Responsabilità:
Il Sales Operations Specialist che si occupa delle gare d'appalto svolge le seguenti attività:
- Quotidiana verifica delle piattaforme on-line nazionali ed internazionali;
- Iscrizione nei portali/piattaforme ai fini della partecipazione a prequalifiche cliente e gare d'appalto;
- Gestione della documentazione di prequalifica cliente e di gara d'appalto: coordinando gli enti coinvolti' attivando l'ufficio legale e provvedendo alle parti di propria competenza;
- Invio del plico di prequalifica cliente e/o gara d'appalto nel rispetto dei requisiti del disciplinare d'appalto sia in termini di modalità che di tempistica.
Mansioni:
Ricerca ed acquisizione delle informazioni di prequalifica cliente e/o gara d'appalto:
- Iscrizione albi fornitori nazionali ed internazionali e conseguenti rinnovi/aggiornamenti;
- Iscrizione nei portali/piattaforme gare d'appalto nazionali ed internazionali (a pagamento e/o gratuite) e conseguenti rinnovi/aggiornamenti;
- Ricerca possibili bandi di gara d'appalto di interesse' verificando albi fornitori e piattaforme on line;
- Invio documentazione in merito a possibili prequalifiche clienti e/o gare d'appalto di interesse al Global Sales Operations Manager.
Assegnazione prequalifica cliente e/o gara d'appalto ed elaborazione piano di lavoro:
- Riceve informazioni e gli vengono assegnate prequalifiche clienti e gare d'appalto dal Global Sales Operations Manager;
- Apre segnalazione su gestionale aziendale inviando documenti agli enti coinvolti;
- Verifica affidabilità del cliente seguendo la procedura interna aziendale;
- Invia conferma di partecipazione alla stazione appaltante (se richiesta);
- Chiede configurazione all'Area Manager/Key Account in merito a tutti gli item richiesti' in caso di gara d'appalto;
- Legge ed analizza tutta la documentazione di prequalifica cliente e/o gara d'appalto;
- Convoca il Meeting pre-gara d'appalto ("Bid KOM") con tutti gli enti coinvolti;
- Comunica a tutti gli enti coinvolti in prequalifica e/o gara d'appalto le attività di competenza definendo tempi e modalità di ricezione documentazione;
- Compila il verbale del meeting pre-gara modulo "Bid KOM Report" ed il modulo "Check-list Documenti" e li condivide con tutti gli enti coinvolti;
- Invia eventuali richieste di chiarimenti al cliente;
- Organizza eventuali meeting con il cliente;
- Segue processo di traduzione documentazione di prequalifica e/o gara d'appalto (se necessario);
- Predispone la documentazione di propria competenza di prequalifica e/o gara d'appalto;
- Si interfaccia con legale interno per accordo di riservatezza' bozza di contratto ed eventuali criticità riscontrate nella documentazione di prequalifica e gara d'appalto;
- Si interfaccia con gli enti aziendali coinvolti per raccogliere le informazioni utili alla redazione della bozza di contratto' e le riporta all'ufficio legale;
- Riceve la documentazione richiesta dai vari enti coinvolti nel processo di prequalifica e/o gara d'appalto' nella forma prevista dal bando' entro i termini stabiliti.
Mansioni:
Verifica ed invio del plico di prequalifica cliente e/o gara d'appalto:
- Prepara il plico di prequalifica e/o gara d'appalto' verificando la presenza della documentazione rispetto a quanto riportato nel modulo "Check-list Documenti" e condividendo con il Global Sales Operations Manager;
- Procede alla richiesta di tutte le firme necessarie da parte del Legale Rappresentante;
- Effettua la scansione di tutta la documentazione di prequalifica e/o gara d'appalto e salva in apposita cartella dedicata;
- Contatta il corriere per effettuare l'invio del plico (in caso di invio cartaceo);
- Invia tutta la documentazione nei modi e nei tempi stabiliti;
- Chiude segnalazione su gestionale aziendale comunicando agli enti coinvolti l'avvenuta spedizione della documentazione;
- Verifica l'avvenuta consegna del plico entro i termini richiesti.
Esito della gara:
- Comunica aggiudicazione /qualifica o non aggiudicazione della prequalifica e/o gara d'appalto;
- Controlla' in caso di aggiudicazione di gara d'appalto' che il PO e/o contratto ricevuto dal cliente sia conforme a quanto concordato in fase di gara d'appalto e/o negoziazione' comunicando agli enti coinvolti l'esito del controllo effettuato e apre ticket sul gestionale aziendale inerente a questa attività di follow-up;
- Si interfaccia con il legale per la definizione degli aspetti contrattuali prima di procedere con la formalizzazione del contratto;
- Organizza' in caso di aggiudicazione di gara' transfer meeting con il Sales Operations Specialist che si occupa della gestione degli ordini per l'area geografica del cliente in questione e con altri Enti coinvolti (se necessario).
Analisi' su richiesta dei vari Sales Department' dei documenti di gara alla quale intende partecipare un distributore
Studi - Corsi di Formazione:
- Diploma di scuola secondaria di secondo grado' Laurea di primo livello o magistrale;
- Laurea di primo livello o magistrale in materie economiche - giuridiche - linguistiche;
- Corsi di formazione in gestione gare;
- Corsi su Codice Appalti D.lgs 50/2016 e s.m.i.;
- Corsi su Documento di Gara Unico Europeo (DGUE) ed European Single Procurement Document (ESPD);
- Pacchetto office;
- Corsi su gestione portali (MePA' eTenders system' Marché Publics etc.).
Competenze Tecniche:
- Utilizzo sistema gestionale AS400;
- Pacchetto Office;
- Conoscenza Codice Appalti D.lgs 50/2016 e s.m.i.;
- Conoscenza Documento di Gara Unico Europeo (DGUE) ed European Single Procurement Document (ESPD);
- Conoscenza gestione portali (MePA' eTenders system' Marché Publics etc.).
Competenze Relazionali:
- Attenzione ai dettagli;
- Capacità di analisi;
- Precisione;
- Puntualità;
- Organizzazione;
- Gestione del tempo;
- Capacità di lavorare in team;
- Capacità relazionale con enti esterni ed interni;
- Capacità di gestione dello stress;
- Problem solving.
Competenze Linguistiche:
- Inglese: Ottima/Fluente conoscenza sia scritta che parlata;
- Seconda lingua straniera: Buona/Ottima conoscenza sia scritta che parlata.
Esperienza:
- almeno un anno di esperienza in mansione analoga