Punti fondamentali:
Sede di lavoro: Arezzo
Contratto: Tempo determinato (per trasformarlo a tempo indeterminato a fine periodo)
RAL: da 21.000 Euro annui a 27.000 Euro annui a seconda risultato dei test in selezione
Breve Descrizione:
Ciao,
Come stai?
Stiamo cercando un/una Office Manager per la sede di Arezzo.
Lavorerai fianco a fianco con tutti i membri del team nella gestione dei processi day-by-day, con il commercialista per la fatturazione (attiva e passiva) e a fianco a fianco con il CEO per la gestione ordinaria delle attività.
I nostri processi sono estremamente automatizzati e digitali, quindi è necessario che tu abbia una fortissima dimestichezza con il mondo digitale (è parte del processo di test nella selezione).
Siamo una società in fortissima crescita e con una enorme motivazione per creare un ambiente sano, costruttivo e stimolante (valori in cui crediamo tanto).
Se sei un/una nerd a cui piace gestire processi, organizzare e trovare soluzioni, sei la persona che fa per noi!
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Chi siamo
Castro & Partners è una società di consulenza e formazione manageriale ( operante a livello nazionale, con centinaia di clienti attivi.
La nostra mission è creare impatto nel mondo manageriale e imprenditoriale, attraverso percorso di consulenza, coaching e formazione efficaci, pratici e orientati al risultato.
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➡️ Mission del ruolo
Garantire cassa in ordine, clienti soddisfatti e processi snelli, supportando direttamente il CEO e coordinando le attività amministrative day-by-day.
➡️ Cosa farai (responsabilità)
Amministrazione & Billing
- Gestione fatturazione elettronica Attiva/Passiva (SdI), prima nota operativa, scadenziario e riconciliazioni.
- Emissione note di credito, proforma, quadrature incassi e report mensili per il commercialista.
Customer Operations
- Contatto con i clienti (email/telefono), aggiornamento anagrafiche e contratti, gestione richieste post-vendita.
- Monitoraggio NPS/feedback e micro-azioni di retention (rimborsi, voucher, upgrade).
Credit Management
- Solleciti bonari, piani di rientro e coordinamento con società partner per il recupero crediti.
- KPI su aging crediti e DSO, con reportistica al CEO.
CEO Office & Office Management
- Agenda, riunioni, minute & follow-up; gestione fornitori, ordini e piccole pratiche d’ufficio.
- PEC, firma digitale, scadenze amministrative e documentali.
Digital Ops
- Standard operativi (SOP) e knowledge base; piccole automazioni (es. Zapier/n8n) per eliminare lavoro ripetitivo.
- Dashboard operative su Fogli/BI, tracciamento OKR/KPI di amministrazione e customer operations.
➡️ Requisiti “must”
- 2–4 anni in ruoli amministrativi/office manager in PMI o startup.
- Ottima padronanza fatturazione elettronica, scadenziari e riconciliazioni; interfaccia fluida con il commercialista.
- Skill digitali forti : Google Workspace, Fogli/Excel avanzato (pivot, filtri, cerca.x, funzioni testuali/numeriche).
- Capacità di relazione telefonica e scritta impeccabile in italiano; inglese almeno B1.
- Precisione, riservatezza, problem solving, autonomia e robusto orientamento all’esecuzione.
➕ Plus che apprezziamo
- Esperienza con CRM/Helpdesk (es. Brevo/HubSpot/Freshdesk).
- Dimestichezza con Notion/Confluence, Slack, strumenti di BI (Metabase/Looker Studio/Power BI).
- Familiarità con centralini cloud (es. Voxloud), PEC/firma digitale, portali PA.
- Nozioni base GDPR/contrattualistica fornitori; automazioni (Zapier/n8n).
➡️ Strumenti con cui lavorerai
Google Workspace • Fogli/Excel • Gestionale di fatturazione elettronica (es. Fatture in Cloud/Zucchetti/TeamSystem) • CRM • Notion/Confluence • Slack • Centralino VoIP • Zapier/n8n • Metabase/Looker Studio • Asana/Trello.
✅ Cosa offriamo
- Contratto : tempo determinato iniziale per poi diventare a tempo indeterminato (non valutiamo modifiche). Full remote con formazione in sede (1 settimana)
- Crescita : percorso verso Head of Admin/RevOps o Chief of Staff (track junior).
- Formazione : accesso ai corsi ManagementAcademy.it e certificazioni interne.
- Ambiente snello, responsabilità reale, cultura del miglioramento continuo.
Se pensi di avere i requisiti adatti, candidati!