Pubblicato il 17 giugno
Mansioni della posizione
L'Executive Assistant & Facilities Officer supporta il management nelle attività organizzative, amministrative e operative, assicurando il corretto funzionamento delle infrastrutture aziendali, dei servizi interni e delle attività di supporto ai clienti e alle agenzie. Consulti la panoramica del ruolo qui sotto. Se è sicuro/a di possedere le giuste competenze ed esperienze, si candidi oggi stesso. La figura svolge un ruolo chiave nel coordinamento delle attività amministrative, nella gestione dei fornitori e nel supporto alla reportistica e ai processi aziendali, supportata dal management interno. Facilities Management Gestione della manutenzione del building Coordinamento interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria. Supervisione fornitori di servizi (pulizie, sicurezza, manutenzione, utilities). Monitoraggio delle condizioni degli spazi aziendali e miglioramento dei servizi interni. Fleet & Travel Management Gestione amministrativa del parco auto aziendale (assegnazioni, contratti, scadenze, manutenzioni, assicurazioni, sinistri). Management delle prenotazioni di hotel e viaggi IT & Workplace Setup Gestione e setup dei dispositivi aziendali (laptop, telefoni, accessori) per nuovi ingressi o sostituzioni. Coordinamento con il reparto IT per assistenza tecnica. Gestione inventario dispositivi e asset aziendali. Commercial & Financial Support Validazione delle provvigioni e supporto alla verifica dei dati relativi a clienti e agenzie. Controllo e gestione dei premi per agenzie/clienti. Preparazione e aggiornamento della reportistica BI per clienti. Procurement & Data Management Gestione e monitoraggio delle RDA Monitoraggio budget relativi a servizi generali e forniture. Supporto alla creazione e aggiornamento di dashboard e report BI. Gestione e archiviazione documentale. Amministrazione del personale Consulenza lavoratori con supporto dello studio esterno Gestione fase Onboarding Sicurezza e visite mediche periodiche Audit e report costi del personale Esperienza pregressa in ruoli di Executive Assistant, Office Manager, Operations o Facilities. xivgfpx Inglese C1 Buona conoscenza di Excel e Business Intelligents Precisione e attenzione ai dettagli, soprattutto nella gestione amministrativa.
