Annuncio dedicato alle persone appartenenti alle categorie protette - legge 68/99. Seltis Hub D&I ricerca per azienda cliente un/a Office Administrator appartenente alle categorie protette. Scopo del ruolo: - Supportare la gestione quotidiana dell'ufficio nazionale e fornire assistenza al team locale fungendo da punto di collegamento per le questioni relative all'amministrazione dell'ufficio e all'elaborazione delle busta paga. - Supportare il team locale di International Education nelle attività quotidiane e relative ai progetti assicurando che il supporto fornito agli utenti sia aggiornato e in linea con il nuovo processo e/o i miglioramenti implementati. Principali responsabilità: 1. Amministrazione - Compilazione delle schede orarie del personale per la gestione paghe alla fine di ogni mese - Archiviazione di tutti i rendiconti spese cartacei - Amministrazione e coordinamento della flotta di veicoli in leasing - Eseguire l'amministrazione della conformità sanitaria aziendale, coordinando tutti gli appuntamenti medici correlati al lavoro e assicurandosi che il personale sia aggiornato con la propria certificazione obbligatoria - Contatto per problemi relativi alle buste paga in coordinamento con il Regno Unito - Responsabile della salute e della sicurezza dell'ufficio di Bologna. 2. Supporto ai team di marketing: - Supporto logistico per gli eventi: collegamento con i fornitori (alberghi, esempi di gestione eventi) - Accordi finanziari (ad esempio creazione di fornitori, contratti, emissione di ordini di acquisto, elaborazione fatture) - Supporto per cerimonie OCLA (biennali) ottobre-novembre e gennaio-aprile, HEAC, premi per i cambiamenti climatici, lanci di prodotti, eventi PLD (non limitati solo agli eventi menzionati) - Unione e stampa di certificati - Gestione dell'inventario e degli ordini per il merchandising (marketing) - Richiesta di opzioni di viaggio per formatori e relatori - Compilazione di kit di documenti di viaggio per relatori, formatori in visita nella regione per impegni di lavoro - Voli individuali per i delegati, trasferimenti, preferenze per hotel e pasti. A seconda degli accordi finanziari, tramite agenzie di viaggio e/o pre-approvare i rimborsi 3. Doveri aggiuntivi (10%): - Svolgere qualsiasi altro dovere che possa essere ragionevolmente richiesto dal tuo responsabile immediato o Direttore regionale. 4. Norme e procedure - Rispettare tutte le norme e le procedure in termini di Conformità, Finanza ed Etica Relazioni chiave (interne ed esterne) Interne: - Senior Regional Manager, Italia, International Education (responsabile di linea) - Country Director Italia, - OA a tempo pieno, Bologna - Team regionali italiani Esterni: fornitori, provider di servizi necessari per supportare le funzioni dell'ufficio, aziendali e di team e correlati alle operazioni dell'ufficio locale (servizi di pubblica utilità, fornitori di servizi ecc.) Qual è il principale impatto di questo ruolo sull'azienda? Il ruolo prevede di fornire supporto amministrativo per il 50% del tempo e al buon funzionamento dell'ufficio di Bologna e supporto back-office al team per il restante 50%. Requisiti essenziali: - Esperienza nel fornire supporto amministrativo - Esperienza come amministratore di ufficio - Esperienza in Payroll - Laurea triennale auspicabile - Appartenenza alle categorie protette Sede di lavoro: Bologna