Office Manager e assistente amministrativo
Come Office Manager e assistente amministrativo, sarai il punto di riferimento per la vita quotidiana di Giga Design Studio.
Cerchiamo una persona affidabile, puntuale, curiosa e proattiva, che desideri contribuire al miglioramento della vita dello studio. Sarà nostra premura formarti sulle procedure amministrative interne e sugli standard operativi di Giga, la cosa importante è che la tua attitudine sia in linea con quella dello studio. Il tuo ruolo sarà quello di garantire che lo studio funzioni in modo snello e armonioso, coordinando le attività operative e supportando il team in tutto ciò che serve per lavorare al meglio. Collaborerai a stretto contatto con i partner e con il resto del team, occupandoti degli aspetti pratici, organizzativi e amministrativi che permettono allo studio di dedicarsi serenamente ai propri progetti.
Mansioni previste
Office Management
- Supervisione quotidiana dello spazio di lavoro (forniture, manutenzioni, pulizie, ordine generale).
- Gestione degli ordini di acquisto e monitoraggio delle forniture.
- Gestione dei rapporti con fornitori, tecnici e servizi esterni.
- Gestione delle necessità pratiche del team (dotazioni, chiavi, accessi, postazioni).
- Supporto all'organizzazione di meeting, eventi interni e viaggi di lavoro.
Segreteria Generale
- Accoglienza di clienti, ospiti e collaboratori esterni.
- Gestione della casella di posta dell'amministrazione dello studio.
- Gestione delle comunicazioni telefoniche indirizzate allo studio.
- Compilazione di moduli e documentazione per clienti e fornitori.
- Supporto operativo per commissioni e attività quotidiane connesse al funzionamento dello studio.
Amministrazione
- Gestione della contabilità tramite Fatture In Cloud.
- Invio e registrazione di fatture, note spese e riconciliazioni bancarie.
- Coordinamento con il commercialista per la supervisione delle pratiche contabili.
- Gestione dell'archivio documentale di documenti e scontrini da trasferire al commercialista.
- Coordinamento con il consulente del lavoro per nuove assunzioni e rilevazione presenze.
- Monitoraggio di ferie, permessi e ore lavorative.
- Gestione dell'onboarding dei nuovi collaboratori.
Cosa chiediamo
- Esperienza pregressa in ruoli di office management, segreteria organizzativa o amministrazione.
- Ottime capacità organizzative, precisione e attenzione ai dettagli.
- Spirito pratico, autonomia e capacità di problem solving.
- Proattività e attitudine collaborativa in un contesto dinamico e multidisciplinare.
- Disponibilità a lavorare in presenza nel nostro ufficio in Via Tonale 22, Milano.
Software richiesti
- Google Workspace (Sheets, Gmail, Drive, Calendar, Chat, Meet)
- Fatture in Cloud per la contabilità ordinaria.
- Home Banking (Fineco e Qonto) per operazioni bancarie e riconciliazione.
Lingue richieste
- Italiano.
- Inglese a livello B1, per comunicazioni amministrative.
- Eventuali altre lingue sono un nice to have.
Cosa offriamo
- Un ambiente di lavoro stimolante, creativo, amichevole e informale con un team multidisciplinare di circa venti persone.
- Una struttura amministrativa snella, con processi già ben rodati e ottimizzati.
- Un contratto a tempo determinato, con possibilità di trasformazione a tempo indeterminato.
- Un impegno di 30 o 40 ore settimanali (da concordare in base alla tua disponibilità).
- Il pranzo, con possibilità di consumarlo in studio insieme al resto del team.
- Una RAL a partire da 24.000 € (per 40 ore settimanali) basata sulla tua esperienza lavorativa.
Chi Siamo
Giga Design Studio è uno studio creativo con sede a Milano. Dal 2017 sviluppa identità visive, piattaforme digitali ed esperienze interattive, offrendo servizi che spaziano dalla direzione creativa al branding, alla UX / UI, al motion design, allo sviluppo di siti web e app, fino a esperienze in realtà aumentata e ambienti Unity. Giga collabora con clienti internazionali in vari settori, in particolare moda, arte, design e cultura. Lo studio dedica una parte significativa del proprio tempo alla ricerca indipendente, esplorando estetiche computazionali, ambienti interattivi e media emergenti, fungendo da pipeline di ricerca e sviluppo per la produzione commerciale e istituzionale. Con un team di circa venti persone, Giga Design Studio è un ambiente giovane e stimolante, ideale per persone che con la loro proattività possano contribuire alla gestione e alla crescita operativa dello studio.
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