Bewerbungsfrist 06.05.2025, 12:00 Uhr Ihr Arbeitssitz Campus Bozen, Sekretariat des Rektors Ihr Berufsbild Verwaltungsassistent:in II. Ebene Ihre Aufgaben Als Teil des Teams des Sekretariats des Rektors unterstützen Sie den Rektor und die Prorektoren der Freien Universität Bozen bei der Ausübung ihrer institutionellen Tätigkeiten. Im Detail umfasst dies die selbstständige Abwicklung verschiedener Sekretariatsaufgaben, wie z.B.: die Verwaltung der Terminkalender und die Kontaktpflege sowohl mit den internen Dienststellen als auch mit externen Institutionen, die Abwicklung der Korrespondenz, die Vorbereitung von Treffen und Sitzungen sowie die Protokollführung, die Organisation von Veranstaltungen, die Abrechnung von Dienstreisen des Rektors, der Prorektoren und der Delegierten des Rektors, die Ausarbeitung von Mitteilungen und der Unterlagen für Verfahren, die vom Rektorat unterstützt werden, die Überarbeitung von Texten, die Mitarbeit bei der Ausarbeitung von Regelungen, die Ausarbeitung von Vorschlägen für Abänderungen von bestehenden Regelungen sowie die Kontrolle der Anwendung derselben, die Vorbereitung von Dokumenten und die Abfassung der Protokolle für die vom Rektorat unterstützten Gremien. Zulassungsvoraussetzungen Abschluss eines dreijährigen Hochschulstudiums Zweisprachigkeitsnachweis C1 (ehem. Niveau A) oder gleichwertige Sprachzertifikate C1 in den vier Fertigkeiten (Hören, Lesen, Schreiben, Sprechen) Berufserfahrung in einer Verwaltung mit Organisations- bzw. Sekretariatsaufgaben (bitte erklären Sie das im online-Formular/in Ihrem CV) Sie haben noch keinen Zweisprachigkeitsnachweis und sind an diesem Auswahlverfahren interessiert? Weiter unten (s. weitere Informationen) zeigen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten auf, eine sprachliche Zertifizierung zu erlangen, um an unserem Auswahlverfahren teilzunehmen. Vorzugstitel Englischkenntnisse auf der Niveaustufe C1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens (bitte erklären Sie Ihr Sprachniveau im online-Formular/in Ihrem CV) Was Sie idealerweise mitbringen sollten Berufserfahrung im Verwaltungsbereich bzw. im organisatorischen Bereich Fähigkeiten in der Texterstellung sowie Fähigkeiten sich fließend in englischer Sprache auszudrücken selbstständiges und genaues Arbeiten Flexibilität und Fähigkeit, organisiert unter Berücksichtigung der Prioritäten effizient zu arbeiten Belastbarkeit und Anpassungsfähigkeit, in einem dynamischen, innovativen und sich verändernden Arbeitsumfeld zu arbeiten hohe Sozialkompetenzen, Freude an Teamarbeit sowie sicheres Auftreten im Umgang mit Menschen sehr gute Deutsch-, Italienisch- und Englischkenntnisse Vertrautheit mit dem Einsatz moderner Arbeitsmittel und gute Kenntnisse der Windows-Welt (Word und Excel) Wir bieten Ihnen professionelles Arbeiten in einem spannenden, multikulturellen und modernen Umfeld interessante und abwechslungsreiche Tätigkeiten fachliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie gezielte Aus- und Weiterbildung selbständige Bearbeitung Ihres Aufgabenbereichs in einem motivierten Team die Möglichkeit teilweise in Smart Working zu arbeiten Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf mit planbaren und flexiblen Arbeitszeiten (Zertifikat audit familieundberuf) So bewerben Sie sich Bewerbungen werden ausschließlich über das Bewerbungsportal der unibz angenommen. Bei der Eingabe der Daten ins Online-Portal müssen außerdem folgende Bewerbungsunterlagen hochgeladen werden: Bewerbungsschreiben (mit Unterschrift) Lebenslauf (mit Datum und Unterschrift, nicht älter als 6 Monate) Kopie des Personalausweises Es werden nur vollständige Bewerbungen zum Auswahlverfahren zugelassen. Weitere Informationen Wir informieren Sie, dass die Freie Universität Bozen am Karfreitag (18.04.2025) und am 02.05.2025 geschlossen ist. Die Vorstellungsgespräche finden in der Woche vom 12. Mai 2025 statt und werden vorrangig in Präsenz abgehalten. Die genauen Modalitäten werden den Bewerber:innen in der schriftlichen Einladung zum Vorstellungsgespräch mitgeteilt. Im Laufe des Vorstellungsgesprächs werden spezifische Fragen bezogen auf die im Stellenprofil angeführten Kriterien gestellt. Zudem können die erforderlichen Kompetenzen eventuell auch anhand eines Tests überprüft werden. Sie möchten sich für diese Stelle bewerben, sind aber noch nicht im Besitz des Zweisprachigkeitsnachweises bzw. gleichwertiger Sprachzertifikate gemäß Zulassungsvoraussetzungen? Sie haben folgende Möglichkeiten: Sie können eine Vorverlegung des Prüfungstermins für den Erwerb des Zweisprachigkeitsnachweises bei der Dienststelle für Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen beantragen. Sie können zu unserem Auswahlverfahren zugelassen werden, auch wenn Sie zum Zeitpunkt der Bewerbung lediglich die Kenntnis der zweiten Landessprache anhand von einem Sprachzertifikat nachweisen können. Auf den Webseiten des zuständigen Landesamtes können Sie überprüfen, welche Sprachzertifikate anerkannt werden. Für alle weiteren Informationen zur Erlangung des Zweisprachigkeitsnachweises wenden Sie sich bitte an die Dienststelle für die Zwei- und Dreisprachigkeitsprüfungen der Autonomen Provinz Bozen. Das Ergebnis der Auswahl für diese Stelle wird nach Abschluss des Verfahrens unter folgendem Link veröffentlicht. Wir informieren Sie, dass die im Zusammenhang mit diesem Auswahlverfahren erlangten Informationen über Verstöße („Whistleblowing“) unter folgendem Link gemeldet werden können.