Synergie Italia Spa, filiale di Milano Cadorna, ricerca per azienda cliente altamente qualificata un profilo da inserire in qualità di:
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OFFICE MANAGER La figura selezionata dovrà coniugare professionalità e discrezione, in linea con l’identità e il posizionamento di alto livello della società, riuscendo a combinare precisione operativa, cura dell’esperienza dell’ospite e capacità di coordinamento interno, fornendo un presidio trasversale anche su attività di supporto IT. In particolare, si occuperà di:
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Accoglienza e gestione ospiti
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- Accoglienza clienti e visitatori;
- Cura dell’esperienza dell’ospite;
- Preparazione, riordino e cura degli spazi (sale riunioni, reception, aree comuni);
Gestione sale riunioni e meeting \n
- Verifica dello stato delle sale;
- Supporto logistico e organizzativo per meeting in presenza, videocall;
- Allestimento per pranzi di lavoro, in costante coordinamento con assistenti e team.
Supporto area IT \n
- Gestione operativa degli acquisti IT (hardware di base, accessori, materiali di consumo), in coordinamento con i referenti interni;
- Monitoraggio delle dotazioni IT e segnalazione di eventuali necessità o criticità, con interfaccia con la società IT esterna per segnalazioni e coordinamento degli interventi;
- Supporto di primo livello agli utenti per problematiche semplici (es. connessioni, sale riunioni, videocall);
- Supporto logistico nell’onboarding di nuovi dipendenti (predisposizione postazioni, dotazioni base).
Front office e comunicazione \n
- Gestione del centralino telefonico;
- Gestione degli accessi degli ospiti e comunicazione con i team interni;
- Ricezione e gestione di corrispondenza, pacchi e spedizioni.
Gestione operativa e organizzativa \n
- Supervisione e riordino delle dotazioni della reception (bevande, materiali, forniture);
- Gestione degli acquisti generali;
- Supporto alle attività di segreteria (es. organizzazione viaggi, modifiche prenotazioni, supporto documentale);
- Coordinamento con fornitori.
Si richiedono:\n
- Diploma ;
- Esperienza pregressa nel ruolo, preferibilmente in contesti di rappresentanza o in società di consulenza strutturate;
- Ottime doti relazionali, comunicative e di problem solving, approccio proattivo e orientato al servizio ;
- Predisposizione al lavoro in team ;
- Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata (la conoscenza di un’eventuale altra lingua sarà considerata un plus);
- Ottima padronanza dei principali strumenti informatici (pacchetto Office, calendari condivisi, Teams);
Precisione, riservatezza, capacità organizzativa e autonomia operativa completano il profilo.\n
Luogo di lavoro: Milano (centro).
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Orario di lavoro: tempo pieno 40 ore settimanali, lunedì-venerdì, 9.30-13.00 e 14.00-18.30 .
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Si offre inserimento iniziale a tempo determinato in somministrazione, con contratto della durata di 1 anno, finalizzato. CCNL Commercio, 4° livello, RAL 25K, ticket 7€.