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Job Description:
Parsons is looking for an amazingly talented Senior Administrator to join our team In this role you will get to directs and guide the administrative activities for all functions within an assigned office. Functions may include, but are not limited to: accounting, facilities, human resources, and/or administrative support services. Specific location will determine activity of emphasis. This administrative position may require the incumbent to exercise discretion and independent judgment in order to meet established objectives. Experience in coordinating and administering a variety of activities enable the incumbent to relieve the manager of most day-to-day details. May provide guidance to lower-level administrative support personnel.
What You'll Be Doing:
* Relieves manager of administrative tasks to keep the office running smoothly. Understands priorities within the office and helps ensure that they are met. Establishes office guidelines and procedures; anticipates where problem areas may arise; evaluates alternative methods of accomplishing tasks and meeting goals; and initiates suitable action. This may include recommendation for temporary reassignment of personnel to meet increased workload in one area or for one project.
* Keeps current on all Company policies and procedures, interpreting and administering same.
* Initiates reports, as appropriate, for any or all functions. Gathers, organizes, and analyzes materials; produces and distributes data in graphic, spreadsheet, or narrative format. May develop computerized logs. Develops guidelines for standard reports from each function.
* May administer the group's operating budget and/or the merit budget. Gives input for initial figures; investigates, resolves, and reports to the manager on all variances. May make recommendations for out-of-policy salary actions.
* Serves as liaison between group to which assigned and others within the same division, as appropriate. Ensures clear communication regarding all administrative issues.
* May provide guidance to lower-level administrative support personnel, assigning work, reviewing completed assignments, and offering training and guidance. May provide input for, or complete, performance evaluations.
* Performs other responsibilities associated with this position as may be appropriate.
What Required Skills You'll Bring:
* High school diploma (or equivalent) and typically 5+ years of relevant work experience.
* Proficiency in MS Office with expertise in Microsoft Word, PowerPoint and Excel.
* Ability to analyze and revise operating practices to improve efficiency.
* Detail oriented and comfortable working in a fast-paced office environment
* Exceptional oral and written communication skills
* Superior organization skills and dedication to completing projects in a timely manner
Descrizione della Posizione:
Dirige e guida le attività amministrative per tutte le funzioni all'interno di un ufficio assegnato. Le funzioni possono includere, ma non sono limitate a: contabilità, strutture, risorse umane e/o servizi di supporto amministrativo. La sede specifica determinerà l'attività di maggiore rilevanza. Questa posizione amministrativa può richiede discrezione e giudizio indipendente al fine di raggiungere gli obiettivi stabiliti. L'esperienza nel coordinamento e nella gestione di una varietà di attività consente di sollevare il datore di lavoro (manager) dalla maggior parte delle attività giornaliere. Può fornire assistenza al personale di supporto amministrativo di livello inferiore.
RESPONSABILITÀ SPECIFICHE:
* Solleva il manager dai compiti amministrativi per garantire il corretto funzionamento dell'ufficio. Comprende le priorità all'interno dell'ufficio e contribuisce a garantire che vengano rispettate. Stabilisce le linee guida e le procedure dell'ufficio; anticipa dove potrebbero sorgere problemi; valuta metodi alternativi per svolgere i compiti e raggiungere gli obiettivi; avvia azioni adeguate.
* Si mantiene aggiornato su tutte le politiche e le procedure aziendali, interpretandole e amministrandole.
* Avvia rapporti, se del caso, per una o tutte le funzioni. Raccoglie, organizza e analizza i materiali; produce e distribuisce i dati in formato grafico, tabellare o narrativo. Può sviluppare registri computerizzati. Sviluppa linee guida per i rapporti standard di ciascuna funzione.
* Può amministrare il budget operativo del gruppo e/o il budget di merito. Fornisce input per il budget di riferimento e riferisce al manager su eventuali variazioni.
* Funge da collegamento tra il gruppo a cui è assegnato e altri all'interno della stessa divisione, a seconda dei casi. Assicura una comunicazione chiara su tutte le questioni amministrative.
* Può fornire assistenza al personale di supporto amministrativo di livello inferiore, assegnando il lavoro, revisionando i compiti completati e offrendo formazione e assistenza. Può fornire input per le valutazioni delle prestazioni o completarle.
* Svolge altre responsabilità associate a questa posizione, a seconda dei casi.
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ISTRUZIONE/ESPERIENZA:
* Diploma di scuola superiore (o equivalente) e in genere 5+ anni di esperienza lavorativa relativa all'impiego.
COMPETENZE/ABILITÀ:
* Ottima conoscenza di MS Office con competenza in Microsoft Word, PowerPoint ed Excel.
* Capacità di analizzare e rivedere le pratiche operative per migliorare l'efficienza.
* Attenzione ai dettagli e capacità di lavorare in un ambiente d'ufficio frenetico.
* Eccezionali capacità di comunicazione orale e scritta.
* Ottime capacità organizzative e dedizione al completamento dei progetti in modo tempestivo.
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