2 days ago Be among the first 25 applicants L’Assistente Esecutivo è la mano destra del nostro Direttore Generale, fornendo supporto amministrativo, organizzativo e strategico di alto livello. Questo ruolo garantisce il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane, anticipa le necessità e funge da collegamento critico tra l’Ufficio Esecutivo e gli stakeholder interni ed esterni, mantenendo i più alti standard di riservatezza e professionalità. Gestione Calendario e Posta Pianificare e controllare l’agenda e la casella di posta del Direttore, coordinando riunioni, appuntamenti, viaggi, presentazioni e tutta la logistica correlata. Filtrare, dare priorità e smistare la corrispondenza per ottimizzare il tempo del Direttore Generale. Interfaccia e Comunicazione Essere il principale punto di contatto tra l’Ufficio Esecutivo e tutti i dipartimenti, la segreteria e gli altri responsabili di divisione. Facilitare il flusso fluido di informazioni e i follow-up all’interno dell’organizzazione. Risoluzione Problemi Gestire richieste e risolvere problemi entro l’ambito di autorità delegata, alleggerendo il carico routinario del Direttore. Anticipazione e Supervisione Monitorare proattivamente le esigenze organizzative (incidenti, domande, carenze di risorse) e intervenire prima che i problemi si aggravino. Documentazione e Archiviazione Riservata Redigere, modificare e formattare presentazioni, verbali di riunioni e altri documenti; gestire archiviazione e archiviazione sicura. Accoglienza e Gestione Visitatori Ricevere e assistere chiamate e visitatori, garantendo un’esperienza professionale e ospitale. Organizzazione Eventi Pianificare ed eseguire eventi interni/esterni, dal concept al follow-up (location, fornitori, budget, logistica). Coordinamento Viaggi Prenotare viaggi nazionali e internazionali per dirigenti e dipendenti tramite l’agenzia aziendale, bilanciando qualità del servizio, conformità alle policy e controllo dei costi. Gestione Spese e Contratti Monitorare budget, riconciliare spese, seguire fatture, gestire contratti fornitori e circolare documenti per la firma. Reporting Compilare aggiornamenti regolari e report ad hoc su KPI dipartimentali, milestone di progetto e performance di budget. Gestione Emergenze Agire con decisione nelle emergenze, rispettando i protocolli aziendali di prevenzione e risposta. Requisitos: Qualifiche Richieste Categoria | Requisiti Formazione Laurea in Economia Aziendale, Comunicazione o in un campo correlato (o esperienza lavorativa equivalente). Esperienza Oltre 5 anni di esperienza nel supporto a dirigenti C-suite o senior, preferibilmente in un ambiente multinazionale. Successo comprovato nella gestione di calendari complessi, viaggi e informazioni riservate. Competenze Tecniche Competenza avanzata in Microsoft PowerPoint (storyboarding, formattazione, rifinitura visiva) ed Excel (tabelle pivot, funzioni di ricerca, analisi dati di base). Padronanza completa della suite Microsoft 365; familiarità con piattaforme di meeting virtuali (Teams, Zoom, ecc.). Lingue Italiano a livello madrelingua e inglese fluente richiesti; altre lingue come lo spagnolo sono altamente valutate. Competenze Chiave Organizzazione e capacità di prioritizzazione eccezionali Discrezione e affidabilità Eccellenti capacità comunicative scritte e orali Problem-solving proattivo e ingegnosità Consapevolezza del budget e controllo dei costi Capacità di lavorare in squadra e ottime doti interpersonali Condizioni di Lavoro e Altri Dettagli Orario: Full-time, con disponibilità a gestire richieste fuori orario o nei weekend in caso di urgenze. In Grupo Planeta offriamo pari opportunità. Ci impegniamo a trattare tutte le candidature in modo equo, basandoci sulle capacità, i risultati e l’esperienza, indipendentemente da razza, nazionalità, sesso, età, disabilità, orientamento sessuale, identità di genere o qualsiasi altra categoria protetta dalla legge. Seniority level Seniority level Not Applicable Employment type Employment type Full-time Job function Job function Administrative Industries Book and Periodical Publishing Referrals increase your chances of interviewing at Grupo Planeta by 2x Get notified about new Administrative Assistant jobs in Greater Rome Metropolitan Area. Executive Assistant / Personal Assistant to the CEO We’re unlocking community knowledge in a new way. Experts add insights directly into each article, started with the help of AI. J-18808-Ljbffr