Siamo un'azienda italiana operante nella ricerca e selezione del personale che si occupa di soddisfare le necessità dei clienti offrendo servizi personalizzati.
Assistente Operativo e Backoffice Qualità
Missione del Ruolo
Garantire ordine, puntualità e coerenza nei flussi informativi, documentali e amministrativi di SAEM, liberando la Direzione e i progettisti da attività ripetitive o burocratiche, così da aumentare la produttività complessiva dell'azienda.
Responsabilità Principali
Gestione amministrativa ordinaria
Gestione e smistamento email aziendali (filtraggio, priorità, risposta base).
Redazione e archiviazione documenti amministrativi (ordini, DDT, fatture, preventivi).
Aggiornamento sistematico di Fatture in Cloud e altri gestionali.
Gestione scadenze e adempimenti
Mantenere aggiornato lo scadenzario unico (polizze, corsi, certificazioni, contratti, manutenzioni).
Coordinarsi con SEWA e altri partner per ricevere aggiornamenti su corsi e adempimenti.
Garantire zero scadenze dimenticate.
Supporto al Sistema Qualità (ISO 9001)
Aggiornare formazione personale e registri interni.
Mantenere aggiornata la documentazione su risorse e processi.
Supportare gli audit interni con report e documenti richiesti.
Supporto ai progettisti e ufficio tecnico
Eseguire attività di compilazione o archiviazione (preventivi, offerte, ordini, allegati tecnici).
Gestire numerazioni documenti e coerenza archivio digitale.
Preparare documenti per gare e forniture.
Comunicazioni e coordinamento interno
Gestire auguri, comunicazioni interne e piccoli eventi aziendali.
Favorire la chiarezza nei flussi di comunicazione interna.
Risultati Attesi (KPI misurabili)
100% scadenze rispettate senza solleciti esterni.
Zero errori formali nei documenti inviati o archiviati.
Aggiornamento ISO completato mensilmente.
Riduzione del 30% del tempo operativo non tecnico del Direttore e dei progettisti entro 6 mesi.
Requisiti del Ruolo
Diploma o laurea breve in ambito amministrativo / organizzativo.
Esperienza pregressa in aziende tecniche o manifatturiere.
Conoscenza di base delle procedure ISO 9001.
Padronanza di Excel, gestionali cloud (es. Fatture in Cloud), e strumenti di archiviazione digitale.
Precisione, autonomia, capacità di mantenere ordine sotto pressione.
Soft Skills Chiave
Mentalità di servizio e collaborazione.
Capacità di priorità e sintesi.
Discrezione e affidabilità.
Attitudine al miglioramento continuo.
Reportistica
Report settimanale sintetico (max 10 righe)
Attività completate
Scadenze in arrivo
Anomalie o blocchi
Inquadramento e Retribuzione
Impiegato amministrativo livello 3–4 CCNL Metalmeccanici.
Retribuzione lorda annua 28–32k (commisurata a esperienza e autonomia).
Orario full-time con possibilità futura di part-time orizzontale o flessibile.
Onboarding (Prime 4 settimane)
Prime 4 settimane
Settimana 1 : familiarizzazione con SAEM, processi, archivi e scadenze.
Settimana 2 : gestione email e primi inserimenti in Fatture in Cloud.
Settimana 3 : assunzione gestione scadenzario e ISO.
Settimana 4 : autonomia base e primo report settimanale completo.
#J-18808-Ljbffr