Position Summary
Per il seguente ruolo potrebbero essere richieste diverse soft skill ed esperienze. La preghiamo di consultare attentamente la panoramica riportata di seguito.
COOPERJOB S.P.A. Agenzia per il Lavoro – filiale di Piacenza. Si ricerca segretaria generale per la sede di Cesena di azienda cliente operante nel settore terziario e servizi.
Responsibilities
Organizzare in maniera indipendente lo svolgimento delle attività di segreteria ordinaria
Accogliere ospiti e clienti in sede
Mantenere rapporto con la rete vendita
Ricevere, smistare efficacemente e tempestivamente posta cartacea, mail e telefonate dall'esterno
Prenotazione e predisposizione sale per riunioni; collaborazione nell'organizzazione eventi
Supporto e organizzazione delle attività di tutte le divisioni aziendali
Prendere le telefonate in entrata, approfondendo il tema al fine di risolvere il problema dell'interlocutore o passare la comunicazione ai colleghi interessati preparandoli brevemente all'argomento
Tenere monitorato il Sito web dell'azienda e le eventuali richieste di contatto
Ricevere, aprire e smistare la posta cartacea, così come i pacchi, e organizzare le spedizioni dei vari uffici verso l'esterno (gestione delle richieste di invio materiale commerciale ai territori/eventi)
Effettuare l'ordine della cancelleria, raccogliendo le esigenze di tutti
Redigere in maniera autonoma eventuali comunicazioni periodiche programmate
Gestire gli invii massivi a clienti e/o partners su indicazioni degli altri uffici
Archiviare pratiche, documenti (creare archivio della posta cartacea in ingresso e uscita, in Excel, con relative scansioni)
Organizzare l'agenda per appuntamenti, visite, riunioni e incontri
Svolgere compiti di tipo amministrativo e operativo (recarsi in banca, all'ufficio postale...)
Gestione inventario del materiale commerciale (brochure, flyer, ecc...)
Conservare informazioni di cui viene a conoscenza con riservatezza
Gestire l'elenco delle sim aziendali e le problematiche connesse
Gestione e funzionamento sendapp: gestione degli invii e delle risposte a fronte delle comunicazioni fornite dall'ufficio commerciale
Consultare e popolare i gestionali (Argon/Ibill) fornendo prima assistenza ai clienti (es cambio mail, inviare credenziali del portale, risolvere eventuali anomalie in autonomia, o segnalarle tempestivamente all'assistenza)
Preparare e/o adattare graficamente documenti e presentazioni
Gestione servizio messa a terra: segnalare le richieste al partner di riferimento, controllare i lavori e verificare le provvigioni
Prenotare treni e hotel in caso di trasferte
Gestire questioni relative ai Soci: verificare le quote di partecipazione, gestire i ristorni e i recessi
Qualifications
Diploma o titolo di laurea
Esperienza pregressa in mansione affine
Appartenenza al collocamento mirato (LEGGE 68/99)
Employment Details
Full time 9-13; 14-18 da lunedì a venerdì in presenza.
Si offre contratto diretto in azienda della durata di un anno con possibilità di successiva stabilizzazione a tempo indeterminato.
RAL 25K + Ticket Mensa Giornaliero di euro 7,50 per almeno 6h lavorate.
Legal and Regulatory Information
Autorizzazione Ministeriale in base al provvedimento del 04 Giugno 2010 - Protocollo n.13/I/ Iscrizione Albo Informatico - Agenzie per il Lavoro Sez. 1.
In conformità con la normativa vigente le ricerche si intendono riferite a persone dell'uno e dell'altro sesso (art. xjrgpwk 1 legge 903/77 e art.8 Dlgs 196/00). I candidati sono invitati a leggere sul nostro sito cooperjob.eu Sezione contatti-Informativa sulla Privacy (Dlgs n.679/2016).
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