Key Responsibilities
* Vendor Management & Soft Services Oversight
o Manage relationships with soft services facilities management vendors (pest control, laundry, maintenance and other soft services)
o Negotiate contracts and monitor service level agreements
o Conduct regular performance reviews and ensure compliance with quality standards
o Coordinate vendor activities to minimize operational disruption while maintaining cost efficiency
* Daily Operations Management
o Oversee day‑to‑day workplace operations ensuring seamless facility functionality
o Monitor building systems and coordinate maintenance activities
o Manage space utilization and respond to operational issues promptly
o Maintain high standards of workplace environment, safety protocols and regulatory compliance
o Serve as primary point of contact for operational escalations
* Financial Management
o Develop and manage annual budgets for facility operations
o Track expenditures against approved budgets and identify cost optimization opportunities
o Process invoicing and approve vendor payments
o Maintain accurate financial records and provide regular financial reporting
o Analyze variances and recommend corrective actions to senior management and clients
* People Management
o Lead and develop on‑site facilities team members
o Provide guidance, performance feedback and professional development opportunities
o Foster a collaborative team environment while ensuring accountability for service delivery standards
o Manage staffing levels and coordinate training programs to maintain operational excellence
* Service Optimization & Client Relations
o Continuously evaluate service delivery processes to identify improvement opportunities
o Implement best practices, streamline workflows and introduce innovative solutions
o Build strong relationships with client stakeholders
o Regularly solicit feedback and adapt services to meet evolving client needs
o Enhance overall client satisfaction through proactive service optimization
Required Qualifications
* Minimum 5‑7 years managing corporate real estate services
* Demonstrated expertise in facilities management, vendor oversight and client relationship management
* Previous experience supporting account transitions or new client implementations preferred
* Strong financial acumen with budget development, cost management and financial analysis experience
* Proficiency in facilities management software, Microsoft Office Suite and financial reporting tools
* Knowledge of building systems, safety regulations and compliance requirements
* Proven people‑management experience with ability to motivate teams and manage performance
* Strong project‑management skills coordinating multiple initiatives simultaneously
* Excellent verbal and written communication skills
* Ability to interact effectively with senior executives, vendors and diverse stakeholder groups
* Bachelor's degree in Business Administration, Facilities Management, Real Estate or related field preferred
* Professional certifications in facilities management (CFM, FMP) or project management (PMP) advantageous
Preferred Qualifications
* Experience with large‑scale corporate real estate portfolios and multi‑vendor management environments
* Background in change management and process improvement methodologies
* Knowledge of sustainability practices and workplace technology trends
Responsabilità Principali
* Gestione Fornitori e Supervisione Servizi Ausiliari
o Gestire i rapporti con i fornitori di facility management per servizi ausiliari (disinfestazione, lavanderia, manutenzione e altri servizi ausiliari)
o Negoziare contratti e monitorare gli accordi sul livello di servizio
o Condurre revisioni regolari delle performance e garantire la conformità agli standard qualitativi
o Coordinare le attività dei fornitori per minimizzare le interruzioni operative mantenendo l'efficienza dei costi
* Gestione Operazioni Quotidiane
o Supervisionare le operazioni quotidiane del workplace assicurando il funzionamento fluido delle strutture
o Monitorare i sistemi dell'edificio e coordinare le attività di manutenzione
o Gestire l'utilizzo degli spazi e rispondere prontamente ai problemi operativi
o Mantenere elevati standard dell'ambiente di lavoro, protocolli di sicurezza e conformità normativa
o Fungere da punto di contatto primario per le escalation operative
* Gestione Finanziaria
o Sviluppare e gestire budget annuali per le operazioni strutturali
o Tracciare le spese rispetto ai budget approvati e identificare opportunità di ottimizzazione dei costi
o Elaborare fatturazione e approvare pagamenti ai fornitori
o Mantenere registri finanziari accurati e fornire reportistica finanziaria regolare
o Analizzare variazioni e raccomandare azioni correttive al management senior e ai clienti
* Gestione Persone
o Guidare e sviluppare i membri del team strutture in loco
o Fornire orientamento, feedback sulle performance e opportunità di sviluppo professionale
o Promuovere un ambiente di team collaborativo garantendo responsabilità per gli standard di erogazione servizi
o Gestire i livelli di personale e coordinare programmi formativi per mantenere l'eccellenza operativa
* Ottimizzazione Servizi e Relazioni Clienti
o Valutare continuamente i processi di erogazione servizi per identificare opportunità di miglioramento
o Implementare best practice, ottimizzare flussi di lavoro e introdurre soluzioni innovative
o Costruire relazioni solide con gli stakeholder clienti
o Sollecitare regolarmente feedback e adattare i servizi per soddisfare le esigenze clienti in evoluzione
o Miagare la soddisfazione complessiva del cliente attraverso l'ottimizzazione proattiva del servizio
Qualifications Richieste
* Esperienza Minimo 5‑7 anni nella gestione di servizi immobiliari aziendali
* Comprovata competenza nella gestione strutture, supervisione fornitori e gestione relazioni clienti
* Esperienza precedente nel supporto a transizioni di account o implementazioni nuovi clienti preferita
* Competenze Tecniche Solida capacità finanziaria con esperienza nello sviluppo budget, gestione costi e analisi finanziaria
* Competenze in software di gestione strutture, Microsoft Office Suite e strumenti di reporting finanziario
* Conoscenza dei sistemi edilizi, regolamenti di sicurezza e requisiti di conformità
* Capacità di Leadership Comprovata esperienza nella gestione persone con capacità di motivare team e gestire performance
* Solide competenze di project management coordinando multiple iniziative simultaneamente
* Attenzione ai dettagli mantenendo focus sulla consegna dei risultati
* Comunicazione e Gestione Relazioni Eccellenti competenze di comunicazione verbale e scritta
* Capacità di interagire efficacemente con dirigenti senior, fornitori e gruppi diversi di stakeholder
* Successo dimostrato nella costruzione di relazioni clienti
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Facilities Manager Latina • Roma, Lazio, IT
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