Descrizione del ruolo:
Stiamo cercando un'
Assistente dell'Amministratore/Direttore generale
altamente organizzata, discreta e proattiva, che supporti la direzione aziendale nelle attività quotidiane, gestendo in modo efficiente la comunicazione, le agende e le priorità.
Responsabilità principali:
·
Supporto all'Amministratore e al Direttore Generale
: gestione agenda, organizzazione riunioni e trasferte, redazione verbali, presentazioni, report e documenti, filtro comunicazioni.
·
Comunicazione e Coordinamento
: gestione rapporti con clienti e partner, redazione corrispondenza ufficiale, coordinamento con reparti interni ed esterni.
·
Gestione Documentale /riservatezza e compliance
: archiviazione documenti, eventuale gestione dati sensibili e riservati.
·
Organizzazione Eventi e Logistica
: pianificazione viaggi, fiere, visite aziendali e gestione logistica interna.
·
Attività Amministrative
: gestione eventuali note spese, supporto alla contabilità per attività minori.
Requisiti richiesti:
* Diploma di maturità o laurea, preferibilmente in ambito linguistico, economico o umanistico.
* Capacità di gestire priorità e stress in un contesto dinamico.
* Esperienza pregressa nel ruolo di assistente di alta direzione.
* Ottima conoscenza del pacchetto Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) con
livello di excel avanzato
.
* Precisione, ottime capacità organizzative, comunicative e relazionali.
* Riservatezza, precisione e capacità di lavorare sotto stress.
* Conoscenza di base delle normative del settore alimentare (plus).
* Padronanza della lingua inglese (eventuale seconda lingua gradita).
Mansionario Segretaria di Direzione – Azienda Alimentare
1.
Supporto all'Amministratore e al Direttore Generale
· Gestione dell'agenda dell'Amministratore (appuntamenti, riunioni, trasferte, scadenze).
· Organizzazione di meeting interni ed esterni, inclusa la predisposizione di ordini del giorno e verbali.
· Filtro delle comunicazioni in entrata (telefonate, e-mail, posta) e smistamento alle funzioni competenti.
· Preparazione e revisione di presentazioni, documenti e report aziendali.
2.
Comunicazione interna ed esterna
· Cura dei rapporti con clienti, fornitori e partner strategici, garantendo riservatezza e professionalità.
· Redazione di lettere, comunicazioni ufficiali e documenti amministrativi.
· Coordinamento con i vari reparti (produzione, qualità, logistica, commerciale) per garantire flusso informativo costante con la direzione.
3.
Gestione documentale / riservatezza e compliance
· Archiviazione e aggiornamento di contratti, pratiche amministrative e documentazione aziendale.
· Gestione di informazioni sensibili con la massima discrezione.
· Eventuale collaborazione con consulenti esterni (avvocati, commercialisti, certificatori).
4.
Supporto organizzativo
· Prenotazione viaggi, trasferte, fiere e eventi di settore.
· Organizzazione di visite aziendali per clienti, ispettori, enti di certificazione.
· Coordinamento logistica interna per riunioni e comitati direzionali.
5.
Attività amministrative di base
· Controllo e gestione di note spese, rimborsi e pagamenti collegati alla direzione.
· Supporto alla contabilità per piccole attività (es. emissione ordini, richieste d'acquisto, fatture da approvare).