Hybrid Agency: Havas Life Milan Job Description Summary: The Executive Assistant provides high level secretarial and administrative support for one or more of the organization’s executives, requiring discretion, confidentiality, a good understanding of technical and business vocabulary, and a detailed knowledge of the organization’s operations, procedures, and people. Job Description: Havas Life, agenzia specializzata nella comunicazione Healthcare & Wellbeing, ricerca un/a Executive Assistant La risorsa inserita si occuperà delle seguenti attività: Assistenza al CEO: - Assistenza personale al CEO: agenda, impegni e viaggi, organizzazione riunioni/meeting- Assistenza al CEO in attività di rappresentanza nell’ambito dei contatti con associazioni ed istituzioni- Relazione/supporto con il Board Italia e verso Team Internazionale- Relazioni istituzionali (clinici, opinion leaders, Società Scientifiche, Associazioni, Istituzioni e i diversi interlocutori della Direzione Generale)- Coordinamento e governance iscrizioni annuali CEO/Società ad associazioni/federazioni- Gestione firma digitale certificata e firma digitale per disposizioni di pagamento- Elaborazione e reporting al CEO note spese CEO/HH&Y per carta corporate Segreteria di presidenza per associazioni: AssoHealth / GWPR- Supporto alle attività Corporate (progetti e eventi) con il team Corp di HH&Y- Interfaccia e supporto Segreteria/Tesoreria GWPR- Supporto organizzazione Consigli Direttivi e Assemblee- Partecipazione ad alcuni meeting e redazione minute e verbali Segreteria di direzione- Acquisto titoli di viaggio per la direzione (CEO e Board), per i consulenti esterni e per tutto lo staff in occasione di meeting che coinvolgano tutta l’Agenzia- Manutenzione ed aggiornamento Database/CRM clienti- Aggiornamento rubriche e contatti Direzione/CEO- Monitoring gestione archivio su disco comune- Elaborazione note spese utilizzo carta di credito Amex Corp- Verifica richiesta autorizzazioni processo acquisti- Gestione nuovi ingressi nel team Life: coordinamento con Ufficio Personale e IT per strumenti di lavoro, accoglienza, welcome kit- Gestione contratti accordi quadro con consulenti: rinnovi, nuovi contratti e gestione operativa per la definizione degli accordi Meeting ed eventi- Organizzazione Staff Meeting e colazioni interne al team HH&Y- Organizzazione riunioni e meeting EU/Internazionale- Organizzazione, gestione e coordinamento meeting/eventi istituzionali esterni: clienti - associazioni - istituzioni- Coordinamento campagna / evento Natale- Gestione degli aspetti logistici di riunioni ed eventi della Direzione sia in sede sia fuori sede, coordinandosi con le altre figure aziendali e/o i fornitori- Accoglienza ospiti Office management- Gestione telefonia mobile ed auto aziendali- Verifica giacenze cancelleria e beni di consumo ed acquisto rifornimenti- Cooperazione alla manutenzione degli spazi in ufficio: ordine e cura degli spazi e allestimento con acqua, caffè, etc; coordinamento con i Servizi Generali per la verifica delle attività dell’impresa di pulizie e per la gestione di attività operative quotidiane o straordinarie- Gestione della biblioteca interna (da lanciare ancora on hold, parliamo di 40 libri da registrare in un libro poi in autogestione) Requisiti richiesti: - Esperienza consolidata nel ruolo di Assistente di Direzione- Conoscenza del settore Pharma & Healthcare- Ottime capacità organizzative e di coordinamento di progetti ed attività- Leadership ed autorevolezza personale- Spiccate doti di comunicazione ed abilità nella gestione delle relazioni interpersonali a tutti i livelli- Flessibilità, attitudine al problem solving, proattività- Ottima conoscenza della lingua inglese Sede di lavoro: Milano smartworking Orario di lavoro: Full-time " Autorizzo il trattamento dei miei dati personali ai sensi dell’art. 13 d. lgs. 30 giugno 2003 n°196 - “Codice in materia di protezione dei dati personali” e dell’art. 6* e 13 GDPR 679/16 - “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali” Skills: Administrative Support, Personal Assistant Duties Contract Type: Permanent Here at Havas across the group we pride ourselves on being committed to offering equal opportunities to all potential employees and have zero tolerance for discrimination. We are an equal opportunity employer and welcome applicants irrespective of age, sex, race, ethnicity, disability and other factors that have no bearing on an individual’s ability to perform their job.