il consulente del lavoro per adempimenti fiscali, IVA, bilanci e paghe e supporto nella registrazione contabile
* Supporto nella redazione di report finanziari e nella pianificazione economica
* Coordinamento con lo studio di consulenza del lavoro per la gestione delle pratiche del personale (assunzioni, presenze, comunicazioni obbligatorie)
* Gestione operativa dello showroom e dell’ufficio: fornitori, manutenzioni, spazi e logistica
* Relazioni con banche, assicurazioni e partner esterni
Requisiti richiesti:
* Laurea in economia aziendale o diploma di ragioneria
* Almeno 5 anni di esperienza nel ruolo
* Conoscenza delle procedure contabili e fiscali italiane
* Buona dimestichezza con i principali software gestionali e pacchetto Office (Excel in particolare)
* Ottime capacità organizzative, attenzione al dettaglio e gestione delle priorità
* Autonomia, affidabilità e capacità di lavorare in team
* Conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata)
* Un ambiente dinamico, giovane e internazionale, dove le tue competenze fanno davvero la differenza
* L’opportunità di partecipare alla rinascita di un brand iconico, con visibilità diretta sul management
* Un contesto collaborativo e creativo, in cui curiosità, precisione e spirito d’iniziativa vengono valorizzati ogni giorno
* Possibilità di crescita professionale in una realtà in espansione
Società Design & Lusso – Ufficio Commerciale Estero
Descrizione Del Lavoro
Società operante nel settore del Design & Lusso alla ricerca di un/una manager dinamico/a e motivato/a da inserire all’interno dell’Ufficio Commerciale Estero con mansioni di responsabile back office a supporto delle attività di vendita sui mercati internazionali. Dopo un periodo iniziale di formazione, la figura si occuperà delle seguenti attività:
Principali responsabilità:
* Gestione e inserimento ordini;
* Predisposizione della documentazione commerciale e doganale;
* Sviluppo preventivi all’interno del gestionale;
* Supporto nella gestione della relazione con clienti esteri (importatori e distributori);
* Collaborazione con l’area vendite e altre funzioni aziendali per assicurare un servizio clienti efficace.
Requisiti richiesti:
* Laurea in Economia, Lingue Straniere o ambiti affini;
* Ottima conoscenza della lingua inglese scritta e parlata;
* Costituisce titolo preferenziale la conoscenza di una terza lingua (Spagnola, Tedesca);
* Esperienza di 2-3 anni in ruoli analoghi all’interno di uffici commerciali esteri o back office;
* Ottime capacità relazionali e orientamento al cliente e problem solving;
* Attitudine al lavoro in team, flessibilità e spirito di iniziativa;
* Precisione e buone doti organizzative.
Altre informazioni:
* Non sono previste trasferte, salvo occasionali partecipazioni a fiere o eventi internazionali;
* È previsto un inserimento diretto in azienda con inquadramento commisurato all’esperienza.
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