. Profilo e mansioni
Figura part time 24 ore settimanali (60%) con presenza in ufficio. Responsabile della gestione legale-documentale, del back office della direzione, della documentazione del personale e dei beni aziendali. La fatturazione è esclusa in quanto già gestita da altra risorsa.
Area legale e contrattuale — Talent
– Gestione e archiviazione di tutti i contratti con i talent: attivazione, scadenze, rinnovi, disdette
– Redazione dei contratti con i talent: elaborazione, aggiornamento e integrazione dei contratti esistenti
– Predisposizione e gestione di accordi di riservatezza (NDA) e lettere di incarico
– Redazione di diffide e messe in mora standard (sotto supervisione)
– Prima lettura di comunicazioni legali in entrata e smistamento alla direzione o al legale esterno
– Monitoraggio scadenze contrattuali e invio alert preventivi al team e alla direzione
Area legale e contrattuale — Clienti e Fornitori
– Redazione dei contratti commerciali con i clienti: elaborazione, aggiornamento e gestione delle clausole specifiche
– Revisione e controllo dei contratti con clienti prima della firma: verifica coerenza tra offerta approvata e contratto
– Gestione delle scadenze e dei rinnovi contrattuali con clienti
– Redazione e revisione dei contratti con fornitori di servizi
– Supporto nella predisposizione di condizioni generali di servizio e allegati contrattuali
– Coordinamento con il legale esterno per questioni contrattuali complesse
– Archiviazione e gestione documentale di tutti i contratti attivi con clienti e fornitori
Privacy e GDPR
– Mantenimento e aggiornamento del Registro dei Trattamenti (art. 30 GDPR)
– Gestione dei consensi e delle informative: redazione, aggiornamento, distribuzione
– Gestione delle richieste di accesso, rettifica o cancellazione dei dati (diritti dell'interessato)
– Monitoraggio adempimenti privacy relativi a talent, clienti e fornitori
– Interfaccia con il DPO esterno (se nominato) o con il legale di riferimento per aggiornamenti normativi
– Archiviazione sicura dei documenti contenenti dati personali
Gestione documenti del personale
– Raccolta, controllo e archiviazione dei contratti di lavoro di tutti i dipendenti e collaboratori
– Monitoraggio scadenze contrattuali del personale: contratti a termine, proroghe, fine stage
– Gestione della documentazione relativa agli stage: convenzioni, piani formativi, comunicazioni agli enti
– Interfaccia con il consulente del lavoro (Ilaria) per la trasmissione di documenti e comunicazioni
– Archiviazione buste paga, lettere di assunzione, variazioni contrattuali
– Gestione delle pratiche di onboarding documentale per i nuovi ingressi
– Gestione del profilo LinkedIn aziendale: aggiornamento, pubblicazione contenuti istituzionali, monitoraggio interazioni in coordinamento con la direzione
Assicurazioni e posizioni aziendali
– Monitoraggio e rinnovo delle polizze assicurative aziendali (RC professionale, infortuni, altri rischi)
– Gestione delle comunicazioni con le compagnie assicurative e il broker
– Controllo delle posizioni INAIL: apertura, aggiornamento, denunce di infortunio
– Monitoraggio di eventuali posizioni camerali, licenze o autorizzazioni aziendali in scadenza
– Archiviazione di tutti i documenti relativi a posizioni e registrazioni aziendali
Back office della direzione
– Gestione dell'agenda della direzione: appuntamenti, scadenze, promemoria
– Preparazione e smistamento della corrispondenza ufficiale in entrata e uscita
– Organizzazione di riunioni: logistica, documentazione, verbali quando necessario
– Supporto nella predisposizione di presentazioni e documenti interni per la direzione
– Gestione delle pratiche burocratiche con enti pubblici, notai, studi professionali
– Monitoraggio delle scadenze fiscali e amministrative da segnalare a commercialista e consulente del lavoro
Gestione beni materiali dell'ufficio
– Inventario e aggiornamento del registro dei beni aziendali (hardware, arredi, attrezzature)
– Gestione ordini di materiali di consumo e forniture per l'ufficio
– Interfaccia con fornitori di servizi (pulizie, manutenzione, utenze, connettività)
– Monitoraggio contratti di leasing o noleggio di attrezzature e relativa scadenza
– Segnalazione e gestione di guasti, riparazioni o sostituzioni di beni aziendali