PstrongCompany /strong /ppVibram S.p.A., è una multinazionale italiana leader nella produzione e nella commercializzazione di suole in gomma ad alte prestazioni, simbolo di innovazione e design. /ppOltre all’Headquarters Italiano e i suoi uffici centrali a Milano, Vibram vanta locations internazionali con siti produttive, centri ricerca e sviluppo e di rappresentanza negli Stati Uniti, in Cina, in Giappone e in Brasile. /ppstrongJob Title /strong /ppstronguTravel Hospitality Coordinator /u /strong /ppstrongMission /strong /ppLa posizione è inserita nella funzione di Brand Identity Corporate Experience e ha i seguenti obiettivi /pulliOttimizzazione della gestione di tutti i viaggi di lavoro e dell’hospitality /liliOrganizzazione degli aspetti logistici di eventi corporate e del Global Exchange Program /li /ulpLa sua mission è quella di garantire il benessere dei dipendenti viaggiatori, sia durante i viaggi di lavoro, che durante gli eventi corporate, assicurando il rispetto della travel policy interna. /ppDovrà gestire tutti gli aspetti relativi ai viaggi dei dipendenti e all’hospitality, garantendo esperienze di viaggi efficienti in termini di qualità-prezzo, per i dipendenti di tutte le sedi Vibram nel mondo. /ppSede di lavoro: Albizzate (VA) /ppstrongJob /strong /ppuOrganizzazione dei viaggi di lavoro /u /pulliGestire dell’intero processo organizzativo di prenotazioni (biglietteria aerea, treni, strutture alberghiere, noleggio auto in loco, emissione documenti di viaggio ecc...) valutando e scegliendo le soluzioni migliori in base alle esigenze di ogni funzione aziendale e alle policy interne /liliGestire cambi di prenotazione, avendo cura di assicurare sempre le policy interne /liliSupervisionare i documenti di viaggio necessari e, eventualmente, fornire supporto ai viaggiatori in caso di emergenza /liliScouting di nuovi fornitori, ai fini di stipulare nuovi accordi e convenzioni nelle locations dove Vibram è presente, così da ottenere vantaggi nel rapporto qualità/prezzo /liliFornire assistenza ai dipendenti in trasferta, assicurandosi che gli stessi siano a conoscenza delle linee guida in materia di salute e sicurezza e, in caso di problematiche, porsi come intermediario tra le parti al fine di salvaguardare il benessere dei dipendenti e dell’azienda /liliSupporto ai dipendenti per la gestione burocratico-amministrative dei visti di viaggio /liliContribuire all’aggiornamento della travel policy interna e assicurarsi che venga rispettata dai dipendenti viaggiatori /liliRaccogliere periodicamente i feedback dei viaggiatori, così da adottare un approccio strutturato volto a migliorare il processo di travel management /liliCreare reportistica periodica sui viaggi aziendali, al fine di analizzare statistiche utili per la redazione di un budget plan, per il monitoraggio delle spese e l’ottimizzare dei costi /liliCoordinarsi con il team organizzativo del Global Exchange Program al fine di allinearsi nella gestione operativa degli aspetti logistici (voli, mezzi di trasporto locali o noleggio auto, prenotazione hotel, ristoranti ecc…) per i colleghi delle varie sedi Vibram nel mondo che partecipano al Global Exchange Program /liliSuggerire processi di miglioramento, individuare nuovi fornitori e iniziative cost-saving in tema di viaggi e hospitality, garantendo un servizio efficiente in tutte le locations dove Vibram è presente /liliAssicurarsi che le attività relative a viaggi e hospitality siano allineate con i valori aziendali e con gli obiettivi di sostenibilità /liliCoordinare l’accoglienza degli ospiti presso le Guesthouse interne /liliSupportare la gestione della manutenzione dei veicoli aziendali in pool (prenotazione auto, gestione cambio gomme, assicurazione, controllo periodico interventi di manutenzione, revisione veicoli…) /li /ulpuOrganizzazione degli aspetti logistici di eventi corporate aziendali /u /pulliPartecipare, insieme alle funzioni di riferimento, alla progettazione degli eventi interni (quali, ad esempio, i global sales meetings, i global marketing meetings ecc…), così da definire tutti i dettagli e il budget necessario per l’organizzazione /liliScouting, proposte e successiva definizione della location, in accordo con le funzioni aziendali coinvolte, sulla base delle direttive, del budget e degli obiettivi discussi in fase di preliminare di progettazione /liliScouting, proposte scelta dei fornitori (catering, audio-video, allestimenti, aspetti tecnici ecc…), negoziando i contratti col supporto della funzione Purchasing, sempre in linea con il budget stabilito /liliGestire i trasporti per i colleghi (italiani e stranieri) coordinando i mezzi e gli orari /liliSupervisionare il catering, gli allestimenti, gli aspetti tecnici (audio-video, illuminazione ecc…) assicurandosi che tutto funzioni in coerenza con le esigenze dell’evento /li /ulpstrongSkills /strong /pulliPreferibile diploma in discipline del Turismo/Hospitality, Economiche o Umanistiche /liliConoscenza fluente della lingua inglese e preferibilmente di una seconda lingua straniera /liliOttimo utilizzo degli applicativi Office e dimestichezza nella ricerca di siti e tools per la prenotazione di voli, hotel /liliEsperienza pregressa di circa 1-2 anni maturata come travel specialist interno, o corporate travel planner o hospitality coordinator /liliPreferibile l’aver maturato almeno un’esperienza professionale all’estero /liliAttitudine al problem solving /liliOttime doti di negoziazione /liliOttima predisposizione ai rapporti interpersonali /liliAutonomia, prontezza e flessibilità /liliCapacità di gestire improvvisi cambiamenti di programma /liliDoti di stress management /liliConoscenza degli standard e dei regolamenti relativi all’hospitality nelle locations dove Vibram è presente /li /ulpstrongCosa offriamo /strong /pulliInserimento diretto in azienda /liliUn ambiente giovane, stimolante, collaborativo /liliLa storicità e l’emheritage /em di un brand universalmente riconosciuto /li /ul #J-18808-Ljbffr