Siamo un'azienda italiana operante nella ricerca e selezione del personale che si occupa di soddisfare le necessità dei clienti offrendo servizi personalizzati.
Assistente Operativo e Backoffice Qualità
Missione del Ruolo
Garantire ordine, puntualità e coerenza nei flussi informativi, documentali e amministrativi di SAEM, liberando la Direzione e i progettisti da attività ripetitive o burocratiche, così da aumentare la produttività complessiva dell’azienda.
Responsabilità Principali
* Gestione amministrativa ordinaria
* Gestione e smistamento email aziendali (filtraggio, priorità, risposta base).
* Redazione e archiviazione documenti amministrativi (ordini, DDT, fatture, preventivi).
* Aggiornamento sistematico di Fatture in Cloud e altri gestionali.
* Gestione scadenze e adempimenti
* Mantenere aggiornato lo scadenzario unico (polizze, corsi, certificazioni, contratti,
* manutenzioni).
* Coordinarsi con SEWA e altri partner per ricevere aggiornamenti su corsi e adempimenti.
* Garantire zero scadenze dimenticate.
* Supporto al Sistema Qualità (ISO 9001)
* Aggiornare formazione personale e registri interni.
* Mantenere aggiornata la documentazione su risorse e processi.
* Supportare gli audit interni con report e documenti richiesti.
* Supporto ai progettisti e ufficio tecnico
* Eseguire attività di compilazione o archiviazione (preventivi, offerte, ordini, allegati tecnici).
* Gestire numerazioni documenti e coerenza archivio digitale.
* Preparare documenti per gare e forniture.
* Comunicazioni e coordinamento interno
* Gestire auguri, comunicazioni interne e piccoli eventi aziendali.
* Favorire la chiarezza nei flussi di comunicazione interna.
* Risultati Attesi (KPI misurabili)
* 100% scadenze rispettate senza solleciti esterni.
* Zero errori formali nei documenti inviati o archiviati.
* Aggiornamento ISO completato mensilmente.
* Riduzione del 30% del tempo operativo non tecnico del Direttore e dei progettisti entro 6 mesi.
Requisiti del Ruolo
* Diploma o laurea breve in ambito amministrativo/organizzativo.
* Esperienza pregressa in aziende tecniche o manifatturiere.
* Conoscenza di base delle procedure ISO 9001.
* Padronanza di Excel, gestionali cloud (es. Fatture in Cloud), e strumenti di archiviazione digitale.
* Precisione, autonomia, capacità di mantenere ordine sotto pressione.
Soft Skills Chiave
* Mentalità di servizio e collaborazione.
* Capacità di priorità e sintesi.
* Discrezione e affidabilità.
* Attitudine al miglioramento continuo.
* Reportistica
Report settimanale sintetico (max 10 righe):
* Attività completate
* Scadenze in arrivo
* Anomalie o blocchi
Inquadramento e Retribuzione
Impiegato amministrativo livello 3–4 CCNL Metalmeccanici.
Retribuzione lorda annua 28–32k (commisurata a esperienza e autonomia).
Orario full-time con possibilità futura di part-time orizzontale o flessibile.
Onboarding (Prime 4 settimane)
Settimana 1: familiarizzazione con SAEM, processi, archivi e scadenze.
Settimana 2: gestione email e primi inserimenti in Fatture in Cloud.
Settimana 3: assunzione gestione scadenzario e ISO.
Settimana 4: autonomia base e primo report settimanale completo.