Company Vibram S.p.A., è una multinazionale italiana leader nella produzione e nella commercializzazione di suole in gomma ad alte prestazioni, simbolo di innovazione e design. Oltre all’Headquarters Italiano e i suoi uffici centrali a Milano, Vibram vanta locations internazionali con siti produttivi, centri ricerca e sviluppo e di rappresentanza negli Stati Uniti, in Cina, in Giappone e in Brasile. Job Title - OFFICE ASSISTANT_ Mission La mission della posizione è quella di supportare la sede di Milano (Presidenza) con l’obiettivo di garantire efficienza e l’organizzazione delle attività quotidiane che si svolgono presso l’ufficio. Il ruolo garantisce inoltre supporto all’Executive Assistant del Presidente nell’operatività delle mansioni previste dalla posizione. Job Le principali mansioni e responsabilità affidate alla posizione saranno le seguenti: - Confrontarsi quotidianamente con l’Executive Assistant del Presidente al fine di assicurare efficienza in tutti gli aspetti legati alla gestione delle attività d’ufficio - Essere responsabile dell’apertura e della chiusura degli uffici della Presidenza, rispettandone gli orari di ingresso e uscita - Organizzare le sale riunioni, predisponendo gli ambienti e le strumentazioni adeguate (ad es. allestire degli spazi, predisporre bevande per gli ospiti, preparare caffè, coordinarsi con i catering esterni, laddove sono previsti etc ) - Assicurarsi che gli uffici siano puliti e in ordine: controllare che i servizi igienici siano forniti di tutto il necessario (asciugamani, saponi etc ); verificare periodicamente che la dispensa sia sempre rifornita di bevande, snack etc - Occuparsi degli acquisti per l’ufficio, quali, ad esempio, la cancelleria e altro materiale necessario a garantire l’efficienza delle attività lavorative presso la Presidenza - Supervisionare eventuali anomalie degli uffici, al fine di confrontarsi prontamente con l’Office Manager, così da mantenere l’efficienza e la sicurezza degli spazi (ad es. controllo della pulizia degli spazi, controllo estintori, assicurarsi che la rete Wi-Fi funzioni etc ) - Coordinarsi regolarmente con l’Executive Assistant per supportarla nella prenotazione di viaggi per la Presidenza (voli, alberghi, ristoranti etc ), confrontandosi anche, laddove richiesto, con l’agenzia viaggi esterna e con la collega che si occupa della gestione delle trasferte - Gestione della nota spese della Presidenza La posizione risponderà all’Executive Assistant. Luogo di lavoro: Milano. Skills - Persona di fiducia, integrità, riservatezza - Ottima capacità di ascolto e spiccate doti relazionali - Senso di responsabilità, precisione e affidabilità - Eccezionali doti organizzative e di autonomia nello svolgere le mansioni affidate - Massima flessibilità e disponibilità (dovrà essere presente in ufficio tutti i giorni, dal lunedì al venerdì) - Buona conoscenza della lingua inglese - Buona conoscenza del pacchetto Office e dimestichezza nell’utilizzo di Internet - Preferibile precedente esperienza di circa 1 anno in un ruolo simile - In possesso di un Diploma di scuola media superiore - Necessaria residenza in Milano città - In possesso di patente di guida Offer Prevista assunzione diretta in azienda. Contratto di lavoro: Tempo pieno, Tempo determinato Benefit: - Assistenza sanitaria integrativa - Bevande gratis - Cellulare aziendale - Computer aziendale - Convenzioni aziendali - Sconti sui prodotti o servizi dell'azienda - Snack gratis Disponibilità: - Dal lunedì al venerdì Retribuzione supplementare: - Premio di produzione - Tredicesima