Overview
Siamo alla ricerca di un/una ambizioso/ambiziosa Office Administrator che sia disposto/a a supportare l\'azienda nell\'operatività quotidiana affinché i dipendenti possano esprimere al massimo le loro capacità. Se hai un atteggiamento positivo e sei in grado di operare in un ambiente dinamico, abbiamo il lavoro perfetto per te!
Responsabilità principali
* Gestire le risorse materiali nell\'area di competenza, occupandosi di amministrazione generale, manutenzione del Sito, interfacciarsi con fornitori esterni, effettuare ordini, controllare i budget di spesa e la fatturazione degli acquisti in linea con la procedura stabilita, fornendo supporto alle Operations e alle Risorse Umane.
* Responsabilità della Posizione – Assistere e negoziare con i fornitori in merito alle richieste di materiale presentate al Sito, applicare il budget, rivedere la fatturazione degli acquisti, eseguire la chiusura mensile e garantire il rispetto delle procedure aziendali.
* Coordinare, in accordo con l\'impresa di manutenzione, la pianificazione del materiale di prevenzione, esaminare le misure preventive e attuarle, gestire le richieste di manutenzione.
* Effettuare revisioni trimestrali di estintori, BIE, luci, ecc. e emettere i relativi report.
* Controllo delle scorte e fornitura di materiale d\'ufficio; ricezione e monitoraggio delle richieste di materiale.
* Coordina i processi di costruzione e gli ampliamenti del Sito.
* Collabora alla preparazione di eventi aziendali.
* Controlla e revisiona tutte le strutture del Sito, assicurando che gli ambienti siano adeguatamente attrezzati e funzionanti.
* Coordina gli adempimenti di protezione e sicurezza del Sito, in collaborazione con il Dipartimento di Prevenzione dei Rischi Occupazionali e il Responsabile delle Risorse Umane; assicura l\'aggiornamento e la verifica periodica dei documenti di sicurezza.
* Gestisce i buoni pasto mensili (se applicabile).
* Esegue le procedure bancarie per gestire la piccola cassa.
* Monitora l\'impresa di pulizie e segnala gli incidenti rilevati.
* Gestisce a livello amministrativo i documenti generati nei processi di fatturazione in coordinamento con il Finance, seguendo le procedure stabilite.
* Reception (laddove richiesto) – Gestione dell\'intera area della reception; prenotazione sale riunioni; organizzazione servizi di corriere; risposte al centralino; accoglienza visite; gestione della corrispondenza e della posta interna; gestione documentazione amministrativa; predisposizione e gestione dei badge; gestione parcheggi; controllo e registro delle chiavi e delle porte dell\'edificio.
* Coordinamento di viaggio (laddove richiesto) – Organizzare viaggi e alloggi per dipendenti e ospiti; gestire questioni di viaggio secondo la policy aziendale; reperire tariffe competitive per voli, hotel e autonoleggio con l\'supporto dell\'agenzia di viaggi; assicurare viaggi sicuri ed efficienti; gestire richieste di viaggio come punto di contatto unico; curare la reportistica di viaggio e assegnare progetti speciali su richiesta.
Offerta e sviluppo
* Cosa offriamo
* Contratto di apprendistato CCNL Telecomunicazioni
* Cultura aziendale internazionale basata sull\'equilibrio vita-lavoro
* Stile di gestione informale
* Opportunità di percorsi professionali individuali
* Luogo di lavoro di supporto, lavoro di squadra a livello di dipartimento e aziendale
* Sviluppo continuo attraverso le nostre piattaforme di apprendimento guidate dalla formazione e dalla Transcom University
Qualifiche e assetti professionali
* Studi minimi: Diploma o formazione professionale avanzata in abilità di segreteria o accoglienza
* Formazione specifica o esperienza correlata
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