Executive Team Assistant & Office Manager
Zola Pedrosa (BO) | Full time | Presenza + flessibilità oraria
Sei la persona che rende tutto più fluido: l’agenda che funziona, il viaggio organizzato nei dettagli, la boardroom pronta prima che tutti arrivino. Unisciti al nostro Gruppo in crescita nel settore tecnologico e lavora a stretto contatto con il CEO e il Leadership Team nella nostra sede di Zola Pedrosa, Bologna.
Il ruolo
Siamo un Gruppo tecnologico in robusto espansione, con sede operativa a Zola Pedrosa (Bologna) e circa 20 persone in ufficio. Stiamo cercando un’Executive Team Assistant & Office Manager che sia il punto di riferimento operativo sia per il CEO e il Leadership Team, sia per tutto ciò che riguarda il funzionamento quotidiano dell’ufficio.
Non è un ruolo di puro supporto amministrativo: gestirai relazioni ad alto livello, anticiperai le esigenze della direzione e sarai il motore silenzioso che tiene in moto l’organizzazione. Riporti direttamente all’Amministratore Delegato e collabori quotidianamente con tutti i membri del Leadership Team.
Nei primi 6 mesi il tuo impatto sarà concreto: ottimizzerai i processi di gestione dell’agenda e delle trasferte, strutturai la gestione del front office e diventerai il punto di riferimento per fornitori e visitatori.
Chi cerchiamo
Hai successo in questo ruolo se sei una persona che:
- Anticipa invece di aspettare. Vedi cosa serve prima che qualcuno lo chieda
- Gestisce la complessità con calma. Quando cambiano tre cose in contemporanea, trovi comunque la soluzione
- Sa muoversi con riservatezza e discrezione
- Si muove bene tra il dettaglio operativo e l’interazione con stakeholder di livello senior
- Porta energia positiva e cura: l’ufficio è uno spazio che vuoi rendere accogliente e funzionale per tutti
Cosa farai
Executive Support — CEO & Leadership Team
- Gestione completa dell’agenda del CEO e del Leadership Team: priorità, riunioni, call con clienti e partner
- Pianificazione e booking di trasferte nazionali e internazionali (voli, hotel, transfer, visti) per CEO e Leadership Team
- Gestione operativa delle spese e rimborsi del CEO e del Leadership Team, con rendicontazione e verifica scontrini
- Gestione operativa delle auto aziendali (adempimenti burocratici, comunicazione e gestione società di noleggio a lungo termine, manutenzioni, gestione appuntamenti)
- Preparazione di documenti, presentazioni e report ad uso direzionale
- Coordinamento della boardroom e supporto tecnico-logistico per board meeting e riunioni con stakeholder esterni
- Organizzazione di eventi aziendali interni.
Office Management & Front Desk
- Gestione del front office: reception, centralino, accoglienza visitatori e fornitori
- Acquisti per l’ufficio (Amazon Business e altri fornitori) nel rispetto del budget aziendale
- Logistica d’ufficio: spedizioni, corrieri, movimentazione materiale aziendale
- Gestione rapporti con fornitori di facility management e contratti di servizio
- Supporto al monitoraggio di subscription e licenze digitali aziendali in collaborazione con IT/Finance
Cosa ti serve
Requisiti essenziali
- 3-5 anni di esperienza come Executive Assistant, Personal Assistant o Office Manager, preferibilmente in PMI in crescita o contesti internazionali
- Inglese scritto e parlato.
- Padronanza del pacchetto Office (Outlook, Excel, PowerPoint) e dei principali tool di collaboration (Teams)
- Esperienza nella gestione di agende complesse e nell’interfaccia con stakeholder di livello senior
- Esperienza nella gestione note spese
- Esperienza nell’organizzazione di eventi aziendali
- Conoscenza di piattaforme di procurement digitale (es. Amazon Business)
- Esperienza in contesti multisocietà
Cosa puoi aspettarti
Il ruolo in pratica
- Sede: Zola Pedrosa, Bologna. Presenza in ufficio con flessibilità oraria in base alle esigenze del business
- Contratto: tempo indeterminato, full time
- Inizio: al termine del processo di selezione
Chi siamo
Vection-Technologies è un gruppo tecnologico globale che opera nel settore enterprise, pionieri nella convergenza tra Intelligenza Artificiale e Realtà Immersiva. Con un focus particolare sulle applicazioni industriali, aiutiamo le organizzazioni a re-immaginare il modo in cui progettano, formano, vendono e operano in un mondo sempre più digitale.
Diversity & Inclusion
Cerchiamo attivamente di costruire un team diversificato. Incoraggiamo candidature da persone di ogni genere, età, etnia, orientamento sessuale e background educativo. Se hai le competenze ma non tutti i “requisiti” formali, candidati comunque — valutiamo il potenziale, non solo i CV perfetti.
Link Utili
Website: https://vection-technologies.com/
LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/vectiontechnologies/