Bludental Clinique, network di cliniche odontoiatriche in robusto crescita, è alla ricerca di un* Executive Assistant* da inserire nel proprio team. Obiettivi del ruolo: - Assicurare il corretto flusso informativo e organizzativo tra Direzione e team aziendali. - Garantire la massima riservatezza e precisione nella gestione dei dati sensibili. - Coordinare attività, meeting e trasferte riducendo inefficienze e imprevisti. - Supportare la Direzione nella preparazione di documenti strategici e presentazioni. Mansioni e responsabilità: - Organizzazione di riunioni per il CEO(interne ed esterne) - Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti con i membri dell’Executive Committee (ExCo) individualmente - Organizzazione, follow-up e modifiche delle riunioni ricorrenti organizzate o richieste dal CEO (tutte pianificate a partire dall’agenda del CEO) - Prenotazione delle sale riunioni - Verifica delle sale e delle attrezzature audio/video per incontri di alto livello - Prenotazione di voli, treni, taxi e altri mezzi di trasporto (online e offline tramite agenzia viaggi) - Preparazione del programma di viaggio dettagliato - Verifica di tutti gli aspetti organizzativi in loco (prenotazione sale riunioni, catering, trasporti locali, prenotazione cene, ecc.) - Follow-up e gestione di modifiche dell’ultimo minuto al programma - Check-in dei voli - Gestione delle pratiche per il visto - Organizzazione delle riunioni mensili dell’ExCo e di qualsiasi altra riunione correlata - Preparazione dell’agenda dell’ExCo - Invio di inviti calendario agli ospiti esterni - Presenza e assistenza completa durante ogni riunione - Organizzazione del programma di onboarding per i nuovi membri dell’ExCo - Primo contatto confidenziale con i nuovi membri dell’ExCo (es. organizzazione del viaggio di ricollocamento, programma, prenotazione voli e trasferimenti) - Organizzazione degli incontri annuali off-site: o Ricerca e verifica della location o Definizione del programma e gestione degli aspetti logistici Competenze: - Ottima padronanza del pacchetto Office (Excel, PowerPoint, Outlook). - Buona conoscenza di software di gestione agenda e project management - Conoscenza fluente della lingua inglese (C2)- Eccellenti capacità organizzative e di problem solving. - Riservatezza e affidabilità. - Comunicazione chiara ed efficace. - Gestione delle priorità e resistenza allo stress. - Flessibilità e orientamento al risultato. Esperienze e abilità: - Esperienza pregressa di almeno 3 in ruoli di Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager a diretto supporto di Top Management (CEO, Direttori Generali o membri del Board). - Esperienza maturata in contesti multinazionali o corporate complessi, con reporting internazionale. - Comprovata esperienza nella gestione di comitati esecutivi e consigli di amministrazione, inclusa la preparazione di materiali confidenziali e la gestione della logistica di alto livello. - Background nella coordinazione di eventi aziendali, trasferte internazionali e programmi di onboarding per dirigenti. - Esperienza nella gestione di informazioni sensibili e relazioni con stakeholder esterni, quali consulenti, studi legali, investitori e partner istituzionali.