LHH Per azienda cliente, operante nel settore Healthcare con sede a Salsomaggiore Terme in provincia di Parma, siamo attualmente alla ricerca di una figura di Travel & Event Specialist. La risorsa riporterà gerarchicamente all'Event & Travel Manager con l'obiettivo di assicurare un'organizzazione puntuale, strutturata e compliant, degli eventi aziendali e della partecipazione dell'azienda a eventi/congressi esterni. In linea generale, e trasversalmente rispetto alla tipologia di evento o esigenza, la risorsa sarà responsabile di: - Applicare e contribuire allo sviluppo delle linee guida interne per la gestione degli eventi, assicurando il rispetto di procedure, modelli, codice etico e requisiti di compliance. - In coordinamento con il Manager e con HR, collaborerà alla definizione di policy, convenzioni e partner/fornitori da utilizzare per viaggi e trasferte aziendali, garantendone la corretta implementazione a livello organizzativo. - Agire come key user delle piattaforme dedicate a viaggi, congressi ed eventi (es. Etoile, Uvet), acquisendo piena padronanza degli strumenti, gestendo eventuali richieste operative e fornendo supporto e formazione agli utenti interni. - Gestire la comunicazione interna relativa a eventi e sponsorizzazioni, mantenendo aggiornata la Direzione e/o l'azienda, in accordo con il Manager, attraverso email informative, aggiornamenti dedicati e blocchi di agenda quando necessario. - Partecipare personalmente agli eventi di particolare rilevanza, quando richiesto dal Manager, garantendo presidio, coordinamento operativo e supervisione dello svolgimento. Organizzare e predisporre i materiali necessari per gli eventi, collaborando attivamente con la funzione logistica per assicurare qualità, puntualità e coerenza con le esigenze dell'iniziativa. Responsabilità La figura si occuperà delle seguenti attività: - Ricercare e proporre location adatte alle diverse tipologie di evento - Contattare le strutture degli eventi e richiedere preventivi; gestire una trattativa; confermare i servizi evento in accordo con il proprio Manager - Redigere, verificare preventivi e consuntivo di spesa degli eventi - Gestire i Grant Formativi (iscrizione, viaggio, pernottamento, modulistica privacy e compliance da inviare in base alla tipologia di Grant Diretto o Indiretto) - Gestione delle sponsorizzazioni ad eventi e congressi (settore lifescience) attraverso il contatto con provider, trattativa delle sponsorizzazioni etc. - Organizzazione completa degli eventi aziendali di varia natura (eventi, riunioni, scientific dinner) - Coordinare le agenzie a supporto delle eventuali agenzie selezionate supporto Profilo Verranno prese in considerazione figure in possesso dei seguenti requisiti: - Titolo di studio: diploma o laurea - Pregressa esperienza nell'organizzazione di eventi e viaggi. - Conoscenza fluente della lingua inglese. (B2) - Preferibile conoscenza della normativa di settore (Lifescience), delle procedure ECM e CDM Completano il profilo - Doti comunicative e relazionali - Proattività - Saper portare avanti molteplici attività contemporaneamente con le diverse funzioni aziendali - Preferibile esperienza in ambito di organizzazione eventi/viaggi, meglio se medico-scientifici - Conoscenza del pacchetto office (Excel, Outlook, PowerPoint) - Capacità di gestire le richieste in tempi rapidi (project management) - Disponibilità a sporadiche trasferte nazionali ed internazionali per supporto in caso di eventi 6/anno Sede di Lavoro: Salsomaggiore Terme (Parma) LI-JA3 «I candidati, nel rispetto del D.lgs. 198/2006, D.lgs. 215/2003 e D.lgs. 216/2003, sono invitati a leggere l'informativa sulla privacy consultabile sotto il form di richiesta dati della pagina di candidatura (Regolamento UE n. 2016/679). L'offerta è rivolta a candidati di entrambi i sessi, nel rispetto del D.lgs. 198/2006 e della normativa vigente in materia di pari opportunità. L'azienda promuove un ambiente di lavoro inclusivo e garantisce pari opportunità a tutte le persone, indipendentemente da genere, età, origine, orientamento sessuale o disabilità.» Settore: Scienza e ricerca Ruolo: Ristorazione/Hotellerie