Scopo: La figura di Administration Support ha lo scopo di garantire un supporto amministrativo operativo e trasversale alle attività del Consorzio ERP Italia e di ERP Italia Servizi, assicurando la corretta gestione dei processi amministrativi, contabili e di fatturazione nel rispetto delle normative vigenti. Riportando direttamente all’Administration Manager, la risorsa opera a supporto del team in modo indipendente dalle singole società, contribuendo all’efficienza dei flussi amministrativi, alla correttezza dei dati contabili e al rispetto delle scadenze, fungendo da punto di riferimento operativo per le attività di ciclo passivo, fatturazione attiva, gestione fornitori e note spese. Il ruolo è chiave nel garantire continuità, precisione e affidabilità nei processi amministrativi, collaborando in modo strutturato con le diverse funzioni aziendali e supportando l’Administration Manager nelle attività di coordinamento e controllo.
Interfacce e riporti:
· Riporta all’Administration Manager
· Si interfaccia con:
o il team Administration del Consorzio ERP Italia e di ERP Italia Servizi;
o le diverse funzioni aziendali coinvolte nei processi amministrativi e di fatturazione;
o i fornitori per attività operative legate a fatturazione, scadenze e solleciti;
o i dipendenti per la gestione delle note spese e il supporto amministrativo;
o eventuali consulenti esterni e partner amministrativi, quando necessario.
Responsabilità:
* Garantire il corretto supporto operativo ai processi amministrativi e contabili del Consorzio ERP Italia e di ERP Italia Servizi;
* Assicurare la corretta registrazione delle operazioni amministrative e contabili nel rispetto delle procedure interne e delle normative fiscali e IVA vigenti;
* Supportare la gestione del ciclo passivo, incluse la registrazione delle fatture passive nazionali, UE ed extra-UE relative a beni e servizi;
* Contribuire alla gestione del ciclo attivo, fornendo supporto operativo alle attività di fatturazione sotto la supervisione dell’Administration Manager;
* Collaborare alla gestione dei fornitori e degli ordini di acquisto, garantendo accuratezza dei dati e rispetto delle tempistiche;
* Supportare la predisposizione e il monitoraggio di scadenzari fornitori e clienti, collaborando con l’Administration Manager per le attività di pagamento e sollecito;
* Assicurare la corretta gestione e aggiornamento della documentazione amministrativa e dei file di controllo;
* Fornire supporto ai dipendenti per le attività amministrative di competenza, incluse le note spese, dopo adeguato affiancamento;
* Collaborare in modo trasversale con le diverse funzioni aziendali, contribuendo all’efficienza e alla continuità dei processi amministrativi.
Requisiti
* Diploma in Ragioneria o titolo di studio equivalente; costituisce titolo preferenziale una laurea in discipline economiche;
* Esperienza pregressa, anche di 2–4 anni, in ruoli amministrativi o contabili, preferibilmente in contesti strutturati o consulenziali;
* Buona conoscenza dei principali processi amministrativi (ciclo passivo e attivo);
* Familiarità con la registrazione di fatture passive e con la compilazione della prima nota;
* Buona padronanza di Excel (utilizzo di file di controllo e monitoraggio);
* Esperienza nell’utilizzo di gestionali amministrativi/contabili e sistemi di gestione ordini di acquisto;
* Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata, per la gestione di documentazione e fornitori esteri;
* Precisione, affidabilità e attenzione al dettaglio nella gestione delle attività operative e dei dati amministrativi.
Competenze trasversali
* Elevata precisione e attenzione al dettaglio nella gestione delle attività amministrative e contabili;
* Affidabilità e senso di responsabilità nel rispetto delle scadenze e delle procedure;
* Capacità di organizzazione del lavoro e di gestione efficace delle priorità;
* Attitudine al lavoro in team e alla collaborazione con interlocutori interni ed esterni;
* Buone capacità comunicative e relazionali, in particolare nel rapporto con fornitori e colleghi;
* Proattività e disponibilità ad apprendere nuovi processi e strumenti;
* Capacità di lavorare in modo trasversale su più attività e società, mantenendo ordine e visione d’insieme;
* Approccio problem solving e orientamento alla soluzione operativa.