Studio di architettura CORREA GRANADOS ARCHITECTS e marchio di illuminazione WAW COLLECTION cerca un Office Manager & Personal Assistance presso la sede di Milano, sarà responsabile di fornire i più alti standard di assistenza diretta e di supporto al titolare e il team aziendale.
Principali attività:
Gestione amministrativa:
Gestione contabilità e della fatturazione;
Gestione del back office in coordinamento con il reparto commerciale (conferme d'ordine, fatture proforma e monitoraggio dei pagamenti);
Garantire che idocumenti chiave siano preparati e rispettino le scadenze (copia, stampa, fascicolazione, rilegatura e distribuzione di materiali relativi al caso), come richiesto;
Compilazione dei dati anagrafici dei clienti e dei vari partner;
Gestione dell’ufficio (accessi alla sede, reception e ricevimento della posta);
Stesura, revisione e gestione dei contratti con i vari partner e collaboratori dell'azienda;
Pianificazione dell’agenda e organizzazione di viaggi in Italia e all’estero, trasferte, meeting o eventi di vario tipo, inclusi eventuali allestimenti;
Coordinamento delle esigenze di viaggio (auto, volo, hotel, ecc.) per il team in loco, con redazione delle relative note spese;
Gestione e aggiornamento delle mailing list per i vari eventi;
La figura selezionata avrà anche il compito di supportare il titolare nella gestione della sua agenda e nell'organizzazione di attività personali, contribuendo a ottimizzare il suo tempo e a garantire una gestione fluida degli impegni professionali e privati. Le attività saranno concordate con il titolare e richiederanno un approccio discreto, riservato e altamente professionale.
2. Relazioni con clienti e fornitori:
Mantenere relazioni con i principali stakeholder di riferimento (fornitori esterni, distributori, ufficio stampa, e interni, ecc.) per facilitare il flusso di informazioni e l’avanzamento dei progetti;
Organizzazione di riunioni, eventi e incontri per promuovere il business;
Supporto al titolare nelle trattative e nei processi di negoziazione;
Preparazione inautonomia di presentazioni e report;
Requisiti e competenze tecniche
Esperienza pregressa in ruoli di assistenza direzionale, gestione operativa oppure presso studi di architettura;
Conoscenza e utilizzo avanzato di sistemi operativi Mac (macOS);
Conoscenza avanzata dei pacchetti di Microsoft Office in particolare di Excel;
Laurea in Economia, Leggi, lettere, oppure discipline affini (preferibile);
L'INGLESE fluente e l'ITALIANO fluente sono un requisiti indispensabile. Si prega di candidarsi solo se in possesso di questo requisito (parlato e scritto professionalmente) ;
altre lingue sarà considerata un plus;
Corrispondenza di alto livello, sfruttando appieno i software disponibili;
Forti capacità organizzative, di problem-solving e di gestione delle priorità;
Attitudine dinamica, discrezione e capacità di gestire contesti dinamici e e sfidanti con professionalità e orientamento al risultato;
Attitudine dinamica, discrezione e capacità di affrontare contesti dinamici e sfidanti con professionalità e orientamento al risultato.
Il Team di Waw collection è un insieme di professionisti in continua espansione, i cui valori di crescita, rapidità, autonomia e ambizione costituiscono le fondamenta dello spirito di gruppo.
Invitiamo a candidarsi solo coloro che soddisfano i requisiti indicati.
Valutiamo diversi tipi di inserimento, in un contesto dinamico, con retribuzione commisurata all’esperienza e del reale allineamento con la posizione.
Potete rispondere via Linkedin oppure inviare la vostra candidatura al seguente indirizzo:
pr@waw-collection.com