Technical Office Specialist
Area: Operations & Maintenance
Riporto: Head of Operations and Maintenance
Tipologia impiego: Tempo Pieno - ModalitĂ Ibrida
Sede di lavoro: Roma Eur đź“Ť
NecessitĂ : Immediata
🌱 Chi siamo
- Retina opera in un contesto in forte crescita e caratterizzato da un’elevata complessità tecnica, in cui impianti di biometano, attività di manutenzione, coordinamento dei fornitori, gestione della flotta di logistica e documentazione tecnica devono integrarsi in modo preciso ed efficiente.
- Siamo alla ricerca di un Technical Office Specialist che supporti il team di Operations & Maintenance nella gestione delle attivitĂ tecniche e amministrative. La figura si occuperĂ , in particolare, della gestione della documentazione tecnica, dei sistemi di archiviazione, dei registri fornitori, delle pratiche operative, della documentazione relativa alla manutenzione e alla logistica, oltre che delle attivitĂ quotidiane di back office.
- Cerchiamo una persona precisa, organizzata e orientata alla risoluzione pratica dei problemi: qualcuno che sappia creare ordine, mantenere aggiornate le informazioni, seguire le attivitĂ con interlocutori interni ed esterni e assicurare che documenti, pratiche e rapporti con i fornitori siano gestiti correttamente e nei tempi previsti.
- La posizione è ideale per candidati con esperienza in un ufficio tecnico, in ambito Operations, in ruoli di back office amministrativo o in contesti industriali affini. Sono fondamentali una forte attenzione al dettaglio, affidabilità operativa e il desiderio di contribuire in modo concreto alla crescita e alla strutturazione di Retina.
Principali ResponsabilitĂ :
Documentazione tecnica e Archiviazione
- Gestione e aggiornamento dell’archivio digitale e cartaceo della documentazione relativa alle attività di Operations & Maintenance.
- Definizione e applicazione di criteri chiari di archiviazione, convenzioni di denominazione dei file, strutture delle cartelle, controllo delle versioni e monitoraggio dello stato dei documenti, assicurando che le informazioni siano complete, affidabili e facilmente reperibili.
- Coordinamento con operatori, fornitori, appaltatori, operatori logistici, compagnie assicurative, societĂ di leasing o noleggio e partner per la gestione dei mezzi, al fine di raccogliere la documentazione mancante e mantenere i registri costantemente aggiornati.
Pratiche amministrative e Back Office O&M;
- Supporto alla preparazione, presentazione e gestione delle pratiche amministrative e tecniche relative all’operatività degli impianti, alle attività di manutenzione, agli interventi dei fornitori, ai processi logistici, alla gestione dei mezzi e agli adempimenti normativi.
- Predisposizione e organizzazione della documentazione necessaria per autorizzazioni, certificazioni, richieste tecniche, rapporti di manutenzione, accessi ai siti, qualificazione dei fornitori, permessi per i mezzi, pratiche assicurative, registrazione di incidenti, richieste di risarcimento e altri processi operativi.
- Monitoraggio di scadenze, rinnovi, documenti mancanti e attivitĂ aperte in ambito Operations & Maintenance, incluse coperture assicurative, permessi di accesso, carte carburante, dispositivi di pedaggio, multe, sinistri e contratti di servizio.
- Gestione delle attivitĂ ricorrenti di back office O&M; con metodo e precisione.
Gestione e Coordinamento di fornitori e partner
- Supporto alla gestione dei rapporti quotidiani con fornitori, appaltatori, partner tecnici, operatori logistici, compagnie assicurative, societĂ di leasing o noleggio e partner per la gestione dei mezzi coinvolti nelle attivitĂ di Retina.
- Richiesta, raccolta e organizzazione della documentazione di fornitori e partner, incluse offerte, documenti tecnici, rapporti di intervento, certificazioni, documentazione sulla sicurezza, documenti amministrativi e assicurativi, contratti di leasing e documentazione relativa ai servizi sui mezzi.
- Coordinamento dei solleciti ai fornitori, delle richieste documentali, della pianificazione degli appuntamenti, delle informazioni per l’accesso ai siti, della documentazione successiva agli interventi, delle consegne o restituzioni dei mezzi e delle richieste di documentazione logistica.
- Aggiornamento dell’archivio fornitori e monitoraggio delle informazioni chiave, quali contatti, servizi forniti, stato della documentazione, scadenze e problematiche aperte.
- Promozione di una comunicazione chiara ed efficace tra partner esterni e team interno O&M;, contribuendo a garantire continuitĂ nel follow-up delle richieste e tempestivitĂ nella gestione delle esigenze operative.
Requisiti e competenze richieste:
- Diploma di scuola superiore o laurea, preferibilmente in ambito tecnico, amministrativo, gestionale o affine.
- Esperienza in un ufficio tecnico, in ruoli di back office operativo o amministrativo, oppure in contesti industriali strutturati.
- Spiccate capacitĂ organizzative, attenzione al dettaglio e capacitĂ di gestire con precisione documenti, scadenze, archivi e attivitĂ di follow-up.
- Buona padronanza di Excel, Word, Outlook e dei principali sistemi di archiviazione condivisa. La familiaritĂ con ERP, strumenti di gestione documentale, sistemi di procurement, piattaforme logistiche o strumenti di fleet management costituisce un plus.
- CapacitĂ di interagire in modo qualificato con interlocutori interni ed esterni, inclusi manager, fornitori, appaltatori, operatori logistici, officine, compagnie assicurative e partner per la gestione dei mezzi.
- Approccio pratico, affidabilitĂ e disponibilitĂ a gestire sia attivitĂ amministrative strutturate sia richieste operative.
- Forte senso di responsabilità e orientamento all’esecuzione, con la capacità di seguire le attività aperte fino alla loro conclusione e assicurare il corretto avanzamento di documentazione, pratiche e richieste operative.
- CuriositĂ e interesse a comprendere il funzionamento degli impianti di biometano, delle attivitĂ di manutenzione, dei processi logistici, degli interventi dei fornitori e delle operazioni legate alla gestione dei mezzi.
- Buona conoscenza della lingua inglese, considerata un requisito preferenziale.
Cosa offriamo
CCNL: Commercio
RAL: Range tra i 24K e i 28K