Come Office Manager e assistente amministrativo, sarai il punto di riferimento per la vita quotidiana di Giga Design Studio.
Cerchiamo una persona affidabile, puntuale, curiosa e proattiva, che desideri contribuire al miglioramento della vita dello studio. Sarà nostra premura formarti sulle procedure amministrative interne e sugli standard operativi di Giga, la cosa importante è che la tua attitudine sia in linea con quella dello studio.
Il tuo ruolo sarà quello di garantire che lo studio funzioni in modo efficiente e armonioso, coordinando le attività operative e supportando il team in tutto ciò che serve per lavorare al meglio. Collaborerai a stretto contatto con i partner e con il resto del team, occupandoti degli aspetti pratici, organizzativi e amministrativi che permettono allo studio di dedicarsi serenamente ai propri progetti.
Mansioni previste
Office Management
* Supervisione quotidiana dello spazio di lavoro (forniture, manutenzioni, pulizie, ordine generale).
* Gestione degli ordini di acquisto e monitoraggio delle forniture.
* Gestione dei rapporti con fornitori, tecnici e servizi esterni.
* Gestione delle necessità pratiche del team (dotazioni, chiavi, accessi, postazioni).
* Supporto all'organizzazione di meeting, eventi interni e viaggi di lavoro.
Segreteria Generale
* Accoglienza di clienti, ospiti e collaboratori esterni.
* Gestione della casella di posta dell'amministrazione dello studio.
* Gestione delle comunicazioni telefoniche indirizzate allo studio.
* Compilazione di moduli e documentazione per clienti e fornitori.
* Supporto operativo per commissioni e attività quotidiane connesse al funzionamento dello studio.
Amministrazione
* Gestione della contabilità tramite Fatture In Cloud.
* Invio e registrazione di fatture, note spese e riconciliazioni bancarie.
* Coordinamento con il commercialista per la supervisione delle pratiche contabili.
* Gestione dell'archivio documentale di documenti e scontrini da trasferire al commercialista.
* Coordinamento con il consulente del lavoro per nuove assunzioni e rilevazione presenze.
* Monitoraggio di ferie, permessi e ore lavorative.
* Gestione dell'onboarding dei nuovi collaboratori.
Cosa chiediamo
Attitudine
* Esperienza pregressa in ruoli di office management, segreteria organizzativa o amministrazione.
* Ottime capacità organizzative, precisione e attenzione ai dettagli.
* Spirito pratico, autonomia e capacità di problem solving.
* Proattività e attitudine collaborativa in un contesto dinamico e multidisciplinare.
* Disponibilità a lavorare in presenza nel nostro ufficio in Via Tonale 22, Milano.
Software richiesti
* Google Workspace (Sheets, Gmail, Drive, Calendar, Chat, Meet)
* Fatture in Cloud per la contabilità ordinaria.
* Home Banking (Fineco e Qonto) per operazioni bancarie e riconciliazione.
* Lingue richieste
Lingue richieste
* Italiano.
* Inglese a livello B1, per comunicazioni amministrative.
* Eventuali altre lingue sono un nice to have.
Cosa offriamo
* Un ambiente di lavoro stimolante, creativo, amichevole e informale con un team multidisciplinare di circa venti persone.
* Una struttura amministrativa snella, con processi già ben rodati e ottimizzati.
* Un contratto a tempo determinato, con possibilità di trasformazione a tempo indeterminato.
* Un impegno di 30 o 40 ore settimanali (da concordare in base alla tue disponibilità).
* Il pranzo, con possibilità di consumarlo in studio insieme al resto del team.
* Una RAL a partire da 24.000 € (per 40 ore settimanali) basata sulla tua esperienza lavorativa.
Chi Siamo
Giga Design Studio è uno studio creativo con sede a Milano.
Dal 2017 sviluppa identità visive, piattaforme digitali ed esperienze interattive, offrendo servizi che spaziano dalla direzione creativa al branding, alla UX/UI, al motion design, allo sviluppo di siti web e app, fino a esperienze in realtà aumentata e ambienti Unity.
Giga collabora con clienti internazionali in vari settori, in particolare moda, arte, design e cultura. Lo studio dedica una parte significativa del proprio tempo alla ricerca indipendente, esplorando estetiche computazionali, ambienti interattivi e media emergenti, fungendo da pipeline di ricerca e sviluppo per la produzione commerciale e istituzionale.
Con un team di circa venti persone, Giga Design Studio è un ambiente giovane e stimolante, ideale per persone che con la loro proattività possano contribuire alla gestione e alla crescita operativa dello studio.