JOB TITLE: Shutdown coordinator
CLIENT: Global Energy Operator
LOCATION: Guardia Perticara, Italy
ASSIGNMENT TYPE: Residential
START DATE: September/October 2025
CONTRACT LENGTH: Long Term 3 Year Contract
WORKING SCHEDULE: Mon-Fri 8hrs
JD:
Scope of work: Shutdown Coordinator assists the Head of Maintenance in preparing and executing shutdowns lasting over a week.
MAIN RESPONSIBILITIES:
* In coordination with the Contract and Procurement department, organizes pre-selection of contractors, drafting calls for tender, technical and commercial adjustments, and participates in the final selection of contractors.
* Support FFSD manager in spare parts demand, check availability in the warehouse, proceed with specific purchase orders whenever required.
* Acknowledge HSE objectives for the shutdown from the FFSD manager.
* Proposes and coordinates updates to site procedures for shutdown, drafting any missing or specific procedures.
* Collect HSE procedures, MoS prepared by contractors, JRAs related to each complex to prepare dedicated dossier.
* Ensures contractors are informed of and comply with HSE rules.
* Participates in safety audits during shutdowns and implements corrective actions.
* Consults with experts to assess the relevance of requested work.
* In coordination with the Contract and Procurement department, organizes pre-selection of contractors, drafting calls for tender, technical and commercial adjustments, and participates in the final selection of contractors.
* Define with FFSD manager the scope of work.
* Prepare detailed planning for the SoW defined with optimization of time schedule and resources.
* Manage optimized plan and prepare co-activities matrix.
* Organizes and coordinates work definition meetings and drafts and circulates minutes.
* Coordinates preparation for all shutdown activities (Maintenance, New Construction, and Projects).
* Organizes technical files and practical preparation, including logistics and infrastructures, for all aspects of the shutdown.
* Proposes the shutdown budget, ensuring that the best technical and economic solutions are chosen, and reports to line management and the Steering Committee.
* Manages the shutdown documentation to ensure it is efficient and accurate. This documentation will be filed after the shutdown.
* Support FFSD manager in drafting REX.
REQUIREMENTS:
* An engineer or equivalent with extensive experience in Maintenance, Field Operations, or Project Management within the Oil Industry.
* Possesses analytical skills, attention to detail, organizational abilities, initiative, communication abilities, and teamwork.
* Well-versed in discipline technical rules and international standards in the field.
* Good skills in contracts and budget management.
* Good knowledge of planning technic and associated tools and software (Primavera).
* Very good in reporting and attention to details.
* Fluency in English/Italian.
ITALIAN VERSION OF JOB DESCRIPTION
- TITOLO DEL LAVORO: Coordinatore Shutdown
- CLIENTE: Operatore Globale nel Settore dell'Energia
- SEDE: Guardia Perticara, Italia
- TIPO DI INCARICO: Residenziale
- DATA DI INIZIO: Settembre/Ottobre 2025
- DURATA DEL CONTRATTO: Contratto a lungo termine di 3 anni
- ORARIO DI LAVORO: Lunedì - Venerdì, 8 ore al giorno
DESCRIZIONE DEL RUOLO:
Ambito di attività:
Il Coordinatore Shutdown supporta il Responsabile della Manutenzione nella preparazione e nell'esecuzione degli shutdown (fermate) di durata superiore a una settimana.
PRINCIPALI RESPONSABILITÀ:
* In coordinamento con il dipartimento Contratti e Acquisti, organizza la preselezione dei fornitori, la redazione delle richieste d'offerta, gli adeguamenti tecnici e commerciali e partecipa alla selezione finale.
* Supporta il responsabile FFSD nella richiesta di ricambi, verifica la disponibilità in magazzino e procede con ordini d'acquisto specifici quando necessario.
* Prende atto degli obiettivi HSE (Salute, Sicurezza e Ambiente) per lo shutdown dal responsabile FFSD.
* Propone e coordina l'aggiornamento delle procedure di sito relative agli shutdown, redigendo eventuali procedure mancanti o specifiche.
* Raccoglie le procedure HSE, i MoS (Method of Statement) preparati dai fornitori, e le JRAs (Job Risk Analysis) relative a ciascun complesso per predisporre un fascicolo dedicato.
* Garantisce che i fornitori siano informati e conformi alle normative HSE.
* Partecipa agli audit di sicurezza durante lo shutdown e implementa le azioni correttive.
* Consulta gli esperti per valutare la pertinenza delle attività richieste.
* Definisce, insieme al responsabile FFSD, l'ambito dei lavori (Scope of Work).
* Prepara una pianificazione dettagliata dell'ambito definito, ottimizzando tempi e risorse.
* Gestisce il piano ottimizzato e prepara la matrice delle co-attività.
* Organizza e coordina le riunioni di definizione delle attività, redige e distribuisce i verbali.
* Coordina la preparazione di tutte le attività di shutdown (Manutenzione, Nuove Costruzioni e Progetti).
* Organizza i fascicoli tecnici e la preparazione pratica, compresa la logistica e le infrastrutture, per tutti gli aspetti dello shutdown.
* Propone il budget dello shutdown, assicurandosi che vengano scelte le migliori soluzioni tecnico-economiche, e riferisce alla direzione e al Comitato di Pilotaggio.
* Gestisce la documentazione dello shutdown per garantire efficienza e accuratezza. Tale documentazione verrà archiviata al termine dello shutdown.
* Supporta il responsabile FFSD nella redazione del REX (Return of Experience).
REQUISITI:
* Ingegnere o equivalente con ampia esperienza in Manutenzione, Operazioni sul Campo o Gestione Progetti nel settore Oil & Gas.
* Capacità analitiche, attenzione ai dettagli, abilità organizzative, iniziativa, comunicazione efficace e spirito di squadra.
* Conoscenza approfondita delle regole tecniche di disciplina e degli standard internazionali di settore.
* Competenze solide nella gestione di contratti e budget.
* Buona conoscenza delle tecniche di pianificazione e dei relativi strumenti/software (es. Primavera).
* Ottime capacità di reportistica e attenzione ai dettagli.
* Ottima padronanza dell'inglese e dell'italiano.
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