ICS Maugeri SpA SB, realtà sanitaria nazionale leader nella riabilitazione multispecialistica, che occupa oltre 4.000 persone, presente in 7 regioni, guidata da un modello fondato su eccellenza clinica, equità, inclusività ed eguaglianza, ricerca per il proprio Headquarter a Pavia un/una Assistente del Top Management e Coordinamento Direzionale.
Ruolo
La figura selezionata opererà a supporto del Top Management assicurando non solo il presidio operativo e organizzativo delle funzioni, ma anche il coordinamento strutturato dei flussi informativi e il monitoraggio dell’esecuzione delle priorità direzionali.
Il ruolo prevede la gestione evoluta dell'agenda e delle comunicazioni, il coordinamento tra le funzioni aziendali per conto della Presidenza, nonché il monitoraggio dei follow-up derivanti dalle riunioni direzionali, con l’obiettivo di garantire continuità, allineamento organizzativo e rispetto delle scadenze.
La figura contribuirà a strutturare e razionalizzare il flusso delle informazioni verso la Presidenza, facilitando i processi decisionali e riducendo le interferenze operative non prioritarie.
Principali responsabilità
Gestione evoluta dell’agenda e delle priorità
* Pianificazione e governo delle agende secondo criteri di priorità strategica
* Organizzazione di incontri, riunioni e videoconferenze
* Preparazione preventiva dei materiali necessari agli incontri
* Razionalizzazione delle richieste di appuntamento e filtro delle priorità
Coordinamento direzionale e interfunzionale
* Interfaccia strutturata con i manager e le funzioni aziendali
* Coordinamento preliminare delle tematiche trasversali prima dell’escalation alla Presidenza
* Supporto nella preparazione delle riunioni direzionali
Monitoraggio dei follow-up e delle decisioni
* Redazione sintetica dei verbali con indicazione chiara di responsabilità e scadenze
* Tracciamento sistematico delle attività assegnate
* Sollecito operativo dei referenti interni
* Predisposizione di report periodici di avanzamento per la Presidenza
Gestione del flusso comunicativo
* Filtro qualificato delle comunicazioni in ingresso
* Smistamento delle richieste alle funzioni competenti
* Predisposizione di sintesi giornaliere o settimanali delle priorità
* Redazione di comunicazioni istituzionali e documenti ufficiali
Supporto organizzativo e istituzionale
* Organizzazione di viaggi e trasferte nazionali e internazionali
* Supporto nell’organizzazione di eventi e iniziative istituzionali
* Gestione della documentazione riservata e delle firme digitali
* Accoglienza ospiti e attività di rappresentanza
Requisiti e competenze chiave
* Laurea in discipline affini al ruolo
* Esperienza consolidata (preferibilmente 5-10 anni) in ruoli di assistenza di alta direzione in contesti strutturati
* Spiccata capacità di coordinamento organizzativo e gestione delle priorità
* Autorevolezza relazionale e capacità di interfacciarsi con figure manageriali
* Ottima capacità di sintesi e redazione di documenti istituzionali
* Capacità di monitorare processi e scadenze con metodo
* Elevata riservatezza e affidabilità
* Ottima padronanza degli strumenti digitali pacchetto Office 365 e dimestichezza con strumenti digitali innovati a supporto dell’attività al fine di razionalizzare il tempo
* Disponibilità a flessibilità oraria
* Ottima padronanza della lingua inglese e preferibilmente di una seconda lingua