Siamo un'azienda italiana operante nella ricerca e selezione del personale che si occupa di soddisfare le necessità dei clienti offrendo servizi personalizzati.
Posizione:
Assistente Operativo e Backoffice Qualità
Missione del Ruolo
Garantire ordine, puntualità e coerenza nei flussi informativi, documentali e amministrativi di SAEM, liberando la Direzione e i progettisti da attività ripetitive o burocratiche, così da aumentare la produttività complessiva dell’azienda.
Responsabilità Principali
- Gestione amministrativa ordinaria
- Gestione e smistamento email aziendali (filtraggio, priorità, risposta base).
- Redazione e archiviazione documenti amministrativi (ordini, DDT, fatture, preventivi).
- Aggiornamento sistematico di Fatture in Cloud e altri gestionali.
- Gestione scadenze e adempimenti
- Mantenere aggiornato lo scadenzario unico (polizze, corsi, certificazioni, contratti,
- manutenzioni).
- Coordinarsi con SEWA e altri partner per ricevere aggiornamenti su corsi e adempimenti.
- Garantire zero scadenze dimenticate.
- Supporto al Sistema Qualità (ISO 9001)
- Aggiornare formazione personale e registri interni.
- Mantenere aggiornata la documentazione su risorse e processi.
- Supportare gli audit interni con report e documenti richiesti.
- Supporto ai progettisti e ufficio tecnico
- Eseguire attività di compilazione o archiviazione (preventivi, offerte, ordini, allegati tecnici).
- Gestire numerazioni documenti e coerenza archivio digitale.
- Preparare documenti per gare e forniture.
- Comunicazioni e coordinamento interno
- Gestire auguri, comunicazioni interne e piccoli eventi aziendali.
- Favorire la chiarezza nei flussi di comunicazione interna.
- Risultati Attesi (KPI misurabili)
- 100% scadenze rispettate senza solleciti esterni.
- Zero errori formali nei documenti inviati o archiviati.
- Aggiornamento ISO completato mensilmente.
- Riduzione del 30% del tempo operativo non tecnico del Direttore e dei progettisti entro 6 mesi.
Requisiti:
Requisiti del Ruolo
- Diploma o laurea breve in ambito amministrativo/organizzativo.
- Esperienza pregressa in aziende tecniche o manifatturiere.
- Conoscenza di base delle procedure ISO 9001.
- Padronanza di Excel, gestionali cloud (es. Fatture in Cloud), e strumenti di archiviazione digitale.
- Precisione, autonomia, capacità di mantenere ordine sotto pressione.
Soft Skills Chiave
- Mentalità di servizio e collaborazione.
- Capacità di priorità e sintesi.
- Discrezione e affidabilità.
- Attitudine al miglioramento continuo.
- Reportistica
Altre informazioni:
Report settimanale sintetico (max 10 righe):
- Attività completate
- Scadenze in arrivo
- Anomalie o blocchi
Inquadramento e Retribuzione
Impiegato amministrativo livello 3–4 CCNL Metalmeccanici.
Retribuzione lorda annua 28–32k (commisurata a esperienza e autonomia).
Orario full-time con possibilità futura di tempo parziale orizzontale o flessibile.
Onboarding (Prime 4 settimane)
Settimana 1: familiarizzazione con SAEM, processi, archivi e scadenze.
Settimana 2: gestione email e primi inserimenti in Fatture in Cloud.
Settimana 3: assunzione gestione scadenzario e ISO.
Settimana 4: autonomia base e primo report settimanale completo.