Posizione: Document Controller E&I – Progetto Oil&Gas
Ruolo inserito in un contesto industriale strutturato, a supporto delle attività di Quality Control per la costruzione di moduli Oil&Gas in ambito E&I (Electrical & Instrumentation). La risorsa è prevista come addizione al team per addestramento e crescita, in funzione di futuri aumenti di carico lavoro e di portafoglio progetti.
Missione del ruolo
Garantire la gestione rigorosa, tracciabile e tempestiva di tutta la documentazione tecnica e di qualità relativa alle attività E&I del modulo, con particolare focus su:
- Documentazione di ispezione e collaudo
- Certificati e notifiche di ispezione
- Pacchetti documentali QC da consegnare al Cliente / Owner / EPC
Il Document Controller assicura che ogni documento sia correttamente emesso, registrato, archiviato, distribuito e reperibile, in conformità agli standard di progetto, alle procedure interne e ai requisiti contrattuali.
Reporting e interfacce
- Riporto gerarchico: QC Manager di progetto.
- Interfaccia operativa principale: QC Inspector Leader (coordinamento quotidiano su stato ispezioni, certificati, punch list, dossier).
- Interfacce funzionali:
- Team E&I (Site Supervisor, Construction Manager, Commissioning)
- Engineering / Design Office (per revisioni documentali e as-built)
- HSE, Procurement, Subcontractors (per documentazione di conformità e certificazioni fornitori)
- Cliente / Owner / EPC (per invio pacchetti documentali e riscontro commenti)
Responsabilità principali
- Gestione del ciclo di vita documentale
- Registrare, classificare e archiviare tutta la documentazione E&I e QC (inspection reports, test reports, certificati, check list, punch list, as-built).
- Assicurare la corretta codifica dei documenti secondo le procedure di progetto (document numbering, revision control, status).
- Mantenere aggiornato il registro documentale (document register) con stato, revisione, data emissione, emittente, destinatari.
- Certificati, notifiche e pacchetti di ispezione
- Gestire la ricezione, verifica formale e archiviazione di certificati di ispezione, notifiche di test, release note e related records.
- Supportare il QC Manager e il QC Inspector Leader nella composizione dei pacchetti documentali di ispezione (Inspection & Test Records, dossier di qualità, turnover package).
- Preparare e consolidare i pacchetti documentali finali (Mechanical Completion, Pre-commissioning, Commissioning, As-built) per consegna al Cliente.
- Controllo qualità e conformità documentale
- Verificare che la documentazione sia coerente con le procedure QC, gli ITP (Inspection & Test Plan) e i requisiti contrattuali.
- Segnalare al QC Manager eventuali non conformità documentali (documenti mancanti, incompleti, non firmati, non allineati alla revisione corretta).
- Supportare la chiusura delle punch list documentali e la regolarizzazione dei dossier prima della consegna.
- Coordinamento operativo con QC Inspector Leader
- Ricevere e registrare i report giornalieri di ispezione e test dal team ispettivo.
- Allineare quotidianamente lo stato delle ispezioni (planned, ongoing, completed) con la situazione documentale associata.
- Garantire che ogni ispezione chiusa abbia il relativo set documentale completo e correttamente archiviato.
- Gestione strumenti e sistemi documentali
- Utilizzare i sistemi di Document Management (DMS) aziendali e/o di progetto per upload, classificazione e distribuzione documenti.
- Assicurare la corretta gestione dei permessi di accesso e la tracciabilità delle modifiche.
- Supportare l’implementazione di eventuali miglioramenti di processo documentale (template, workflow, KPI).
Obiettivi del ruolo
- Integrità documentale: nessuna ispezione o certificato critico privo di tracciabilità o documentazione associata.
- Tempestività: pacchetti documentali QC pronti nei tempi richiesti dal programma lavori e dalle milestone contrattuali.
- Conformità: pieno allineamento a procedure interne, requisiti cliente e normative applicabili (es. IEC, ATEX, normative locali).
- Scalabilità: costruire un metodo di lavoro replicabile e scalabile in vista di futuri aumenti di volume progetti e moduli.
Profilo richiesto
- Formazione: diploma tecnico o laurea (preferibile ambito elettrico, strumentale, industriale o gestionale).
- Esperienza: Preferibile esperienza, anche breve, in ruoli di document control, quality, construction support in ambito industriale (Oil&Gas, Energy, Power, EPC).
- Valutabile profilo junior con forte attitudine organizzativa e volontà di crescita in ambito QC/E&I.
- Competenze tecniche:
- Conoscenza di base di documentazione tecnica E&I (schemi, loop diagram, cable list, test report, certificati).
- Familiarità con sistemi di gestione documentale (DMS, EDMS) e con strumenti Office.
- Comprensione di base dei flussi QC (ITP, inspection report, punch list, dossier di qualità).
- Competenze trasversali:
- Organizzazione e precisione: forte attenzione al dettaglio, ordine, metodo.
- Orientamento al processo: capacità di seguire procedure e standard, proponendo miglioramenti quando necessario.
- Comunicazione e teamwork: capacità di interfacciarsi con ispettori, manager e fornitori in modo chiaro e strutturato.
- Proattività e apprendimento: disponibilità a formazione on-the-job, apertura a crescere verso ruoli di maggiore responsabilità nel QC.
Inquadramento e prospettive
- Inserimento: in team QC di progetto, con percorso di affiancamento strutturato al QC Manager e al QC Inspector Leader.
- Finalità: ruolo concepito come addestramento e consolidamento in vista di futuri aumenti di carico lavoro e ampliamento del portafoglio moduli/progetti.
- Sviluppo: possibilità di evoluzione verso:
- Senior Document Controller di progetto
- QC Coordinator con responsabilità estese su dossier e reporting qualità
- Ruoli trasversali in Project Control / Project Management, in funzione di attitudini e performance.
