Descrizione del ruolo:
Synergie Italia SPA, filiale di Firenze, seleziona un/una Segretaria o Segretario per il suo importante cliente. La risorsa individuata riporterà al Direttore delle Risorse Umane e degli Affari Generali e si occuperà delle seguenti attività:
* Organizzazione e prenotazione delle trasferte dei dirigenti aziendali;
* Organizzazione di riunioni, facendo predisporre tutto quanto necessario, diramando inviti agli interessati, predisponendo l ordine del giorno e redigendo, ove richiesto, al termine della riunione, un rapporto completo degli argomenti discussi.
* Prenotazione sale riunioni (per appuntamenti candidati, dipendenti, riunioni settori ecc.);
* Carica le Anagrafiche dipendenti nei vari portali aziendali;
* Gestione dello scadenzario, calendarizzazione delle visite mediche e ulteriori adempimenti relativi alla normativa sulla sicurezza sul luogo di lavoro (d.lgs. 81/08);
* Pianificazione, organizzazione e rendicontazione della formazione specifica e obbligatoria secondo gli adempimenti sulla sicurezza sul luogo di lavoro (d.lgs. 81/08) in collaborazione con SPP (servizio prevenzione e protezione) e l Ufficio Turni;
* Organizzazione e mantenimento aggiornato dell archivio delle Risorse Umane, conserva opportunamente i documenti e le notizie riservate, che tratta con massima discrezione;
* Aprendo e vagliando la corrispondenza, accogliendo i visitatori ed effettuando commissioni esterne come ad esempio in posta (invio e ritiro raccomandate ecc.);
* Consegna degli oggetti smarriti predisponendo i documenti necessari;
* Gestione dello scadenzario delle patenti di guida;
* Supporto nella preparazione di documentazione per audit interni ed esterni.
Requisiti:
* Diploma o laurea;
* Conoscenza della lingua inglese (livello B2);
* Esperienza in aziende strutturate in ruoli similari (attività di segreteria / front office / back office / amministrazione);
* Ottima conoscenza degli strumenti informatici e del Pacchetto Office;
* Capacità organizzative e di problem solving;
* Attenzione al dettaglio.
Altre informazioni:
Si offre contratto a tempo determinato di 6 mesi con possibilità di proroga e stabilizzazione.
Previsti: buoni pasto da 7 euro al giorno; premio di risultato.
Orario di lavoro: full time dal lunedì al venerdì.
Sede di lavoro: Scandicci (FI).