Siamo alla ricerca di un/a Responsabile Ufficio Amministrativo per un'azienda dinamica situata a Castel Maggiore (BO), attiva nella produzione e commercializzazione di dispositivi medici, test diagnostici e dispositivi di protezione. L'azienda opera in un contesto regolamentato e internazionale, caratterizzato da un approccio pratico e orientato alla qualità, all'affidabilità e al miglioramento continuo.Descrizione del RuoloLa figura selezionata avrà la responsabilità delle attività amministrative, contabili e di reporting aziendale, coordinando un team composto da quattro persone: due collaboratori/trici in modalità remota che operano in lingua inglese e due collaboratori/trici in sede che operano in lingua italiana. Sebbene i compiti operativi saranno distribuiti tra i membri del team, la responsabilità finale per l'accuratezza, i tempi e la qualità del lavoro dell'ufficio amministrativo ricadrà sul/la Responsabile Ufficio Amministrativo.Principali Responsabilità
Registrazione di transazioni di contabilità clienti e fornitori.Riconciliazioni bancarie.Registrazioni contabili relative a fatture di acquisto intra-UE ed extra-UE.Gestione delle fatture di acquisto di beni strumentali e dei relativi cespiti.Liquidazioni IVA mensili e/o trimestrali e relative comunicazioni.Registrazioni contabili fino alla predisposizione del bilancio.Tenuta dei libri sociali aziendali.Gestione delle buste paga in coordinamento con consulenti esterni, se necessario.Contabilità di magazzino.Creazione e aggiornamento di report settimanali e mensili utilizzando strumenti come Google Sheets.Allineamento quotidiano con i membri del team su progressi, priorità e scadenze.Partecipazione a riunioni in videoconferenza per aggiornamenti sullo stato delle attività.Aggiornamento di progetti e attività tramite strumenti di project management aziendali.Proposta, documentazione e implementazione di miglioramenti nei processi.Supporto amministrativo ad altri dipartimenti e al personale, se richiesto.
Gestione del TeamIl ruolo richiede ottime capacità organizzative e di comunicazione. La risorsa sarà incaricata di assegnare compiti, monitorare i progressi, rispettare le scadenze e garantire l'allineamento tra i membri del team, sia quelli in sede che quelli operanti da remoto.Data la natura internazionale dell'ambiente di lavoro, è fondamentale una comunicazione fluida e sicura sia in italiano che in inglese.Requisiti
Solida esperienza in ambito amministrativo, contabile o nella gestione di uffici finanziari.Buona conoscenza dei principi contabili italiani e delle normative IVA.Esperienza nella gestione di contabilità clienti, fornitori, riconciliazioni bancarie e registrazioni contabili.Familiarità con la gestione di fatture di acquisto intra-UE ed extra-UE.Esperienza nel coordinamento di persone, attività e scadenze.Ottima padronanza di strumenti come Google Sheets o software equivalenti per fogli di calcolo.Capacità di utilizzo di strumenti di project management e sistemi di reportistica strutturata.Conoscenza fluente dell'italiano e livello professionale di inglese.Spiccata attenzione ai dettagli, affidabilità e senso di responsabilità.Approccio pratico, proattivo e orientato ai processi.
Requisiti Preferenziali
Esperienza in aziende operanti in settori regolamentati, come dispositivi medici, diagnostica, sanità, manifatturiero o distribuzione.Esperienza nella gestione di team remoti.Familiarità con la contabilità di magazzino e la gestione dei cespiti.Esperienza nell'ottimizzazione dei processi amministrativi interni.
I candidati, nel rispetto del D.lgs. 198/2006, D.lgs 215/2003 e D.lgs 216/2003, sono invitati a leggere l'informativa sulla privacy (Regolamento UE n. 2016/679).#J-18808-Ljbffr