Segreteria di DirezioneDescrizione del lavoroSiamo alla ricerca di una Segreteria di Direzione con esperienza strutturata nel supporto a figure apicali, capace di operare con precisione, autonomia e un solido senso delle priorità all'interno di un contesto professionale di alto livello.La risorsa selezionata affiancherà direttamente il titolare, garantendo un supporto organizzativo, operativo e relazionale efficace, contribuendo alla gestione fluida delle attività quotidiane, delle comunicazioni e delle relazioni istituzionali, nel pieno rispetto della riservatezza e degli standard professionali richiesti.La figura affiancherà inoltre il CEO anche in attività di carattere commerciale, supportando la gestione di relazioni con clienti e interlocutori strategici.Responsabilità principaliGestione dell'agenda del titolare
Organizzazione, pianificazione e aggiornamento costante dell'agenda.Coordinamento di appuntamenti, riunioni, scadenze operative e strategiche.Gestione e pianificazione di trasferte e impegni fuori sede. Coordinamento delle comunicazioni esterne
Filtro e gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita.Gestione strutturata della corrispondenza email e dei flussi informativi.Capacità di comprendere, contestualizzare e gestire le richieste anche quando formulate in modo sintetico o urgente. Supporto alle attività commerciali del CEO
Affiancamento al CEO nelle attività di relazione con clienti e interlocutori strategici.Supporto organizzativo nella preparazione di incontri commerciali, presentazioni e materiali di proposta.Monitoraggio delle comunicazioni con clienti e partner, con attenzione alla gestione dei follow-up e delle opportunità di sviluppo del business. Supporto organizzativo alle riunioni del titolare
Pianificazione e organizzazione delle riunioni.Preparazione della documentazione necessaria.Redazione di report operativi chiari, sintetici e orientati all'azione, con evidenza di punti chiave, decisioni prese, step successivi e relative priorità. Accoglienza ospiti e interlocutori istituzionali
Organizzazione e gestione dell'accoglienza di clienti, partner, collaboratori e figure istituzionali.Cura del contesto e della rappresentanza aziendale in ogni interazione. Coordinamento viaggi e trasferte
Prenotazione di voli, hotel e trasporti.Predisposizione della documentazione necessaria alle trasferte.Gestione efficiente di variazioni, imprevisti e riprogrammazioni. Preparazione di presentazioni e reportistica
Elaborazione di documenti, presentazioni e report a supporto delle attività del titolare.Attenzione alla chiarezza, alla struttura e all'efficacia comunicativa dei materiali. Gestione delle priorità
Supporto attivo nella gestione delle urgenze e delle priorità strategiche.Capacità di anticipare le esigenze operative e organizzative del titolare. Riservatezza e rappresentanza
Mantenimento della massima discrezione su informazioni, documenti e relazioni.Comportamento sempre improntato a professionalità, affidabilità e senso della responsabilità. Lavoro in Team
Collaborazione costante e diretta con il titolare e con le figure chiave dell'organizzazione.Attività svolta in presenza presso la sede operativa di Via Appia Antica 249/B, Roma, con possibilità di trasferte. Candidarsi esclusivamente se in possesso dei seguenti requisiti
Esperienza pregressa nel ruolo di Segreteria di Direzione o assistenza a figure apicali.Elevata capacità organizzativa, precisione e affidabilità.Ottime capacità di sintesi, comprensione del contesto e gestione delle priorità.Ottima padronanza degli strumenti informatici e dei principali software di produttività.Forte senso della riservatezza e della rappresentanza.Capacità di lavorare in autonomia e di gestire situazioni complesse con equilibrio e professionalità.Conoscenza professionale della lingua inglese.La conoscenza di una seconda e/o terza lingua straniera è considerata un plus.Un background o esperienza in ambito commerciale, utile a supportare il CEO nelle attività di relazione con clienti e nello sviluppo delle opportunità di business, sarà considerato un ulteriore plus.