JLL empowers you to shape a brighter way.
Our people at JLL and JLL Technologies are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you've got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you're looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.
Introduction
For a prestigious Life Sciences client, we are seeking a Facilities Operations Coordinator to join our dynamic team in the Southern EMEA region. This position represents a unique opportunity to contribute to the operational management of cutting-edge facilities in the pharmaceutical and biotechnology sector, where precision, compliance, and innovation are fundamental elements for success.
MAIN TASKS
Performance Monitoring & Analytics
• Monitor KPIs at regional and country levels to ensure service excellence across all locations
• Track Planned Preventative Maintenance delivery and compliance rates, identifying areas for improvement
• Generate comprehensive forecasts and budget planning reports to support strategic decision-making
• Conduct quarterly risk reviews and proactively address deficiencies through systematic analysis
• Create detailed trend and action reports to facilitate data-driven performance improvements
Compliance & Quality Assurance
• Oversee Annual Audits & Inspections with timely corrective action closure to maintain regulatory standards
• Monitor consolidated compliance programs (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella) across all facilities
• Ensure high-priority compliance standards are consistently met for key clients
• Monitor contractual compliance status and coordinate corrective action implementation
• Verify KPI and SLA achievement against established benchmarks
Operations Coordination
• Monitor reactive service requests across all priority levels, ensuring timely resolution
• Coordinate maintenance planning and execution per contract requirements and specifications
• Manage service request workflows and escalations to optimize response times
• Oversee contract-based maintenance schedule integration across multiple systems
• Ensure MSA requirement delivery and adherence to service level agreements
Data Management & System Integrity
• Ensure comprehensive data population for assets and contracts across all managed properties
• Manage data accuracy for work orders and preventive maintenance scheduling
• Maintain system integrity to support accurate reporting and decision-making processes
• Track energy and sustainability plan implementation progress and outcomes
Strategic Collaboration & Improvement
• Collaborate effectively with Regional Leadership and Country Teams on operational excellence initiatives
• Develop and implement improvement programs and initiatives based on performance analysis
• Build and maintain strong relationships with regional service partners and stakeholders
• Work closely with Performance Managers across regions to share best practices and insights
• Partner with Regional Directors and FM teams on operational optimization projects
• Propose global system and process improvements to enhance overall service delivery
• Support cross-functional performance targets and organizational objectives
• Assist with Change Request processes to ensure smooth operational transitions
• Identify performance issues through comprehensive root cause analysis methodologies
REQUIRED EXPERIENCE & QUALIFICATIONS
Professional Background
• 3-5+ years of progressive experience in facilities management, performance management, or operations roles
• Demonstrated track record in KPI monitoring and performance improvement initiatives
• Extensive experience managing large-scale service contracts and Master Service Agreements (MSAs)
• Background in data analysis and compliance program management
Technical Expertise
• Proficiency with CAFM systems (Corrigo preferred) and performance management platforms
• Experience with ARC Dashboard or similar compliance tracking and reporting systems
• Advanced proficiency in Microsoft Excel and data analysis tools for performance reporting
• Knowledge of FM industry standards and regulatory compliance requirements
• Experience in asset management and preventive maintenance planning methodologies
Core Competencies
• Strong analytical and problem-solving abilities with attention to detail
• Excellence in data management and accuracy maintenance
• Effective communication and presentation skills for diverse stakeholder audiences
• Ability to work independently across multiple countries and time zones
• Proactive approach to performance issue identification and resolution
• Strong stakeholder relationship management and collaboration skills
• Understanding of regulatory compliance frameworks (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella)
Language Requirements
• Fluent proficiency in English and Italian (written and verbal communication)
What We Offer
• Opportunity to coordinate operations for strategically important accounts with significant organizational impact
• Platform to influence and shape best practices in facilities management across international markets
• Exposure to cutting-edge operational practices and technologies in diverse market environments
• Collaborative, innovative work environment with access to industry-leading resources and expertise
• Comprehensive professional development programs and clear advancement pathways
• Competitive compensation package including performance-based incentives
• Global mobility opportunities within a growing international organization
• Flexible working arrangements supporting work-life integration
Location: Latina, Italy
Introduzione
Per un prestigioso cliente nel settore Life Sciences, stiamo cercando una figura di Facilities Operations Coordinator che si unisca al nostro team dinamico nella regione Southern EMEA. Questa posizione rappresenta un'opportunità unica per contribuire alla gestione operativa di facilities all'avanguardia nel settore farmaceutico e biotecnologico, dove precisione, conformità e innovazione sono elementi fondamentali per il successo.
COMPITI PRINCIPALI
Monitoraggio delle Performance e Analisi
• Monitorare i KPI a livello regionale e nazionale per garantire l'eccellenza del servizio in tutte le località
• Tracciare la consegna e la conformità della Manutenzione Preventiva Pianificata, identificando aree di miglioramento
• Generare report completi di previsioni e pianificazione del budget per supportare le decisioni strategiche
• Condurre revisioni trimestrali dei rischi e affrontare proattivamente le carenze attraverso analisi sistematiche
• Creare report dettagliati di tendenze e azioni per facilitare miglioramenti delle performance basati sui dati
Conformità e Garanzia della Qualità
• Supervisionare Audit Annuali e Ispezioni con chiusura tempestiva delle azioni correttive per mantenere gli standard normativi
• Monitorare i programmi di conformità consolidati (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella) in tutte le strutture
• Garantire che gli standard di conformità ad alta priorità siano costantemente rispettati per i clienti chiave
• Monitorare lo stato di conformità contrattuale e coordinare l'implementazione delle azioni correttive
• Verificare il raggiungimento di KPI e SLA rispetto ai benchmark stabiliti
Coordinamento Operativo
• Monitorare le richieste di servizio reattive su tutti i livelli di priorità, garantendo una risoluzione tempestiva
• Coordinare la pianificazione e l'esecuzione della manutenzione secondo i requisiti e le specifiche contrattuali
• Gestire i flussi di lavoro delle richieste di servizio e le escalation per ottimizzare i tempi di risposta
• Supervisionare l'integrazione dei programmi di manutenzione basati su contratto attraverso sistemi multipli
• Garantire la consegna dei requisiti MSA e l'aderenza agli accordi sui livelli di servizio
Gestione Dati e Integrità del Sistema
• Garantire la popolazione completa dei dati per asset e contratti in tutte le proprietà gestite
• Gestire l'accuratezza dei dati per ordini di lavoro e programmazione della manutenzione preventiva
• Mantenere l'integrità del sistema per supportare report accurati e processi decisionali
• Tracciare l'implementazione del piano energetico e di sostenibilità, i progressi e i risultati
Collaborazione Strategica e Miglioramento
• Collaborare efficacemente con la Leadership Regionale e i Team Nazionali su iniziative di eccellenza operativa
• Sviluppare e implementare programmi e iniziative di miglioramento basati sull'analisi delle performance
• Costruire e mantenere forti relazioni con partner di servizio regionali e stakeholder
• Lavorare a stretto contatto con Performance Manager di diverse regioni per condividere migliori pratiche e insight
• Collaborare con Direttori Regionali e team FM su progetti di ottimizzazione operativa
• Proporre miglioramenti globali di sistemi e processi per migliorare la consegna complessiva del servizio
• Supportare obiettivi di performance interfunzionali e organizzativi
• Assistere nei processi di Richieste di Modifica per garantire transizioni operative fluide
• Identificare problemi di performance attraverso metodologie complete di analisi delle cause radice.
ESPERIENZA E QUALIFICHE RICHIESTE
Background Professionale
• 3-5+ anni di esperienza progressiva in facility management, gestione delle performance o ruoli operativi
• Track record dimostrato nel monitoraggio KPI e iniziative di miglioramento delle performance
• Esperienza estesa nella gestione di contratti di servizio su larga scala e Master Service Agreement (MSA)
• Background nell'analisi dati e gestione di programmi di conformità
Competenze Tecniche
• Competenza con sistemi CAFM (preferibilmente Corrigo) e piattaforme di gestione delle performance
• Esperienza con ARC Dashboard o sistemi simili di tracciamento e reporting della conformità
• Competenza avanzata in Microsoft Excel e strumenti di analisi dati per reporting delle performance
• Conoscenza degli standard industriali FM e requisiti di conformità normativa
• Esperienza in gestione asset e metodologie di pianificazione della manutenzione preventiva
Competenze Fondamentali
• Forti capacità analitiche e di problem-solving con attenzione ai dettagli
• Eccellenza nella gestione e mantenimento dell'accuratezza dei dati
• Efficaci competenze di comunicazione e presentazione per audience diverse di stakeholder
• Capacità di lavorare autonomamente attraverso paesi e fusi orari multipli
• Approccio proattivo all'identificazione e risoluzione di problemi di performance
• Forti competenze di gestione delle relazioni con stakeholder e collaborazione
• Comprensione dei framework di conformità normativa (FM Global, MSS, FCA, BSP, Legionella)
Requisiti Linguistici
• Competenza fluente in inglese e italiano (comunicazione scritta e verbale)
Cosa Offriamo
• Opportunità di coordinare operazioni per account strategicamente importanti con impatto organizzativo significativo
• Piattaforma per influenzare e modellare le migliori pratiche nel facility management attraverso mercati internazionali
• Esposizione a pratiche operative all'avanguardia e tecnologie in ambienti di mercato diversi
• Ambiente di lavoro collaborativo e innovativo con accesso a risorse e competenze leader nel settore
• Programmi completi di sviluppo professionale e percorsi chiari di avanzamento
• Pacchetto di compenso competitivo inclusi incentivi basati sulle performance
• Opportunità di mobilità globale all'interno di un'organizzazione internazionale in crescita
• Accordi di lavoro flessibili che supportano l'integrazione vita-lavoro.
Location: Latina, Italia
Location:
On-site –Latina, ITA, ROME, ITA
If this job description resonates with you, we encourage you to apply even if you don't meet all of the requirements. We're interested in getting to know you and what you bring to the table
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