Per importante realtà farmaceutica nostra cliente, stiamo ricercando un/a assistente amministrativo/a scientifico/a appartenente alle Categorie Protette (Art 1 L 68/99) su Pomezia
Il ruolo prevede di fornire supporto amministrativo, contrattuale e logistico per le attività di Farmacologia Clinica, Farmacometria e DMPK Clinica.
Responsabilità principali
1) Gestione della logistica e dei viaggi (Viaggi e spedizioni)
- Organizzazione dei viaggi: Coordinare la logistica dei viaggi, inclusa la prenotazione di voli, hotel e trasferimenti per il personale che partecipa a corsi di formazione, congressi e seminari.
- Gestione delle spedizioni e dei corrieri: Gestire i flussi di spedizione nazionali e internazionali; coordinarsi con corrieri specializzati per la spedizione e la ricezione di campioni biologici o chimici (spesso che richiedono condizioni di temperatura controllata/catena del freddo).
- Assistenza per lo sdoganamento: Gestire e supervisionare le procedure e la documentazione per lo sdoganamento di merci, materiali e campioni in entrata e in uscita.
2) Pianificazione eventi e gestione uffici
- Allestimento sale riunioni: Preparare e allestire le sale riunioni, inclusi l'allestimento multimediale/AV, il materiale di supporto e l'organizzazione del catering.
- Organizzazione di riunioni e audit: Organizzare riunioni interne e incontri con i fornitori. Gestire la logistica, la programmazione e l'accoglienza degli ispettori durante gli audit di qualità.
- Manutenzione: Fungere da punto di contatto principale per i fornitori esterni in merito a interventi tecnici e manutenzione della strumentazione di laboratorio.
3) Controllo e gestione della documentazione (documenti, firme e contratti)
- Gestione delle firme: Gestire i flussi di lavoro di approvazione e facilitare la raccolta delle firme (digitali tramite DocuSign o autografe) su documenti e report ufficiali di regolamentazione.
- Recupero documenti: Ricercare, individuare e recuperare in modo efficiente documenti specifici all'interno di archivi aziendali, registri centrali o database.
- Supporto alla gestione dei contratti: Fornire supporto amministrativo per la definizione, il monitoraggio, l'organizzazione e la gestione delle scadenze di rinnovo dei contratti con fornitori, CRO e subappaltatori (inclusi CDA e MSA).
- Gestione dei registri di formazione: Mantenere e aggiornare i registri di formazione del personale, le matrici delle competenze e i registri delle qualifiche del personale.
4) Finanza, Approvvigionamento e Logistica (Budget, Ordini e Logistica)
- Ordinazione di forniture per laboratorio e ufficio: Gestire le richieste di approvvigionamento ed emettere ordini di acquisto (RDA) all'interno del sistema P2P per forniture generali per ufficio e materiali di consumo generici per laboratorio.
- Fatturazione: Supervisionare l'emissione delle fatture e monitorare lo stato dei pagamenti (approvazioni tramite il sistema BAP) in stretta collaborazione con il dipartimento centrale di finanza/amministrazione.
- Supporto al monitoraggio del budget: Assistenza nel monitoraggio delle spese, nella gestione della contabilità quotidiana e nel supporto al monitoraggio generale del budget aziendale e degli accantonamenti.
Si offre:
Tempo determinato 12 mesi
RAL 33.000€
Possibilità di Full Remote
Annuncio valido fino a: 31-Dec-2026