Stiamo cercando una figura qualificata per il ruolo di Segretario/a Specializzato/a nella Documentazione Aziendale Riservata e Supporto Amministrativo Legale. La persona selezionata opererà a stretto contatto con il Team Legale, supportando le attività amministrative, documentali e di coordinamento, contribuendo alla continuità operativa e al miglioramento dei processi interni, anche in collaborazione con sistemi di automazione basati su intelligenza artificiale. Responsabilità principaliGestione PEC e comunicazioni ufficiali - Gestione delle PEC aziendali in arrivo: verifica del contenuto, classificazione e inoltro ai dipartimenti competenti. - Coordinamento per assicurare coerenza tra PEC e attività sviluppate tramite tool digitali. - Smistamento, monitoraggio, archiviazione e gestione delle scadenze collegate alle comunicazioni ufficiali. Supervisione dei processi automatizzati e flussi AI - Controllo quotidiano dei processi automatizzati dall'intelligenza artificiale. - Verifica dell’allineamento tra PEC ricevute e task generati tramite tool digitali. - Escalation e segnalazione di anomalie o discrepanze. Supporto amministrativo-legale - Raccolta di informazioni e documentazione dai reparti interni in relazione a richieste legali o aziendali. - Compilazione di modelli legali standard, previa disponibilità e verifica delle informazioni necessarie. - Supporto alla gestione delle scadenze legali e gestione delle task generate da un tool digitale. Gestione documentale e archiviazione - Archiviazione e organizzazione di documenti digitali e fisici (Google Drive, ClickUp, App aziendali). - Creazione di report relativi alle PEC, monitoraggio dei flussi di lavoro e dei rapporti giuridici. - Assicurare un sistema di archiviazione sicuro, strutturato e facilmente accessibile. Supporto di segreteria aziendale - Supporto allo Studio legale esterno per la raccolta e il completamento delle delibere del Consiglio di Amministrazione / General Manager. - Coordinamento amministrativo con consulenti esterni (raccolta materiale informativo, invio feedback interni, follow-up). Misurazione delle prestazioni La valutazione della performance si baserà su indicatori qualitativi e quantitativi, tra cui: - Accuratezza nel trattamento dei dati e corretta gestione PEC e comunicazioni confidenziali e riservate. - Tempestività nella gestione di task, documenti e richieste interne. - Capacità di individuare e correggere problemi nei flussi automatizzati, con escalation quando necessaria. - Qualità dell’organizzazione e archiviazione documentale. - Proattività nel raccogliere informazioni mancanti. - Affidabilità e continuità del supporto, soprattutto nei periodi di alta attività o assenze del team legale. - Contributo alla riduzione del carico amministrativo dei professionisti legali. Nel tempo, l’impatto del ruolo sarà misurato anche dalla crescente capacità del team legale di focalizzarsi su attività strategiche (contrattualistica, M&A, compliance), riducendo i compiti ripetitivi o operativi. Competenze richieste - Esperienza di 3-5 anni in ruoli amministrativi, operativi o di supporto, preferibilmente in contesti legali o aziendali. - Ottime capacità organizzative, precisione e attenzione ai dettagli. - Capacità di gestire più attività contemporaneamente, con priorità e scadenze serrate. - Conoscenza di strumenti di gestione documentale e piattaforme di project management (es. Google Drive, ClickUp). - nella gestione di informazioni confidenziali. - Autonomia operativa e capacità di collaborare con diversi dipartimenti. - Buona conoscenza dell’inglese scritto e parlato. - Un ruolo operativo con responsabilità nella gestione delle comunicazioni aziendali riservate e supporto diretto al Team Legale. - Un ambiente dinamico, internazionale e strutturato. - Opportunità di lavorare con processi innovativi basati su automazione e intelligenza artificiale. - Possibilità di contribuire al miglioramento e alla digitalizzazione dei flussi documentali e legali aziendali. - Possibilità di lavoro da remoto (smart working). Dettagli contrattuali Contratto: Full-time 40 ore, Tempo indeterminato Disponibilità: Dal lunedì al venerdì Modalità di lavoro: Da remoto (smart working). Se sei una persona precisa, organizzata, affidabile e orientata ai processi, questa è un’opportunità per contribuire attivamente al funzionamento del team legale e dell’azienda. Contratto di lavoro: Tempo indeterminato, Tempo pieno