La figura di Back Office Tecnico Junior supporta l’organizzazione delle attività di assistenza tecnica, la gestione delle richieste clienti e la preparazione della documentazione tecnica e amministrativa collegata agli impianti (principalmente termici e a pompe di calore). Lavora a stretto contatto con i tecnici sul campo, il back office tecnico senior e l’ufficio commerciale, con l’obiettivo di garantire un servizio efficiente e puntuale.
Mansioni principali
* Gestione richieste e comunicazioni:
* Ricezione delle richieste di intervento da parte dei clienti (telefono, e-mail, portali).
* Prima analisi della richiesta (tipologia guasto, urgenza, impianto interessato) e corretta registrazione sul gestionale.
* Smistamento delle chiamate verso colleghi tecnici e/o back office senior quando necessario.
* Pianificazione interventi tecnici:
* Supporto alla pianificazione delle attività giornaliere dei tecnici in base alle priorità e alle disponibilità.
* Contatto con il cliente per proporre, concordare o modificare date e fasce orarie degli appuntamenti.
* Inserimento e aggiornamento delle agende tecniche sul gestionale aziendale.
* Verifica esito interventi (raccolta informazioni dai tecnici, controllo rapportini, eventuale feedback al cliente).
* Gestione documentale di base:
* Preparazione e archiviazione di rapporti di intervento, avviamenti e documentazione standard post-intervento.
* Inserimento e aggiornamento anagrafiche impianti e clienti nel gestionale.
* Supporto a preventivazione e ricambi:
* Prima raccolta informazioni su ricambi e materiali necessari agli interventi, interfacciandosi con magazzino e/o fornitori.
* Stesura bozza di preventivi di spesa (ricambi/interventi) sulla base di listini e indicazioni dei colleghi più esperti.
* Invio preventivi approvati dal responsabile back office tecnico o responsabile di funzione.
Mansioni secondarie
* Supporto alla gestione delle pratiche relative ai catasti termici regionali e al registro F-Gas, in collaborazione con le figure senior.
* Collaborazione alla gestione documentale delle centrali termiche (accatastamenti, libretti, schede impianto) per gli impianti installati dall’azienda.
* Attività di back office generale: archiviazione digitale dei documenti, aggiornamento database, predisposizione di report semplici sugli interventi eseguiti.
* Supporto al rapporto con amministratori condominiali, studi tecnici esterni e centri assistenza collegati.
Requisiti e competenze tecniche
* Formazione:
* Diploma tecnico (preferibilmente ambito termoidraulico, elettrotecnico, energia o meccanica).
* Competenze di base richieste:
* Buone capacità di utilizzo del pacchetto Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) e familiarità con l’utilizzo di gestionali o CRM.
* Attitudine a lavorare per agenda e priorità, con un minimo di pianificazione giornaliera delle attività.
* Preferibile una breve esperienza (anche stage o tirocinio) in ruoli di front/back office tecnico, assistenza clienti o uffici di settore impiantistico/edile.
Competenze trasversali / Attitudini
* Organizzazione e metodo: capacità di gestire più richieste contemporaneamente mantenendo ordine in agenda e documentazione.
* Comunicazione chiara e cortese con clienti, colleghi tecnici e commerciali, sia per telefono che via e-mail.
* Team working: predisposizione alla collaborazione con tecnici sul campo e altre funzioni aziendali.
* Gestione dello stress: mantenere lucidità e cortesia anche in situazioni di urgenza o con clienti sollecitanti.
* Flessibilità: disponibilità ad adattarsi a cambi di programma, urgenze tecniche e nuove procedure operative.
* Voglia di imparare: forte motivazione a crescere verso un ruolo di back office tecnico completo.
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